Controle de Prazos: Peça Fundamental em Projetos

Resumo

É impossível desassociar a variável tempo quando se trata da elaboração de projetos, sejam estes de qualquer dimensão, complexidade ou natureza. Em todos os casos, deve-se determinar quando ele será iniciado e quando acabará, e garantir que as datas sejam cumpridas ao longo de todas as suas fases. Estruturado a partir de uma revisão bibliográfica, este trabalho traz aspectos importantes relacionados a este controle, tais como sua influência sobre o custo, relação com o cliente, métodos de se cobrar e ferramentas de controle, deixando claro os porquês de ser peça fundamental para o sucesso de projetos.

Introdução 

Pode-se dizer que a principal função da engenharia de planejamento está na integração das diversas áreas de engenharia que compõe um projeto. Presente nos mais variados ramos de atuação, desde pequenos negócios até projetos industriais, ela se constitui na parte fundamental de controle e acompanhamento desde o início de um empreendimento até sua finalização, cabendo ao engenheiro de planejamento a responsabilidade por estas atividades, dentre outras.

O engenheiro de planejamento juntamente com o gestor do projeto são as figuras que primeiro levantam os requisitos (escopo x necessidades) e desenvolvem o plano estratégico de ataque ao projeto, coletando as informações iniciais, tais como: termos contratuais, normas regulamentadoras, aspectos legais e lições aprendidas em projetos semelhantes já executados.

Concluída as primeiras atividades, é atribuição deste profissional a criação de planos de escopo, prazo, custo e qualidade, traduzindo-os em documentos de planejamento e controle (Estrutura Analítica do Projeto – EAP, Cronograma, Lista de entregáveis, Lista de Pendências, etc.) e dimensionamento de recursos físicos e financeiros para as tarefas elencadas no cronograma. Tão importante quanto, pertence a este engenheiro também a função de monitoramento e controle durante a execução do projeto do que foi planejado. Com o auxílio de softwares, o controle é realizado automaticamente podendo se extrair elementos visuais (curvas, gráficos e listas) capazes de embasar decisões e cobranças do andamento de tarefas/trabalhos.

Nos processos de planejamento, não são raras as revisões de objetivos do projeto pelo cliente que podem acarretar extra escopos e necessidade de replanejamento. É preciso, então, que o planejador defina a estratégia para alcançar as finalidades das mudanças e atualize o plano de trabalho em conjunto com o gerente. Grandes projetos exigem do Engenheiro de Planejamento a avaliação constante do andamento das entregas, habilidade para realizar cobranças de prazo e/ou negociações de flexibilização de datas. Vale ressaltar a participação deste especialista também no diligenciamento da qualidade e no mapeamento e administração dos riscos inerentes ao projeto.

Sendo o prazo um dos pilares da estrutura de um projeto, uma atividade atrasada pode, por exemplo, representar alterações de custo, atrasos nas sucessoras, perdas em qualidade e ainda atritos com o cliente. Outro aspecto relacionado a prazo é a dificuldade em se cobrar as datas previstas em cronograma, a qual pode estar relacionada a um planejamento mal executado, a falhas de comunicação e ainda ligada a características interpessoais na forma de conduzir a cobrança perante outros engenheiros e profissionais envolvidos. A importância deste monitoramento e controle de prazos e como estes devem ser realizados são tópicos abordados mais detalhadamente nas partes seguintes deste artigo.

Monitoramento e Controle de Prazos

Nenhum projeto é interminável, todos tem um início e uma data final que, a princípio, não pode ser adiada. E como já introduzido, atrasar pode significar mudanças consideráveis de custo, perdas de credibilidade e qualidade.

A existência de problemas relacionados ao cumprimento de prazos em projetos é recorrente e sua frequência nas organizações ainda é relativamente alta. Tomando-se como base os resultados das últimas pesquisas publicadas pelo PMSURVEY.ORG, fica evidente esta preocupação, como mostrado na Figura 1.

FIGURA 1 – Frequência de problemas relacionados ao cumprimento dos prazos estabelecidos

Fonte: PMSURVEY.ORG 2013 Ed., 2014 Ed. Project Management Institute.

Estas pesquisas foram realizadas com empresas provenientes da Argentina, Brasil, Canadá, Chile, Colômbia, França, México, EUA e Uruguai, de diversos setores e faturamentos anuais, e contaram com a participação de profissionais que atuam, em sua grande maioria, em cargos de gerencia ou coordenação. Observando-se os gráficos, e sabendo que na edição 2013 e 2014 participaram 676 e 400 organizações respectivamente (logo grupos de análise diferentes em número e natureza), uma comparação entre os resultados entre os dois anos se torna bem complexa, mas indica a significância do cumprimento de prazos em projetos. Portanto, para se evitar problemas, quando se trata de controlar prazos de tarefas durante a execução de um projeto, o profissional encarregado por esta atividade deve estar atento aos diversos fatores que a afetam, e possuir as ferramentas, técnicas e habilidades necessárias a fim de evitar que ocorram atrasos injustificáveis.

