Gestão de projetos para pequenas empresas e pequenos negócios

Resumo

A gestão de projetos se tornou fundamental devido a grande competitividade do cenário atual. O grande desafio para as pequenas empresas e pequenos negócios é sua utilização de maneira eficiente e eficaz, buscando soluções aos problemas comumente encontrados. Este artigo tem como objetivo apresentar uma proposta para o uso de técnicas de gerenciamento de projetos para melhoria de desempenho de pequenas empresas.

Introdução 

A utilização da técnica de gerenciamento de projetos está cada dia mais sendo utilizada por várias empresas, independentemente do seu porte. É uma ferramenta que se utilizada de maneira correta pode trazer grandes benefícios para a organização, como também grandes prejuízos se utilizada de maneira inadequada.

Todo projeto é um trabalho ou serviço único e específico que deve ser desenvolvido por etapas ou fases e que tem um prazo para acabar (Souza, Campos, Oliveira, at al, 2015). Por isso o planejamento correto para execução de um projeto deve ser desenvolvido de forma bastante elabora e contemplando todos os riscos que possam surgir, para assim garantir seu sucesso no momento da implementação e conclusão.

Diversas questões devem ser analisadas para utilização das técnicas de gerenciamento de projetos nas organizações, mas quando se fala de pequenas empresas ou pequenos negócios, uma atenção especial deve ser dada, pois a má implementação ou elaboração de um projeto poderá levar a falência da mesma. Essas, apresentam características em comum, fatores limitantes que influenciam em todo processo organizacional:

• Capacidade produtiva limitada;

• Desvantagem competitiva;

• Recursos limitados;

A necessidade de mudanças urgentes é necessária para pequenas empresas que buscam alcançar e garantir espaço no mercado, assim faz-se imprescindível à implantação de metodologias e procedimentos que vão direcionar e organizar as atividades de todo ambiente corporativo.

Diante de um mercado extremamente competitivo, as pequenas empresas vêm buscando novos métodos, técnicas e ferramentas de gestão de projetos motivadas pela busca da melhoria de seus processos.

Neste artigo serão apresentados casos de sucesso e de fracasso de implantação de projetos em pequenas empresas e quais foram as técnicas utilizadas para se chegar nesses resultados positivos e/ou negativos além de apresentar possíveis causas e dicas para que o resultado alcançado seja sempre favorável.

Desenvolvimento

A prática da utilização das técnicas de gerenciamento de projetos tem se tornado algo cada vez mais comum na vida organizacional de qualquer empresa. Sua correta aplicabilidade traz inúmeros benefícios que vão de encontro ao objetivo geral de qualquer organização, que é a maximização de seus lucros.

Para as pequenas empresas e pequenos negócios, a história não muda, porém, alguns cuidados devem ser tomados para realizar um projeto em negócios desse porte, sendo que um projeto malsucedido pode levar a empresa a fechar suas portas. Existem vários pontos que sempre devem ser observados:

• A complexidade do projeto: Muitas vezes, pequenas empresas utilizam de estimativas não realistas, isso podendo proporcionar na não elaboração do projeto devido sua grande complexidade;

• Possuir planejamento de processos e recursos (Capital, infraestrutura e mão-de-obra);

• Aquisição de técnicas e ferramentas externas: Na maioria das vezes isso requer grandes investimentos para implanta-las;

• Planos de Projetos enxutos utilizando somente de processos necessários: não há a necessidade de se utilizar todos os processos descritos no PMBOK, quanto mais enxuto, menor será o impacto nos custos do Projeto.

• Processos menos “engessados”, proporcionando soluções mais rápidas e maior agilidade. Em grandes empresas, há a dificuldade de gerência devido ao grande número de envolvidos nos processos, bem como a burocracia para aprovação das diversas áreas envolvidas no processo, o que não ocorre nas pequenas empresas, onde há maior flexibilidade nos processos, tornando-os mais ágeis e menos burocráticos devido a menos quantidade de envolvidos;

• Ponto único de comunicação: estabelecimento de um ponto único de comunicação com seu cliente, fazendo a ponte entre o gerente de projetos e a empresa, evitando falhas na comunicação. É importante que o cliente esteja ciente de tudo que está acontecendo em seu projeto estabelecendo-se inclusive como será a forma de comunicação;

