Publicado em 13/09/2013
Se observarmos a atuação de um Gerente de Projetos é fácil constatar que 80% / 90% do trabalho por ele executado passa por algum tipo de negociação, seja ela feita com os colaboradores da empresa onde atua ou buscando fornecedores para serviços que a estrutura não atenda ou esteja eventualmente saturada.
Vamos aprofundar aqui o diálogo sobre a Gestão dos Fornecedores.
Todos os Gerentes de Projeto, acredito, já tiveram em algum momento que negociar algum tipo de trabalho com fornecedores, e se engana aquele que acredita ter a necessidade de contratação de um fornecedor apenas por serviços de alta complexidade ou grau de exigência para especialidades muito específica. Um GP de agência de publicidade se depara com vários tipos de cenário / propostas criativas a qual tem a necessidade de encontrar soluções para o proposto ao cliente.
Uma ideia, uma concepção criativa permeia vários tipos de situação, a mais casual dentro de agências é a contratação de produtoras web / mobile, para casos onde se tenha alguma plataforma digital, produtoras de vídeo, produtoras de evento, arquitetos de informação e até mesmos os chamados “freelas” (freelance) para Criação. Porém existem necessidade mais primárias que o GP precisa buscar soluções, como no caso de uma produção de vídeo prever a contratação de maquiadores, figurantes, compra de refeição, locomoção de pessoal, etc.
O papel do GP então no ato da gestão desse tipo de serviço, mais operacional, passa por dois fatores muito importantes e que se deve aplicar alto nível de criticidade, são eles:
– alinhamento claro do escopo
– avaliação criteriosa da empresa fornecedora do serviço
Podemos citar alguns outros pontos que também são importantes, e para o GP vitais na negociação como avaliação de propostas / custo, prazo de execução, know-how no mercado, porém os dois fatores acima citados independem da empresa a ser contratada.
Numa negociação com fornecedores a apresentação de um escopo claro, detalhado e mais próximo da realidade e eventualmente acrescentando algumas situações de risco é vital para que após o fechamento da proposta este fornecedor não aponte obstáculos ou queira rever o orçamento já aprovado com o cliente, por isso é importantíssimo uma avaliação criteriosa da(s) empresa(s) que se pretende contratar. A melhor de todas as avaliações, acredito, ainda é o boa e velha recomendação ou até mesmo avaliação com outras pessoas que já utilizaram o serviço da empresa interessada em contratar. Claro que empresas nunca antes utilizadas por você ou eventuais contatos pode também ser contratada, mas avalie bem e com certeza evitará surpresas no futuro.
Uma última dica : formalize toda negociação, via e-mail ou contrato, ter um documento que prove o negociado irá te assegurar futuras cobranças ou não cumprimento do escopo acordado com o fornecedor.
E você leitor, já passou alguma dificuldade com fornecedores contratados?
Sobre o Colunista:
Ramon Nonato Oliveira da Silva, formado em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda e com MBA em Gestão Estratégica de Negócios pela FMU, atuando a mais de 05 anos no mercado de publicidade. Fundador da plataforma de conteúdo MestreGP (www.mestregp.com.br), que busca discutir a atuação da gestão de projetos em agências de publicidade. Durante sua trajetória profissional já passou por agências pequenas, médias e grandes, destacando-se entre elas as agências Kwead, Tribo Interactive, Salve_, Fábrica Comunicação e Garage Interactive.
E-mail de contato: contato@mestregp.com.br
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
A contratação de fornecedores de produtos, materiais e/ou serviços é praticamente inevitável durante a gestão de um projeto. O título do artigo se refere ao fato de que isso pode ser um risco, gerando efeito contrário ao desejado, como prejuízos de custos, prazos e qualidade.
O artigo traz dois fatores de suma importância para gerenciar as aquisições e seus riscos.
1) O alinhamento claro do escopo: Acredito serem boas práticas a verificação se o fornecedor realmente entendeu o escopo e a definição clara sobre o que está fora do escopo. Para tal, julgo considerável uma apresentação por parte do fornecedor sobre o que pretende entregar e como.
2) A avaliação criteriosa da empresa fornecedora do serviço: Existem métodos para tal e a importância é indiscutível. Pode ser feita, por exemplo, a avaliação com base nos preços praticados, para excluir fornecedores que trabalham com valores superestimados e subestimados, evitando custos desnecessários e visando o gerenciamento dos riscos e da qualidade. É interessante também realizar avaliações baseadas em critérios pré estabelecidos conforme as necessidades do projeto.
Sobre a formalização da negociação, é essencial. Algo que considero importante é a reprodução das cláusulas de garantias e multas do contrato com o cliente do projeto para o contrato com os fornecedores.
Michelle K. F. do Nascimento
Gerenciamento de Projetos – PUC-minas – Turma #18