Uma das ferramentas claramente desenvolvidas com este objetivo é o cronograma de atividades. Nele são listadas todas as tarefas que compõem os pacotes de trabalho do projeto, podendo ser elaborado através de diversas plataformas ou softwares. O engenheiro de planejamento também deve elencá-las de forma que obedeçam as dependências entre outras atividades e a ordem de execução desejável, estimando o tempo de execução e os recursos necessários para sua conclusão. Como afirma Filho (2009), esta atividade de elaborar e posteriormente monitorar o cronograma pode até parecer fácil para projetos pequenos, mas a situação é oposta quando se trata de um projeto complexo com milhares de tarefas e subtarefas, como nos projetos industriais, e requer muito mais trabalho para atualizá-lo e torná-lo um instrumento útil de monitoramento.

Segundo, O Guia PMBOK (5 ed., 2013), o plano de gerenciamento do projeto contém o plano do cronograma e a linha de base (base line) do mesmo. A linha base é o congelamento do cronograma planejado e é retirada após aprovação do patrocinador do projeto e dos responsáveis envolvidos. Ela contém as datas de início e término de todas as atividades do cronograma e é usada para avaliar a evolução do projeto, monitorando o prazo através da comparação do planejado com o realizado, e partir disso determinar se haverá mudança, ação corretiva ou preventiva necessária.

Dada sua relevância, é fácil imaginar como uma base line mal elaborada pode ocasionar dificuldades ou até mesmo impossibilidade de se cobrar o atendimento dos prazos estabelecidos. Uma atividade, por exemplo, que teve seus recursos subestimados ou para a qual foi estimado um tempo de execução incoerente irá, inevitavelmente, atrasar o cronograma do projeto caso medidas de controle sejam impossíveis. Filho (2009) aponta em seu trabalho que falhas de cronograma são usuais e têm origem na fase de planejamento, podendo estar ligadas a documentações incompletas, dificuldade de rever lições aprendidas e na subavaliação do grau de execução das tarefas. Além disso, o conhecimento das sucessoras e antecessoras pode auxiliar a gestão do caminho crítico do cronograma.

Conhecer o Caminho Crítico (conjunto de atividades que não podem atrasar, ou seja, atividades sem margem de atraso e que determinam a duração do projeto) e os prováveis impactos no cronograma que os riscos podem causar no projeto são requisitos elementares para a gestão dos prazos (FILHO, 2009)

Outra ferramenta eficiente, segundo Aurélio e Silva (2014) utilizada para acompanhar o andamento do projeto em comparação à sua Linha de Base é a Curva S. Esta se caracteriza por identificar os desvios entre o planejado e o realizado de forma gráfica e o planejador também a utiliza para apresentar à gerencia e ao cliente a aderência da curva física do projeto.

Considerando por outro lado a premissa de atividades de planejamento bem-feitas, o planejador também não estará isento de problemas e provavelmente encontrará grandes desafios para se cobrar o que foi proposto para execução do projeto. Além de causas relacionadas a fatores internos, como recursos próprios inadequados, com falta de experiência ou habilidades, e falhas de comunicação ao passar as instruções para o executor da tarefa, os prazos estipulados também podem sofrer com fatores externos, tal como atrasos de entrega por parte de fornecedores, mudança na padronização de documentos pelo cliente ou devido a outros riscos que não foram previstos mas se tornam realidade (FILHO, 2011). É necessário, dessa forma, que o profissional à frente da gestão evite que o prazo de conclusão do projeto seja protelado e utilize toda sua experiência e conhecimento ao planejar, replanejar e prever riscos.

Um dos grandes desafios na gerência de projetos é garantir o fluxo de informações e a efetiva comunicação entre todos envolvidos. É função do gerente realizar reuniões de acompanhamento periodicamente com o objetivo de nivelar as informações sobre o andamento do projeto e de esclarecer as metas para a conclusão do prazo. No caso de encontros de troca de informações sobre o projeto, é importante que o planejador apresente a lista de entregáveis e as próximas datas para conclusão das atividades.  O guia PMBOK (5 ed., 2013) coloca como boa prática que as reuniões podem incluir várias partes interessadas, desde o gerente do projeto a qualquer membro da equipe, mas desde que se garanta que cada um tenha um papel a cumprir com sua participação. O guia também define três tipos de reuniões: troca de informações; brainstorming, avaliação de opiniões ou design; e decisórias. Segundo o guia, é importante não misturar os tipos e focar no objetivo daquela reunião estar sendo realizada, de modo a aproveitar o tempo desse encontro.

