Cuidados na etapa de encerramento de empreendimentos

Cuidados na etapa de encerramento de empreendimentos

Resumo: Esse artigo visa dar suporte aqueles gestores que conseguiram compreender que projetos não abandonados e sim encerrados, pois aqui serão abordados cuidados importantes a serem tomados, e que nem sempre são observados. 

Introdução

Dentro do prazo ou fora? E o orçamento foi cumprido? Houve projeção da empresa no mercado com o resultado alcançado ou foi um problema para a imagem? O resultado é tão bom que não dá vontade de encerrá-lo ou tão ruim que a vontade é esquecê-lo?

Hora de apagar as luzes, o seu produto foi entregue para o cliente e responder as perguntas acima faz parte do seu encerramento. Um gestor inexperiente pode achar que basta o termo de aceite final para dar tudo como resolvido e pode apagar as luzes. Na verdade esse documento te dá o sinal verde para COMEÇAR a apagar as luzes, ademais vale alertar que esse apagar será tranquilo proporcionalmente ao esforço de documentação que você/equipe teve ao longo do projeto.

Nesse artigo serão abordados os processos indicados pelo PMBOK 5ª edição, para o encerramento do projeto, bem como cuidados importantes a serem observados nessa etapa.

Cuidados a serem tomados

O encerramento do projeto ou da fase, conforme o PMBOK trata-se do processo de finalização de todas as atividades de todos os grupos de processo de gerenciamento do projeto para terminar formalmente o projeto ou fase.

Figura 1 – Relação entre grupos de processos

 Ainda nos apoiando nas definições apresentadas pelo PMBOK e visando uma compreensão adequada do tema, vale informar que fase é um conjunto de atividades do projeto, relacionadas de forma lógica que geralmente culminam como término de uma entrega importante. Na maioria dos casos, as fases do projeto são terminadas sequencialmente, mas podem se sobrepor em algumas situações do projeto. Uma fase do projeto é um componente do ciclo de vida do projeto. Uma fase do projeto não é um grupo de processos de gerenciamento de projetos.

Entendido em que momento nos encontramos no projeto, vamos entender o que se espera que seja feito:

Figura 2 – Processos de encerramento
Fonte: Framework Salleto Engenharia

Conforme toda a aplicação de todos os 45 processos, no grupo de encerramento, com os dois últimos processos, não é diferente, e iniciamos com aqueles relativos à área de conhecimento – Integração.

O que se espera que seja feito inicialmente:

1. Que o Plano de Gerenciamento de Projeto seja consultado e sejam aplicadas as instruções sobre como proceder ao encerramento
2. Que seja consultado e certificado que todas as Entregas foram aceitas. Vale lembrar que essas entregas foram aceitas no processo Verificar Escopo!
3. Que os Ativos dos Processos Organizacionais, sejam consultados e seja aplicado aquilo que for adequado para essa fase, como por exemplo, a emissão de cartas de reconhecimento, agradecimento conforme padrão da empresa.

Quais ferramentas são sugeridas:

1. Opinião especializada: Aplicada quando as atividades de encerramento administrativo são executadas, conforme define o PMBOK, porém o leitor deve em caso de projetos envolvendo diversas entregas/produtos fazer uma conferência das Entregas aceitas, utilizando o apoio da equipe técnica.
2. Técnicas de Análise.
3. Reuniões: Coleta de informações necessárias para o encerramento de projeto, incluindo entrega de documentos pelos envolvidos para montagem final e arquivamento dos “documentos do projeto”. Inclui-se nessas reuniões a coleta de informações para Lições Aprendidas, com respectivo registro no banco de dados da organização.

O que se espera desse grupo de processo:

1. Transição do produto, serviço ou resultado final: Refere-se a transição de um produto, serviço ou resultado final que o projeto foi autorizado a produzir. Por exemplo, é o período de dias entre a entrega de uma planta e a produção efetiva.

