Gerenciamento de custos do projeto | PMBOK 6ª Edição

Assim como ocorre com o escopo e o tempo, o Plano de Gerenciamento de Custos não está relacionado como parte do processo de gerenciamento dos custos formalmente definido. Entretanto, o plano é uma parte obrigatória do gerenciamento de projetos. O plano de gerenciamento de custos é mencionado na introdução do capítulo Gerenciamento de custos no Guia PMBOK 6ª Edição, mas é criado como parte do processo Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto no gerenciamento da integração.

O processo de planejamento de gerenciamento de custos responde às questões:

• Como planejarei os custos do projeto?
• Como irei gerenciar com eficácia o projeto em relação à linha de base de custos (também conhecida como linha de base do desempenho dos custos), controlar os custos e gerenciar as variações nos custos?

O plano de gerenciamento de custos é semelhante a outros planos de gerenciamento. Ele pode ser formal ou informal, mas faz parte do plano de gerenciamento do projeto.  Novamente, você pode observar que tal plano exige pensar com antecedência sobre como você irá gerenciar os custos.

Para saber exatamente todas as alterações existentes na no PMBOK 6 Edição acesse nosso artigo: PMBOK 6a Edição – Detalhando o que mudou e melhorou.

Conteúdo do artigo

Neste artigo você vera:

• Gerenciamento de custos do projeto;
• Planejar o gerenciamento dos custos;
• Estimar os custos;
• Determinar o orçamento;
• Controlar os custos;
• Conclusão.

Gerenciamento de custos do projeto

Os processos de Gerenciamento de Custos do Projeto atualmente descritos no PMBOK 6ª Edição são:

• 7.1 Planejar o gerenciamento dos custos;
• 7.2 Estimar os custos;
• 7.3 Determinar o orçamento;
• 7.4 Controlar os custos.

A figura abaixo oferece uma visão macro dos processos apresentando ainda todas as entradas, ferramentas e técnicas e saídas:

7.1 Planejar o gerenciamento dos custos

Este é o processo de definir como os custos do projeto serão estimados, orçados, gerenciados, monitorados e controlados, fornecendo orientações e instruções sobre como os custos do projeto serão gerenciados ao longo de toda a execução do projeto.

O esforço de planejamento do gerenciamento de custo ocorre no início do planejamento do projeto e define a estrutura de cada um dos processos de gerenciamento de custos, para que o desempenho dos processos seja eficiente e coordenado.

Entradas

• Termo de abertura do projeto;
• Plano de gerenciamento do projeto;
• Fatores ambientais da empresa;
• Ativos de processos organizacionais.

Ferramentas e Técnicas

• Opinião especializada;
• Análise de dados;
• Reuniões.

Saídas

• Plano de gerenciamento dos custos.

7.2 Estimar os custos

Uma estimativa de custo é uma avaliação quantitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para completar a atividade.  Trata-se de um prognóstico baseado nas informações conhecidas em determinado momento.

As estimativas dos custos incluem a identificação e a consideração das alternativas de custo para iniciar e terminar o projeto.

Compensações de custos e riscos devem ser consideradas, tais como fazer versos comprar, comprar versos alugar e o compartilhamento de recursos para alcançar custos otimizados par ao projeto.

Entradas

• Plano de gerenciamento do projeto;
• Documentos do projeto;
• Fatores ambientais da empresa;
• Ativos de processos organizacionais.

Ferramentas e Técnicas

• Opinião especializada;
• Estimativa análoga;
• Estimativa paramétrica;
• Estimativa “bottom-up”;
• Estimativa de três pontos;
• Análise de dados;
• Sistema de informações de gerenciamento de dados;
• Tomada de decisões.

Saídas

• Estimativa de custos;
• Bases das estimativas;
• Atualizações dos documentos do projeto.

7.3 Determinar o orçamento

Ao estimar o custo total de um projeto (ou seja, determinar o orçamento do projeto), um gerente de projetos DEVE realizar atividades de gerenciamento dos riscos e incluir reservas nessa estimativa.

