As Metodologias de Gerenciamento de Projetos Methodware® e Basic Methodware®

Eu sempre fui muito preocupado com “processo”. Como temos pouco tempo para viver a vida, não admito desperdiçar esforços com ações que não agreguem valor no âmbito pessoal ou profissional. Em meu artigo “O Guia PMBOK® do PMI, o Darwinismo e a Originalidade da Cópia”, procurei alertar os profissionais de gerenciamento de projetos para que, antes de aplicarem uma prática proposta pela comunidade de gerenciamento de projetos, analisem se realmente ela é aderente às necessidades de seu projeto.

Em 2004 desenvolvemos a metodologia de gerenciamento de projetos Methodware®, totalmente alinhada com o PMBOK® Guide (publicação do Project Management Institute – PMI). Enquanto este guia propõe “o quê” deve ser feito, a Methodware® apresenta de forma objetiva “como” o gerenciamento de projetos deve ser realizado. Com 31 processos, essa metodologia encontra-se publicada no livro “Metodologia de Gerenciamento de Projetos: Methodware®” (disponível para compra aqui), que recebeu em 2010 o prêmio “Melhor Livro Brasileiro de Gerenciamento de Projetos da Década”, em votação nacional coordenada pelo PMI-Rio.

Em 2010 surgiu a ideia de lançarmos uma série de livros que apresentasse, de forma simples, prática e objetiva, como o gerenciamento de projetos poderia ser feito de forma descomplicada, utilizando menos processos. O primeiro livro da série aqui apresentou a Metodologia Basic Methodware®, que é uma versão simplificada da Methodware®, utilizando 13 processos.

Ela incorpora uma das ferramentas mais conhecidas de melhoria contínua de processos: o ciclo PDCA (PLAN – DO – CHECK – ACT) da qualidade. Também conhecido como ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, foi idealizado por Shewhart na década de 1920 e introduzido no Japão por Deming após a 2ª Guerra Mundial.

O P representa o Planejamento, fase onde se definem as metas e as ações que permitirão atingi-las. Na fase de Desenvolvimento (D) as tarefas planejadas são executadas. Em paralelo a essa execução, é feita a coleta de dados, comparando o que está sendo feito com o planejamento, para Checar (C) o trabalho realizado, o que no caso do gerenciamento de projetos chamamos de “Monitoramento”. Os desvios entre o previsto e o realizado, detectados na checagem, subsidiam a Ação (A) corretiva na fase seguinte, que denominamos “Controle” no gerenciamento de projetos. Nesse momento, devemos analisar os erros cometidos e recomeçar o ciclo PDCA, planejando outra vez as ações necessárias. A cada ciclo, temos mais informações sobre as características do processo e, consequentemente, teremos melhorias contínuas como resultado.

Desta forma, os processos de gerenciamento da metodologia Basic Methodware® foram organizados de acordo com os seguintes grupos: iniciar; planejar (PLAN); executar (DO); monitorar (CHECK), controlar (ACT); e encerrar o projeto. Desta forma, após o início, os projetos são gerenciados com base no refinamento sucessivo do ciclo PDCA até o seu encerramento.

A Basic Methodware® não é voltada para um tipo de projeto específico. Lançamos nesta série outros livros: “Gerenciamento de Projetos de Inovação, Pesquisa e Desenvolvimento (P&D)”; “Projetos de Infraestrutura de TIC”; “Gerenciamento de Projetos de Construção Civil”; “Gerenciamento de Projetos de Mapeamento e Redesenho de Processos” e “Gerenciamento de Projetos Esportivos”. Todos esses livros podem ser encontrados em www.brasport.com.br.

É importante salientar que os métodos tradicionais de gerenciamento de projetos não estão dando conta de atender às expectativas de nossos clientes, conforme pode ser visto pelo resultado da pesquisa anual PMSURVEY.ORG, realizada em 2014 com 400 organizações, em 9 países, por seções regionais do PMI (Project Management Institute), onde 69% relataram que na maioria das vezes ou sempre têm problemas com o desempenho de prazo dos projetos; 50% com o de custo, 31% com a qualidade, e 27% com a satisfação do cliente.

Devemos, então, abandonar os métodos tradicionais? Na verdade, não. É impensável achar que não precisamos fazer cronogramas, gerenciar riscos ou até mesmo combinar escopo. Além disso, a pesquisa PMSURVEY.ORG de 2014 também mostrou que os problemas mais comuns dos projetos são de comunicação.

Assim sendo, utilizar melhores formas de comunicação com os stakeholders do projeto deve ser uma preocupação constante dos gerentes. O que devemos fazer é utilizar métodos híbridos, ou seja, que combinem artefatos tradicionais de metodologias simples (tais como da Metodologia Basic Methodware®) com métodos ágeis (tais como SCRUM) e com melhores formas de comunicação com os stakeholders (tais como Canvas e Kanban).

Usar Canvas (quadro) é uma forma bem interessante de melhorar a comunicação visual e, também, o espírito de colaboração no projeto. No livro “Gerenciamento de Projetos de Mapeamento e Redesenho de Processos” utilizamos, em conjunto com a nossa metodologia, um modelo Canvas para a concepção do projeto.

O fato de adotarmos uma metodologia não quer dizer que ela deva ser aplicada da mesma maneira em todos os projetos da organização. Dependendo da tipicidade e complexidade, a equipe do projeto irá dispender mais ou menos esforços em seu gerenciamento. O gerente do projeto, com a colaboração de sua equipe, é o responsável pela determinação do grau adequado de rigor e detalhe a ser usado em cada processo de gerenciamento.

Sobre o Autor:

Carlos Magno da Silva Xavier (Doutor, PMP), Diretor do Grupo Beware – Eleito, em 2010, uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos. É autor/coautor de 14 livros, Doutor em Administração pela Universidad Nacional de Rosário, Mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME) e certificado Project Management Professional (PMP) pelo Project Management Institute (PMI). É sócio-diretor da Beware Consultoria Empresarial e professor do MBA em Projetos da Fundação Getúlio Vargas desde 2001. Sua experiência profissional, de mais de 20 anos em gestão de projetos, programas e portfólio, inclui a consultoria em várias organizações, como TIM, Marinha do Brasil, BR Distribuidora, Petrobras, Halliburton, SESC-Rio, Eletronuclear, Eletropaulo, Odebrecht, Shopping Iguatemi entre outras. E-mail de contato: magno@beware.com.br – Site: http://beware.com.br

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