• Escolha correta de fornecedores e prestadores de serviço. Gerir a manutenção de prazos de entrega, por não haver a possibilidade de erros. É necessário que a mão de obra contratada bem como os fornecedores escolhidos, estejam diretamente envolvidos no projeto sendo de extrema importância o cumprimento dos prazos;

É muito importante também, a clareza dos objetivos, fluxo de informações, boa comunicação, gestão de recursos humanos e uma boa liderança. Deve-se estar bem alinhado entre todos envolvidos do projeto quais são as etapas, escopo, prazo de execução, orçamento necessário, qualidade, recursos e riscos para se obter o sucesso do mesmo. Um cronograma deve ser estabelecido e todos devem ter engajamento de fazer com que este seja cumprido.

Por outro lado, devem ser observados alguns motivos que podem levar ao insucesso: estimativas e planas não realistas definição imprecisa do escopo, comunicações incompletas, pouca integração entre tempo, custo e qualidade, quando os papéis e responsabilidades não são definidos, falta de entrosamento na equipe, nível de detalhamento inadequado, falta de planejamento e objetivos mal traçados.

A integração e comunicação das partes envolvidas, sempre atentas ao cumprimento do escopo dentro do tempo estabelecido, realizando todo planejamento necessário para as aquisições (custos) e prevendo os possíveis riscos (que podem ser positivos, trazendo oportunidades ou negativos, trazendo ameaças) podem trazer o sucesso de qualquer projeto desde que todas essas áreas sejam observadas, planejadas e cumpridas.

Existem vários casos de experiências que tiveram sucesso ou fracasso com a utilização das técnicas de projetos, como:

• Utilizando recursos próprios, uma pequena empresa utilizou a experiência e conhecimentos de seus funcionários para criar uma ferramenta administrativa que gerenciava todo o processo desde o pedido do cliente até a entrega do serviço realizado.

• Assumindo o desenvolvimento de um grande projeto, sendo que alguns do envolvidos não estavam engajados no processo, uma pequena empresa cometeu várias falhas no planejamento e aquisições desnecessárias feitas no início de sua execução, tudo isso culminou na decisão de interromper o projeto, causando assim prejuízo para a empresa.

Como esses, existem vários exemplos de sucesso e de fracasso na execução de um projeto. Outro ponto impeditivo é a dificuldade de aceitação nas mudanças, devido a resistência interna e dificuldade em sair da “zona de conforto”, tal atitude pode implicar em perca de oportunidades e melhorias nos processos da organização.

Por isso é indispensável um bom planejamento utilizando-se de todas as instruções para elaborar um projeto, disciplina para seguir o cronograma e procurar sempre realizar as atividades conforme previsto e sempre prevendo contingências, pois algo sempre pode sair do planejado. Sendo assim, a gestão correta dos projetos tende a trazer o crescimento gradativo das empresas, trazendo assim, melhorias nos processos e aumento dos lucros.

Dicas

Para definição de um modelo de gestão de projetos é sugerida atenção aos seguintes pontos:

• Realização de entrevistas com as pessoas envolvidas nos processos, de forma a levantar necessidades de informações para cada departamento, verificar as deficiências dos processos e as causas dos conflitos encontrados;

• Reuniões, utilizadas para traçar planos de ação e contingencia;

• Criação e controle do cronograma;

• Planejamento das tarefas a serem executadas.

• Levantamento dos recursos do projeto de forma a verificar a possibilidade de se transformar os requerimentos planejados em realidade.

• Criação de procedimentos e formulários, para melhorar o processo de comunicação e também visando à formalização e padronização do processo.

• Desenhar o fluxograma do processo, definindo tarefas e seus responsáveis. Com este também é possível melhorar a visualização das interfaces entre cada departamento.

• Para um melhor fluxo de informações dentro da empresa, sugere-se a implementação de uma ferramenta de gestão de projetos, visando melhorar o controle das informações através da integração dos departamentos.

• Criar um plano de comunicação contendo os grupos interessados, bem como as informações que cada um realmente necessita. Não basta apenas definir prazos para entrega de relatórios, agendar reuniões semanais ou até mesmo constantes visitas ao cliente, se as informações transmitidas pelos devidos canais não possuem credibilidade e valor agregado para a estratégia ou implementação do projeto.

