As dificuldades mais comuns para implantar um escritório de projetos

É difícil acreditar, mas muitas empresas trabalham sem planejamento nenhum. Muitas dão sorte e permanecem no mercado por algum tempo. No entanto, as consequências de um trabalho sem métodos bem definidos podem ser catastróficas.

A falta de planejamento sem indicadores técnicos, sem um profundo e coerente diagnóstico da realidade empresarial podem afetar muito a sua saúde financeira. Viver sem planejar é um risco a vida da sua empresa.

O único passo para ser bem sucedido é colocar o planejamento e a busca de informações em primeiro lugar. Fazer projetos sem saber como empregar os recursos e sem controle nenhum farão as empresas passarem por situações prejudiciais, de anormalidade e tensão.

Por isso, preste atenção! O recomendado é a instalação de um Escritório de Projetos que colabore efetivamente com a gestão da empresa, para assim, aumentar os níveis de assertividade e conseguir concluir os trabalhos dentro do que foi desenhado no início, considerando: tempo, custos, riscos e tudo que envolve a gestão de projetos.

Pode até parecer uma fórmula mágica, mas obviamente não é. Uma empresa que determina pela implantação de um PMO, provavelmente passará por muitos desafios, que vai variar de acordo com a maturidade organizacional da mesma. Ainda assim, apresento os principais desafios que muitas empresas passam para implantar um PMO.

1) A direção da empresa acredita na ideia?

A falta de apoio da direção é o principal entrave para se criar um Project Management Office. Muitas empresas não tem somente um dirigente. Se todos não estiverem comprometidos, o PMO não vai sair do papel.

Para funcionar de forma correta e produzir resultados, todos os dirigentes precisam estar conectados com a ideia. A troca e circulação de informações, bem como a sinergia da equipe são essenciais para o sucesso de qualquer trabalho.

Resumindo, os dirigentes precisam se comprometer e dar carta branca para o gerente de projetos trabalhar.

2) Não saber e não querer saber é um grande problema

Para que o gerenciamento de projetos seja eficaz, tanto o gerente de projetos como toda a equipe precisam possuir e aplicar uma relação extensa de conhecimento e habilidades.

Fazer o trabalho sem conhecer as metodologias de gestão de projetos é um tiro certeiro no fracasso. Por isso, antes de começar a implantação do PMO a empresa precisa focar em treinamento da equipe

Todos os envolvidos precisam possuir conhecimentos sólidos sobre o tema. Vale destacar que essa é uma matéria em constante evolução, por isso, o treinamento deve ser constante. Ficar parado no tempo só muda a direção do tiro, que será direto no seu pé.

Muitas pessoas resistem ao novo, mesmo explicando o mundo de benefícios que essas mudanças vão beneficiar. Sim, vão aparecer pessoas dizendo que o novo método vai ser mais trabalhoso. Vai ser difícil quebrar essa resistência. Mas com diálogo e motivação, é possível.

3) Não dá para ir de uma vez e fazer tudo ao mesmo tempo

Ficar afoito e escolher uma infinidade de projetos e definir tudo como urgente não dá certo. Por isso, o trabalho precisa ser em fases. Sendo assim, será essencial definir uma relação de todos os projetos que são necessários e possíveis e fazer um cronograma de implantação. O ideal não é ter pressa. Comece com um projeto piloto e vá aumentando o ritmo aos poucos. Com o tempo, será tudo tão natural que a execução de múltiplos projetos será corriqueiro em sua empresa.

Para fechar, é importante destacar que a implantação de um Escritório de Projetos em uma empresa é um projeto de médio a longo prazo. Será necessário o levantamento de muitas informações até começar a implantação e tudo começar a funcionar como deve. Por isso, as palavras de ordem são: calma, clareza, conhecimento e força de vontade. Com isso em mente, não tem erro!

Sobre o Colunista:

Hayala Curto, CEO da Seed e idealizador do software NetProject. Principal acionista da empresa, Hayala é mestrando em Informática pela PUC Minas, graduado em Ciência da Computação e tem MBA em Gerência de Projetos e Gestão Empresarial pela FGV. Tem mais de 15 anos de experiência coordenando projetos de TI. Especialista em plataforma WEB e Business Inteligence. Participou da criação e do desenvolvimento de diversos DataWarehouses e aplicações WEB corporativas para clientes como a Telemig Celular, Vale, Prefeitura de Betim, CEMIG, entre outros. É membro do PMI, Project Management Institute, atuante no capítulo de Minas Gerais, desde 2004.  E-mail de contato: contato@seedintelligence.com / http://www.seedintelligence.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.