2. Atualizações dos Ativos dos Processos Organizacionais: Essas atualizações abrangem os arquivos do projeto, os documentos de encerramento do projeto e também as informações históricas.

Uma vez esclarecido do que se trata esse conjunto de processos, segue abaixo listagem de alguns problemas típicos com respectiva recomendação:

Figura 3 – Problemas Encerramento do Projeto

Em se tratando dos processos relativamente ao Encerramento das Aquisições, temos:

Figura 4 – Grupos de Processos de Encerramento

Cabe a essa etapa o cuidado de encerrar todos os contratos relativamente ao objeto do projeto, considerando as premissas de garantia e demais condições contratuais específicas que regem o tema. Deverá ser emitido para cada fornecedor um termo de encerramento do contrato.

Os Documentos da Aquisição são todos aqueles afetos a essa etapa, incluindo documentos técnicos que originaram os pedidos de compra, os próprios pedidos, registros de negociações, registros de mudanças, etc… Eles deverão ser organizados e arquivados para consultas para novos projetos.

Quanto as Auditorias de Aquisições essas tem por objetivo fazer uma avaliação detalhada dos processos, com foco em êxitos e também problemas bem como suas soluções, assim como em Lições Aprendidas, o foco não deve ser “caça as bruxas”.

No que se refere ao Sistema de Gerenciamento de Registro, trata-se de um sistema onde é possível agrupar os documentos do projeto, incluído as correspondências contratuais, cópias de contratos com fornecedores, dentre outros.

Vale a pena aos gerentes de projetos juntamente a sua equipe de gerenciamento de projetos, ficarem atentos a esse processo com especial atenção para que todos os pleitos, se existente, sejam encerrados, optando-se sempre que possível pela  negociação direta. Não havendo sucesso, observar o que rege o contrato sobre qual instância deverá ser adotada, se judicial ou arbitragem.

Ainda sobre o tema reivindicação, um grande aliado á sua prevenção é o processo de documentação com rastreabilidade das informações e documentos do projeto. Recomenda-se também que:

• Não sejam feitos acordos verbais, e se feitos, sejam posteriormente registrados.
• Todas as variações de escopo, prazo, custo sejam registradas no ato do fato, ainda que venha ser discutida comercialmente, posteriormente.
• Os relatórios de acompanhamento do projeto e o Diário de Obra sejam preenchidos de forma detalhada e no caso deste último, sendo aplicável, assinado pelas partes envolvidas.

Os problemas mais comuns e que devem ser evitados nessa fase são:

Figura 5 – Problemas encerramento das aquisições

Esses problemas são muito comuns e que trazem prejuízos financeiros e desgastes no relacionamento com parceiros, e podem e devem ser evitado através do correto emprego dos processos, somado a elaboração e aplicação do plano de comunicação e também equipe de aquisições capacitada.

Conclusão

O que se espera dos gerentes de projetos no mundo atual que tem como pilares competitividade e conhecimento, é que o projeto seja ricamente encerrado.

Que os processos escolhidos em sua metodologia sejam adequadamente aplicados, e que ao término se tenha conhecimento a ser aplicado em novos projetos, bem como, a preservação da integridade da organização, através da prevenção de pleitos.

Referências

KERZNER, Harold. Gerenciamento de projetos: uma abordagem sistêmica para planejamento, programação e controle. São Paulo: Blucher, 2011. xvii, 657 p. ISBN 9788521206033

PMI – A Guide to the project management body of knowledge (PMBOK©  Guide) – Fifth edition, 2012.

Sobre a Colunista:  Shirlei Querubina é formada em Administração de Empresas pela PUC-Minas e MBA em Gestão de Projetos pela FGV. Atua há 16 anos no mercado de geração e transmissão de energia pela empresa Sinergia Engenharia e Consultoria, sendo os últimos 08 como Gerente de Projetos. Professora no Ietec-MG  nos cursos de Gestão de Projetos em Construções e Montagem, Engenharia e Custos e Orçamentos e Engenharia de Planejamento.

E-mail de contato: squerubina@gmail.com

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