Como saber se está gerenciando bem os seus projetos

Companhias e organizações de todos os setores têm buscado, ao longo do tempo, definir da melhor maneira seus objetivos de curto, médio e longo prazo, além de estabelecer as estratégias mais adequadas para atingir essas metas. No entanto, sabemos que não é sempre que o planejamento vai de encontro aos resultados esperados: muitos projetos não são concretizados.

Neste sentido, muitos fatores influem para uma execução problemática dos planos de uma empresa. Em alguns casos, isto se deve ao estabelecimento de estratégias que não são realistas; em outros, o problema reside na falta de alinhamento interno para colocar essas estratégias em prática. Em muitas situações, ainda, as empresas não desenvolveram as competências necessárias para implementar e executar as estratégias definidas no nível almejado.

Seja qual for o contexto, uma ação se torna iminentemente necessária: uma gestão eficiente de projetos. Só através dela as estratégias podem ser traduzidas no sucesso esperado – não apenas na forma dos projetos individuais, mas também em um modelo organizacional que abranja todos os empreendimentos em curso de um negócio. Assim, muitos empresários se deparam com uma dúvida clássica: como, afinal, posso descobrir se estou gerenciando bem meus projetos?

Primeiro, identifique se sua empresa está direcionada para uma boa gestão

Antes de tudo, é necessário ter em mente alguns direcionamentos essenciais para um bom gerenciamento e a execução eficiente dos projetos. Em primeiro lugar, é preciso investigar se as práticas definidas pela sua empresa para a gestão dos projetos são comprovadamente úteis no processo.  Dentre essas práticas, estão o conhecimento, as habilidades, as técnicas e as ferramentas empregadas no gerenciamento.

Em seguida, a empresa deve avaliar seu desempenho/situação atual na gestão de projetos, levando em consideração o direcionamento definido pelas práticas citadas no parágrafo acima. Depois de identificados os requisitos para promover uma melhoria na gestão, o empreendedor deve investir esforços para aumentar as competências específicas que apresentaram alguma deficiência.

Verifique se os projetos vão de encontro a todas as questões essenciais

Uma gestão eficaz de projetos deve responder a uma série de perguntas importantes para obter bons resultados. Se a organização possui respostas consistentes para todas as questões expostas abaixo, você está no caminho certo. Confira!

• Quantos projetos estão em curso na sua empresa?
• Quantos devem ser iniciados?
• Qual o número de projetos no último mês/ano?
• Qual é o tamanho dos projetos em curso?
• Quais são os custos e o tempo médio estipulado para a realização do projeto?
• Para a execução do projeto, quais recursos são necessários?
• De que forma os projetos estão sendo gerenciados?
• Qual é o nível de satisfação dos clientes com o resultado dos projetos?
• Quais são os riscos envolvidos na execução?
• Os projetos da organização dão lucro ou prejuízo?
• Qual é o desempenho da empresa na gestão/execução dos projetos?
• Quais projetos são mais importantes?

Os riscos estão sendo monitorados?

Mesmo que as tarefas do projeto sejam bem delegadas e todos os funcionários envolvidos estejam cientes das suas funções, é essencial manter um monitoramento constante dos riscos, que podem impedir o bom desenvolvimento do trabalho. Uma estratégia interessante e eficiente é elaborar uma lista de fatores de risco, além de um plano para controlá-los. Se o gerenciamento não se atenta para esta etapa fundamental, está na hora de repensá-lo!

O monitoramento de riscos envolve o acompanhamento do status de cada risco e as estratégias delimitadas para enfrentá-los, se eles vierem a se tornar problemas reais. O processo também abrange a avaliação da probabilidade de ocorrência do risco, qual o seu impacto no andamento do processo e as formas de contorná-lo.

Como anda a comunicação da equipe envolvida nos projetos?

Se há falhas na comunicação entre uma equipe envolvida em um projeto, boatos e outros ruídos podem acontecer. Informações importantes sobre a execução do trabalho, inclusive, podem ser distorcidas e espalhadas de maneira equivocada. Neste sentido, o Gerente de Projetos deve evitar esta prática, propagando dados confiáveis e claros sobre o andamento do projeto.

Uma maneira interessante de melhorar a comunicação é formular relatórios de progresso do projeto, preservando a impessoalidade e a objetividade do processo, o que também evita possíveis ressentimentos na equipe. Definitivamente, esta é uma área que demanda diplomacia e uma gestão inteligente de projetos.

Um bom Gerenciamento de Projetos tem relação direta com a obtenção dos resultados previstos pela empresa. Para a aplicação de uma boa gestão, é imprescindível, dentre outros fatores, a escolha e a adoção de uma metodologia específica, o desenvolvimento de um cronograma, a elaboração de um planejamento e um monitoramento eficiente de riscos.

Para avaliar se seu gerenciamento está sendo realizado de maneira adequada, fique atento aos pontos acima e trabalhe por uma execução de projetos cada vez melhor. Caso necessite de orientações mais específicas e acompanhamento personalizado, não hesite em procurar ajuda especializada: uma boa consultoria na área irá te ajudar a trilhar o caminho rumo ao sucesso!

Sobre o autor:

Hayala Curto, CEO da NetProject (https://netproject.com.br/). Principal acionista da empresa, Hayala é mestrando em Informática pela PUC Minas, graduado em Ciência da Computação e tem MBA em Gerência de Projetos e Gestão Empresarial pela FGV. Tem mais de 20 anos de experiência coordenando projetos de TI. Especialista em plataforma WEB e Business Intelligence. Participou da criação e do desenvolvimento de diversos DataWarehouses e aplicações WEB corporativas para clientes como a Telemig Celular, Vale, Prefeitura de Betim, CEMIG, entre outros. É membro do PMI, Project Management Institute, atuante no capítulo de Minas Gerais, desde 2004. E-mail de contato: contato@netproject.com.br / https://www.netproject.com.br