Como conceber as contratações para projetos

Vários riscos em projetos têm origem nas contratações, ocasionando gargalos nos cronogramas e, muitas vezes, prejuízos para a Organização. Uma das causas para os problemas que ocorrem está nas falhas de concepção das aquisições, o que é agravado com a falta de sinergia entre os setores que participam do processo de ida ao mercado. Neste artigo eu sugiro um modelo canvas, desenvolvido por mim, que facilita a concepção e planejamento de uma aquisição, com a participação dos principais envolvidos, contribuindo para aumentar o comprometimento com o processo que será realizado e com o sucesso do projeto.

Muitas vezes, nos deparamos com a seguinte frase dita por um fornecedor: “O cliente não sabe o que quer”. Discordo desta afirmação, principalmente quando estamos falando do cliente do projeto. Na realidade, ele sabe qual é a sua necessidade (problema que precisa ser resolvido ou oportunidade que precisa ser aproveitada). O que ocorre, em muitos casos, é que ele não sabe qual o caminho a trilhar para obter a solução do problema. Como consequência, em vez de o cliente buscar um resultado para o assunto pendente, ele vai ao mercado para adquirir um produto ou um serviço específico, imaginando que dessa forma alcançará os seus objetivos pretendidos, sem conceber corretamente essa ida ao mercado.

 Outro problema muito comum em um processo de ida ao mercado é que ele é tratado como uma linha de montagem (segue um fluxo de processo que passa de um setor para outro) e não como um processo integrado. É mais ou menos como aquela música da “Dança do Quadrado” que surgiu na Bahia e que manda cada um cuidar da sua própria vida: “Ado, Ado Ado, cada um no seu quadrado”. O clipe do “Kibe Loco” dançando a música já teve mais de 15 milhões de acessos. Temos então um grande problema de comunicação, fazendo com que o processo tenha idas e vindas ou, o que é pior, siga adiante com problemas sérios de concepção.

Para enfrentar o problema descrito acima, eu sugiro que, ao iniciar um processo importante de contratação, seja realizado um workshop, utilizando o “Procurement Model Canvas” (vide figura 1), para a concepção e planejamento inicial da ida ao mercado. Desse workshop devem participar as principais áreas envolvidas na contratação (Cliente, Equipe do projeto, Área Técnica, Suprimentos, Jurídico e, eventualmente, o Financeiro) e deve demorar de uma a três horas, dependendo da experiência dos participantes e conhecimento do modelo.

Figura 1 – O Procurement Model Canvas

O modelo busca responder às perguntas fundamentais: Por quê?; Para quê?; O quê?; Quem?; Como?; Quando? e Quanto?, assim como outras questões necessárias a uma boa concepção e planejamento da contratação.

É importante que a discussão inicie pelo “por quê” e “para quê”, e não pela definição do escopo (“o quê”), como é muito comum acontecer. A figura 2 ilustra que, enquanto a justificativa está relacionada ao passado, os objetivos / benefícios estão relacionados ao futuro que se pretende alcançar. O escopo é o que e como deve ser feito para que possamos chegar ao futuro pretendido.

Figura 2 – Justificativa X Objetivos X Escopo

A justificativa (Por quê?) é a razão pela qual o cliente demandou o projeto. Descreve a oportunidade ou o problema existente, contemplando, quando for o caso, o histórico correspondente.

O objetivo / benefício (Para quê?) é a contribuição ou auxílio que o projeto visa trazer para a empresa, em especial em relação à solução do problema ou para o aproveitamento da oportunidade. Deve, sempre que possível, ser em termos quantitativos e com um prazo determinado.

O escopo do projeto (O quê? Como?) é o conjunto de produtos e serviços que devem ser produzidos e entregues para que possam ser alcançados os benefícios do projeto.

A figura 3 apresenta, para um caso de contratação da construção e montagem de uma passarela provisória em uma rodovia, como ficaria o canvas preenchido.

Figura 3 – Exemplo de utilização do Procurement Model Canvas

Referência

• XAVIER, C. M. da S. e outros. Gerenciamento de Aquisições em Projetos – FGV, 2014.
• Carlos Magno da S. Xavier (Doutor, PMP) – Sócio-Diretor da “Beware Consultoria e Treinamento em Gerenciamento de Processos, Projetos, Programas e Portfólio”. magno@beware.com.br
• Eleito, em 2010, uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos. É consultor e professor em diversas Organizações, sendo autor de quatorze (14) livros, dentre eles “Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Methodware” – eleito em 2010 o melhor livro brasileiro da década na área de gerenciamento de projetos.

Sobre o Colunista:

Carlos Magno da Silva Xavier (Doutor, PMP), Diretor do Grupo Beware – Eleito, em 2010, uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos. É autor/coautor de 14 livros, Doutor em Administração pela Universidad Nacional de Rosário, Mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME) e certificado Project Management Professional (PMP) pelo Project Management Institute (PMI). É sócio-diretor da Beware Consultoria Empresarial e professor do MBA em Projetos da Fundação Getúlio Vargas desde 2001. Sua experiência profissional, de mais de 20 anos em gestão de projetos, programas e portfólio, inclui a consultoria em várias organizações, como TIM, Marinha do Brasil, BR Distribuidora, Petrobras, Halliburton, SESC-Rio, Eletronuclear, Eletropaulo, Odebrecht, Shopping Iguatemi entre outras.

E-mail de contato: magno@beware.com.br – Site: http://beware.com.br

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