Gerenciamento de Projetos utilizando ferramentas de B.I. (Business Intelligence)

Uma frase que causa polêmica sempre que resolvo proferi-la entre meus colegas de profissão é: Nos últimos anos, em Gestão de Projetos, nada se cria… tudo se copia. Novas metodologias baseadas em métodos existentes e Canvas baseados em Business Model Generation são só algumas das peças produzidas recentemente para servir de apoio ao grande desafio de gerenciar projetos. Na crista da onda do Data Science, as ferramentas de BI (Business Intelligence)também podem ajudar (e muito) os Gerentes de Projetos na gestão do seu portfólio. Alguém duvida que o principal insumo de trabalho de um GP é a informação? Que tal compilarmos todas as informações dos nossos projetos em uma única base de dados? Ou até mesmo compilarmos várias bases de dados em uma única aplicação para gestão das informações?

Alguém um dia me perguntou: “Qual a melhor ferramenta para gerenciamento de projetos?”. E eu respondi: “um bom gerente de projetos”. Não tem “ferramenta” melhor. Quem gerencia projetos não são os aplicativos e sim o GP. Essas aplicações apenas nos dão apoio e auxiliam na gestão.

No ano passado comecei a mexer (timidamente) com essas “novidades” e realmente essas ferramentas trazem recursos interessantes, fazendo com que consigamos montar dashboards dinâmicos que se adequam a cada clique. Basicamente o que conseguimos fazer é uma transformação dos dados em informações relevantes de forma rápida e confiável para apoio à tomada de decisão. Para que consigamos visualizar melhor como essas ferramentas podem nos ajudar no dia-a-dia é fundamental que deixemos um pouco de lado a ideia de que só o MS Project ou aplicações similares podem ser utilizadas no apoio ao gerenciamento de projetos. Quem já rodou em empresas de diferentes portes e culturas sabe que o controle das informações dos projetos é feito desde planilhas eletrônicas à aplicações mais elaboradas (como Project e Primavera).

Minha primeira experiência com esse tipo de ferramenta foi com o QlikView(versão Personal Edition). Nele criei uma aplicação que me traz informações sobre todos os projetos nos quais gerenciei. O mais legal nisso tudo é que eu não preciso mais localizar e abrir pastas à procura de arquivos com as informações de projetos já concluídos. Com apenas 1 clique consigo ter acesso a todas as informações desses projetos.

Nos prints abaixo, selecionei um dos projetos (em verde do lado esquerdo da tela) para que vocês tenham uma visão geral das informações ajustadas conforme seleção. Por questões óbvias, ocultei alguns dados.

Todas essas informações são diariamente alimentadas em uma base de dados (planilha do Excel). A cada atualização dessa planilha há um comando de sincronismo para que os dados inseridos sejam atualizados também na aplicação. O QlikView dispõe de uma aplicação “na nuvem”, o QlikCloud. Também é uma ótima opção para quem quer ter acesso à informações do BI a qualquer hora em qualquer local.

Há outras opções de ferramentas de BI que você pode explorar e analisar a que melhor se encaixa com as necessidades de informações dos seus projetos.

• IBM Watson Analytics
• Microsoft Power BI
• Tableau
• Adobe Analytics
• Google Data Studio (em versão Beta)
• etc…

Já conheci muitos profissionais em gerenciamento de projetos que se interessaram e fazem uso das ferramentas de BI em seus empreendimentos. Como tudo na vida, nada vem de mão beijada. Para trabalhar com esse tipo de aplicação é necessário ter um conhecimento razoável sobre modelagem de dados e, no caso do QlikView, sobre linguagem SQL (não é mandatório mas ajuda enormemente nos cálculos e modelagem das informações).

Os benefícios no uso dessas ferramentas de BI no apoio ao gerenciamento de projetos podem ser percebidos rapidamente. Agilidade e confiabilidade das informações, fácil manuseio de filtros, rápida geração de relatórios e análise visual amigável dos dados, agilizando a tomada de decisão. Na plataforma UDEMY, por exemplo, há cursos específicos dessas ferramentas para que você também seja capaz de montar seus dashboards e manusear de forma correta os dados dos projetos.

Se você também usa alguma ferramenta similar e trabalha com aplicações de Business Intelligence em seus projetos, compartilhe conosco e vamos trocar experiências. Estou realmente interessado no assunto.

Sobre o autor:

Wagner Borba, Gerente de Projetos da Tecnoset IT Solutions. Graduado em Gestão da Tecnologia da Informação pela FG/Laureate International Universities de Pernambuco e MBA em Gestão de Projetos pela Universidade Estácio de Sá. Possui certificado Project Management Professional (PMP®) pelo PMI, Certified ScrumMaster (CSM®) pela Scrum Alliance, International Product Owner Foundation (IPOF) pela Scrum Association e Lean Six Sigma Yellow Belt (SSYB). Possui 10 anos de experiência em projetos nas áreas de Telecomunicações e Tecnologia da Informação em empresas multinacionais como Alcatel-Lucent, Isolux Corsan e Huawei Technologies, atuando em projetos de grande porte para as maiores operadoras de telefonia do país. Também atuou como consultor em gerenciamento de projetos para empresas das áreas de TI, Saúde Ambiental, Construção Civil e Logística. Hoje atua com projetos de TI e Serviços voltados para o setor público e preside o Conselho Fiscal do PMI-PE. Email de contato:  wagner.borba@pmipe.org.br/   wborbaconsultoria@gmail.com.   Site: http://escopodefinido.com