Há dois tipos de reservas que podem ser adicionadas à estimativa:

• Reservas para contingências;
• Reservas de gerenciamento.

Reservas para Contingências

• Lidam com os impactos dos custos dos riscos remanescentes durante o planejamento de respostas a riscos.

Reservas de Gerenciamento

• São fundos adicionais separados para cobrir riscos imprevistos ou mudanças no projeto.

A linha de base de custos inclui as reservas para contingências. Ela representa os fundos que o gerente do projeto tem autoridade para gerenciar e controlar. O orçamento de custos é a linha de base de custos mais as reservas de gerenciamento.

Entradas

• Plano de gerenciamento do projeto;
• Documentos do projeto;
• Documentos do negócio;
• Acordos;
• Fatores ambientais da empresa;
• Ativos de processos organizacionais.

Ferramentas e Técnicas

• Opinião especializada;
• Agregação de custos;
• Análise de dados;
• Revisão de informações históricas;
• Reconciliação dos limites de recursos financeiros;
• Financiamento.

Saídas

• Linha base dos custos;
• Requisitos de recursos financeiros do projeto;
• Atualizações de documentos do projeto.

7.4 Controlar os custos

O processo Controlar os custos é semelhante à parte de controle de qualquer outra área de conhecimento, mas com ênfase nos custos.  Este processo agrega os custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos autorizada.

Esta linha de base será referência durante a execução do projeto e utilizada para monitoramento e controle durante o avanço do mesmo.

Entradas

• Plano de gerenciamento do projeto;
• Documentos do projeto;
• Requisitos de recursos financeiros do projeto;
• Dados de desempenho do trabalho;
• Ativos de processos organizacionais.

Ferramentas e Técnicas

• Opinião especializada;
• Análise de dados;
• Índice de desempenho para o término;
• Sistema de informações de gerenciamento de dados.

Saídas

• Informações sobre o desempenho do trabalho;
• Previsões de custos;
• Solicitações de mudança;
• Atualizações do plano de gerenciamento do projeto;
• Atualização de documentos do projeto.

Conclusão

Sabemos que o gerenciamento deve ser iniciado com um planejamento para o mesmo tendo como base diversos elementos do projeto, tais como, as atividades definidas no gerenciamento do escopo e o cronograma do projeto.

Essas três grandes áreas do gerenciamento (trazidas pelo PMBOK) tempo, escopo e custos estão intrinsecamente relacionadas, criando-se uma dependência mútua entre as mesmas.

Os conhecimentos apresentados não fornecem um padrão, eles se traduzem por um Guia, que pode ser modificado, melhorado ou seguido em sua completude de acordo com o projeto a ser gerenciado.

Ressalta-se aqui que esses processos possuem uma lógica sequencial didática, porém, sua execução pode ter atividades sobrepostas em muitos casos, durante o Gerenciamento de Custos, como por exemplo, as atividades de estimar os custos e definir o orçamento.

Os processos estabelecidos devem também se relacionar com outras áreas de gerenciamento de projetos descritas no PMBOK. Ora oferecendo entradas para outros processos, ora recebendo como entrada elementos produzidos por eles e que serão necessários para o desenvolvimento do Gerenciamento de Custos.

Referências

• PMI, Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. Guia PMBOK 6 ed., 2017;
• Série FGV – Gerenciamento de Custo.
• https://www.devmedia.com.br/pmbok-trabalhando-com-gerenciamento-de-custos/31158

Sobre o autor:

Jefferson Duarte – Gerente de Programas e Projetos na empresa Claro Brasil. Certificaçação PMP®, ITIL® e MCTS® em Microsoft Project. MBA Executivo Internacional em Gerenciamento de Projetos pela FGV e Gestão de Projetos de T.I. pelo IBTA. Pós-Graduado em Tecnologia WEB para Sistemas de Gestão Empresarial. Graduado em Ciências da Computação. Atuação profissional na área de T.I. com Processos e Projetos por mais de 15 anos. E-mail: contato@gp4us.com.br e site: https://www.gp4us.com.br