Como avaliar a eficiência de um projeto

Como é bom colocar um projeto em prática, melhor ainda é vê-lo funcionando bem. Para conseguir enxergar os resultados de um projeto, uma avaliação criteriosa é fundamental. Afinal de contas, com o intuito de buscar aumentar a eficiência, é preciso sempre estabelecer critérios de análise para mensurar o cumprimento dos resultados. Neste sentido, alguns indicadores se fazem necessários para obter um panorama geral dos resultados de um projeto.

Assim, além de fazer uma avaliação do andamento do projeto, é também necessário checar se as tendências indicam bons resultados. Contar apenas com o feeling para medir a eficiência do processo não é suficiente: planejar os passos a serem dados e ter cuidado para que eles sejam cumpridos, é fundamental.

Saiba como avaliar a eficiência de um projeto para alcançar as metas traçadas e otimizar os resultados!

Avalie os indicadores principais

Alguns itens fundamentais devem ser considerados no processo de avaliação da eficiência de um projeto. Confira quais são eles:

Satisfação do cliente

Este item, definitivamente, é indispensável para mensurar a eficiência de um projeto. Neste sentido, uma boa forma de promover a satisfação do cliente é envolvê-lo ao máximo no processo: deste modo, é importante criar uma estratégia com este objetivo, verificando sempre o atendimento das expectativas. Quanto maior for à proximidade estabelecida com o cliente, objetivando alinhar suas ideias com o desenvolvimento do trabalho, mais altas são as probabilidades de sucesso do projeto. Lembre-se disso!

Escopo

Este fator diz respeito a uma definição clara dos itens a serem entregues no prazo estabelecido. Levante esta questão: as metas do projeto, assim como as estratégias para alcançá-las, estão bem traçadas? Este indicador é fundamental para a eficácia. A delimitação do escopo do projeto auxilia a definir o trabalho a ser realizado e também as expectativas do cliente.

Tempo (ou cumprimento do prazo)

Fator básico do processo, a definição de um prazo para a entrega do projeto com os principais stakeholders (ou partes interessadas) deve ser considerada na avaliação. É fundamental que haja um acompanhamento das etapas para garantir que o projeto seja entregue na data estabelecida ou mesmo prever possíveis necessidades.

Custos

Um projeto eficiente possui uma determinação precisa da margem dos custos envolvidos. Tanto gastar mais do que o orçamento previsto quanto superestimar este valor são atitudes equivocadas. Por um lado, estabelecer uma estimativa de custo maior do que a necessária pode significar lucratividade, mas a ação pode também causar desconforto no cliente. Neste sentido, um indicador da eficiência de um projeto é a precisão dos gastos relativos ao processo.

Envolva o cliente, a equipe e a empresa na avaliação

Um sistema eficiente de avaliação do desempenho de um projeto não diz respeito apenas ao gerente responsável, mas também à equipe de desenvolvimento envolvida no processo, ao cliente em questão e também à própria organização.

Ao envolver a equipe no processo, é possível analisar, por exemplo, o seu nível de comprometimento em relação à execução do projeto. A participação da gerência da empresa, por sua vez, garante o suprimento dos recursos e demais aportes necessários para a concretização do projeto, além de alinhar as metas do trabalho em andamento com as metas da organização. Contar com o cliente neste processo, como já dissemos, é também fundamental: com esta parceria, torna-se possível caminhar rumo ao cumprimento das expectativas delimitadas, assim como buscar soluções para eventuais problemas.

Vale ressaltar que muitos destes indicadores para se avaliar um projeto se tornam mais claros com o auxílio de ferramentas especializadas em gestão de projetos. Através do uso destes mecanismos, é possível acompanhar e planejar cada etapa do processo, promovendo a eficiência e buscando resultados cada vez mais favoráveis.

Sobre o autor:

Hayala Curto, CEO da Seed e idealizador do software NetProject. Principal acionista da empresa, Hayala é mestrando em Informática pela PUC Minas, graduado em Ciência da Computação e tem MBA em Gerência de Projetos e Gestão Empresarial pela FGV. Tem mais de 15 anos de experiência coordenando projetos de TI. Especialista em plataforma WEB e Business Inteligence. Participou da criação e do desenvolvimento de diversos DataWarehouses e aplicações WEB corporativas para clientes como a Telemig Celular, Vale, Prefeitura de Betim, CEMIG, entre outros. É membro do PMI, Project Management Institute, atuante no capítulo de Minas Gerais, desde 2004.  E-mail de contato: contato@seedintelligence.com / http://www.seedintelligence.com