Atividades críticas no gerenciamento de projeto

Este é o primeiro artigo de 2014. Em primeiro lugar gostaria de desejar um 2014 repleto de realizações e sucesso a todos!

Escolhi para este primeiro artigo um assunto que surgiu como pano de fundo num debate que tive num dos grupos de discussão ao qual pertenço. Não foi o foco central da discussão, mas percebi, nas entrelinhas, que isso pode ser um ponto de dúvidas em alguns colegas e resolvi escrever sobre isso – a diferença entre atividades do caminho crítico, atividades cuja execução é crítica e os riscos do projeto.

Em primeiro lugar eu gostaria de falar um pouco sobre riscos e sua influencia no planejamento de um projeto. A definição de risco, segundo o PMI (Project Management Institute), é um evento ou condição incerta que, caso ocorra, impacta positiva ou negativamente um ou mais objetivos do projeto como escopo, prazo, custo ou qualidade (Guia PMBOK® 5ª Edição, página 310). Pela própria definição, os riscos de um projeto não estão necessariamente associados às atividades realizadas para a sua execução. Pelo contrário, grande parte dos riscos estão associados a eventos como, por exemplo, falta de mão de obra adequada, chuvas, condições adversas, etc. É claro que existem os riscos que são diretamente associados à execução de determinadas atividades, seja por sua natureza ou pelas condições de sua execução.

Em minha opinião, essas atividades que têm um alto grau de risco na sua execução, não são um risco (do ponto de vista do Gerenciamento de Riscos) para o projeto, pois não se tratam de um evento incerto. O risco, nesses casos, é inerente à atividade que se está executando e existe pela sua própria natureza. O seu tratamento passa por uma avaliação detalhada das condições envolvidas na execução da atividade e nas ações que eliminem ou diminuam seus riscos. Por exemplo, numa atividade realizada em altura, os profissionais devem passar por um exame de condições físicas antes da sua execução e devem usar cintos de segurança para evitar quedas. O risco de queda em atividades realizadas em altura não impacta diretamente um dos objetivos do projeto. Ele impacta diretamente a integridade física do seu executor.

Da mesa forma existe uma diferença significativa entre as atividades que estão no caminho crítico do projeto e as atividades que são críticas pela natureza da sua execução, ou por sua complexidade. É relativamente normal as pessoas confundirem ou misturarem esses dois tipos de atividades, o que deve ser evitado, pois, cada um deles, exige um tratamento diferenciado.

Em qualquer projeto existe um conjunto de atividades que são complexas ou envolvem aspectos na sua execução que as tornam críticas para o projeto. Podemos listar vários exemplos, como: o cálculo de uma estrutura especial que necessita de um software específico e um especialista com alto grau de conhecimento, que pode ser difícil de conseguir no mercado; o corte de uma chapa metálica com alta precisão, que necessita de um equipamento especial para execução; a instalação de um equipamento que exige condições e ferramentas especiais; o transporte de cargas especiais – de grandes dimensões ou peso – por vias terrestres; etc.

Essas atividades, embora sejam muito críticas do ponto de vista da sua execução, podem ou não fazer parte do Caminho Crítico do projeto. O Caminho Crítico é calculado através do Diagrama de Rede do projeto, utilizando as estimativas de duração das atividades e seus relacionamentos, através do Método do Caminho Crítico ou CPM (Critical Path Method, do inglês). Esse método não leva em consideração, no seu cálculo, a criticidade ou complexidade da execução das atividades. O transporte especial, embora seja crítico, pode ter uma folga de vários dias na rede lógica do projeto e não pertencer ao seu Caminho Crítico.

Por outro lado, atividades triviais e de simples execução, como o acabamento de uma sala ou o lançamento de cabos elétricos, podem não ter folga em sua rede e fazer parte do Caminho Crítico do projeto. Em outras palavras, uma atividade pode ser crítica no tempo – pela sua posição na rede do projeto – ou por sua natureza e complexidade.

E porque é importante diferenciar essas características das atividades? Porque cada uma delas exige um tratamento diferenciado nas fases de planejamento e execução do projeto.

Um risco de projeto deve ser identificado, analisado e tratado conforme os processos de gerenciamento de riscos. Uma atividade com risco na sua execução deve ser analisada com vistas a mitigar ou eliminar esse risco localizado. Atividades cuja execução é crítica devem ser detalhadas e analisadas profundamente, ter garantida a alocação de todos os recursos necessários par sua execução, e acompanhadas por especialistas, de forma a garantir o sucesso da sua execução. Finalmente, para as atividades do Caminho Crítico deve-se garantir a disponibilidade dos seus recursos, as condições e liberações necessárias à sua execução e, principalmente, que o desempenho realizado seja próximo ao planejado para, que elas sejam executadas dentro do prazo estimado. Em cada situação, a preocupação e o foco principal do Gerente de Projeto é ligeiramente diferente.

É claro que uma determinada atividade pode envolver um risco, ser crítica e ainda estar no Caminho Crítico do projeto, tudo ao mesmo tempo. Ainda é possível que em uma situação ela seja crítica e, em outra, não. Isso depende de uma série de variáveis e circunstâncias que definem o Gerenciamento de Projetos uma ciência não exata. Muito provavelmente é essa característica que o torna tão empolgante e desafiador.

Uma ótima semana a todos!

Sobre o Colunista:

Alexandre Zoppa, PMP, SpP, com mais de 15 anos de experiência em gerenciamento, é engenheiro eletrônico formado pela Escola de Engenharia Mauá, pós-graduado em Administração de Empresas pela FAAP e com aperfeiçoamento em Gerenciamento de Projetos pela George Washington University. É instrutor em Gerenciamento de Projetos e colunista do PMKB. Hoje atua como coordenador de planejamento Arcadis Logos. Já foi PMO na Ambev e Líder de Planejamento na ABB S.A., entre outras.

E-mail de contato: alexandrezoppa@yahoo.com.br;

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.