No processo de controle de prazos, o engenheiro de planejamento fiscaliza tarefas, administra riscos, cobra prazos e deve prezar pela qualidade final do produto, mas saber como mobilizar sua equipe para cumprimento do cronograma é mais um desafio em meio a tantas atribuições do profissional. A função exige que ele seja dinâmico, proativo, flexível e saiba lidar com adversidades que eventualmente possam ocorrer durante um projeto. Uma palavra de apoio e um bom relacionamento com os indivíduos envolvidos na fase de execução traz verdadeiros ganhos para a equipe e é uma maneira válida para se cobrar prazos e tarefas. O planejador precisa orientar a equipe a todo momento e mantê-la atualizada sobre as previsões do projeto e andamento do cronograma, além de traçar metas e comprometer todo o grupo no exercício de se obter êxito ao fim dos processos. Elogios e gratificações por um trabalho entregue no prazo também são ações significativas no processo de formar uma equipe unida, já que podem representar as aspirações e necessidades individuais dos envolvidos, gerando confiança e reconhecimento pelo trabalho do outro em benefício do projeto.

Conclusão

Este estudo apresentou a importância do cumprimento de prazos em um determinado projeto, assim como as formas para se cobrar o andamento de atividades durante sua execução. Mostrou-se também que o engenheiro de planejamento tem papel fundamental no gerenciamento de projetos.

Considerando o dinamismo do prazo para a conclusão de serviços, atrasos geram desconforto entre os envolvidos, o que pode ser um fator em cadeia para outros problemas ao longo do caminho. Além do objetivo comum entre as partes de se concluir o projeto com sucesso, ainda existem os interesses individuais de cada membro do projeto, os quais também precisam ser atingidos para melhor satisfação de todos.

Para que o engenheiro de planejamento tenha êxito no acompanhamento e cobrança de prazos o mesmo precisa adotar metodologias de gestão, e ser dinâmico e flexível para ser bem interpretado e atendido nas cobranças rotineiras. Portanto, é um profissional que deve estar presente nas estruturas organizacionais a fim de se aumentar as chances de sucesso em projetos.

Referências 

• AURÉLIO, Igor; SILVA, Tiago Maradona Conceição Pereira da. Aplicação da Curva “S” no controle de documentos para a Gestão de Projetos. 2014. Disponível em: <https://pmkb.com.br/artigo/aplicacao-da-curva-s-no-controle-de-documentos-para-a-gestao-de-projetos>. Acesso em: 13 maio. 2015.
• ESCRITÓRIO DE PROJETOS. Linha de base do cronograma. Disponível em: <http://escritoriodeprojetos.com.br>. Acesso em: 13 maio. 2015.
• FILHO, Armando Terribili. O desafio de gerenciar prazos em projetos. Revista Integração Ensino Pesquisa Extensão. Universidade São Judas Tadeu. São Paulo. Out/Nov/dez. 2009. N. 59.305-311. Disponível em: < ftp://ftp.usjt.br/pub/revint/305_59.pdf>. Acesso em: 11 maio. 2015.
• FILHO, Armando Terribili. Os 8 porquês dos atrasos nos projeto. 2011. Disponível em: <http://www.metaanalise.com.br>. Acesso em: 12 maio. 2015.
• PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE). Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos – Guia PMBOK. 5 ed. 2013.
• PMSURVEY.ORG 2013 Edition. Project Management Institute.
• PMSURVEY.ORG 2014 Edition. Project Management Institute.

Sobre os Autores:

Lucas Soares Gonçalves de Carvalho. Engenheiro de Produção Civil graduado pelo Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais. Possui experiência voltada para projetos de mineração e obras públicas de manutenção urbana. Atualmente pós-graduando em Engenharia de Planejamento pelo IETEC/MG. E-mail: lucas.sgc@hotmail.com

Marcela Heloísa Drumond Corrêa. Engenheira de Produção Civil graduada pelo Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais e pós-graduanda em Engenharia de Planejamento pelo IETEC/MG. Experiência adquirida em aproximadamente 5 anos em empresas de engenharia, especificamente na área de projetos industriais. Conhecimentos da área técnica com atividades de concepção e elaboração de desenhos de estruturas de concreto. Atuação na área comercial com elaboração de propostas técnicas e comerciais e orçamentação de serviços de engenharia. No momento atua como Engenheira de planejamento e controle de custos na Ausenco do Brasil. E-mail: marcelaheloisa@gmail.com

Marcus Vinícius Ribeiro Cândido. Engenheiro de Produção graduado pela faculdade Pitágoras e pós-graduando em Engenharia de Planejamento pelo IETEC/MG. Possui experiência em projetos de montagem eletromecânica. Atualmente trabalhando no setor de transporte. E-mail: marcus.peti@hotmail.com

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da 10a Turma de Engenharia de Planejamentos com a coordenação do Prof. Ítalo Coutinho do IETEC.

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