• Criação de um sistema de controle da qualidade, visto que, além de tudo, é um fator primordial para manter-se em um mercado competitivo.

Conclusões

A utilização das técnicas de gerenciamento de projetos traz vários benefícios para qualquer empresa, seja ela de grande ou pequeno porte. O nível de maturidade em projetos é alçado mediante dedicação de todos os envolvidos e supõe aprendizado constante a nível individual e coletivo sendo que quando analisada a evolução do ciclo de vida em que a gestão de projetos se encontra, é possível perceber que a empresa evolui de um estágio inicial e de aceitação da gerência para um princípio de estágio de crescimento.

Ainda, é possível afirmar que a empresa se encontra em um estágio de reforçar seu conhecimento sobre gestão de projetos e intensificação das ações nesse sentido. Seguindo corretamente o que foi discutido, a empresa só tem a obter sucesso com o projeto determinado.

Referências:

• ADIB, Paulo Henrique; SANTOS, Alisson Lima; ARAUJO, Flavio Jose; SANTOS, Tamires Gomes. Propostas de gerenciamento de projetos para micro e pequenas empresas. Disponível em: <www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2011_TN_STO_142_899_18267.pdf>. Acesso em: 03 out. 2015.
• BOUER, Ruy; CARVALHO, Marly de Monteiro de. Metodologia Singular de Gestão de Projetos condição suficiente para a maturidade em gestão de projetos. Revista produção, set 2005.
• DISMORE, Paul Campbell; SILVEIRA NETO, Fernando Henrique da. Gerenciamento de Projetos :como gerenciar projetos com qualidade, dentro do prazo e custos previstos. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2007.
• FRAGA, Marcel. A importância do gerenciamento de projetos em pequenas empresas com diferencial competitivo. Disponível em: </www.administradores.com.br/artigos/negocios/a-importancia-do-gerenciamento-de-projetos-em-pequenas-empresas-como-diferencial-competitivo/28792>. Acesso em: 05 out. 2015.
• GRAY, F. Clifford; LARSON, W Erik. Gerenciamento de projetos: o processo gerencial – 4ª ed . São Paulo,2009.
• PMHUT. 5 dicas para Gerenciamento de Projetos em uma pequena empresa. Autor: Jeff Kear. Disponível em: <www.pmhut.com>. Acesso em> 02 out. 2015.
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• REIS, Thiago. Gerenciamento de projeto em uma pequena empresa. Disponível em:<www.projectbuilder.com>. Acesso em: 01 out. 2015.
• SANTOS, Alisson Lima el al. A gestão por processos aplicada ao gerenciamento de projetos: um estudo de caso do programa Sergipe. Disponível em
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• SKATEHOLDER. Projetos pequena empresa. Disponível em: <http://stakeholdernews.com.br/artigo/projetos-pequena-empresa/>. Acesso em: 02 out. 2015.
• VARGAS, Ricardo. Manual Prático do Plano de Projeto. 4. Ed. São Paulo: 2009. 230 p

Sobre os Autores:

Gleiciara Aparecida Teixeira Gandra; Graduada em Ciências Contábeis pela FUNCEC, faculdade de João Monlevade. Pós-Graduada em Administração de compras pelo IETEC e estudante do MBA em Gestão de Projetos pelo IETEC. Experiência com suprimentos na empresa ArcelorMittal em compras de materiais e equipamentos de produção assim como contratação de serviços de diversas naturezas. Atualmente trabalha na mineradora Vale como gestora de contratos de serviços. E-mail: gleiciara@hotmail.com

Felipe Meireles de Paula, Engenheiro Civil graduado pelas Faculdades Integradas Pitágoras – FIP MOC. Pós-Graduado em Engenharia Logística e estudante de MBA em Gestão de Projetos pelo IETEC. Atuação em diversos setores da engenharia, dando ênfase as atuações como projetista arquitetônico e estrutural na Construtora Esquadro, Gestor logístico da AP&L e Engenheiro Civil responsável técnico da Construtora Vanguarda. Atualmente trabalha como consultor Umov.me e gestor de projetos pessoais (Mais Barato MOC e GoloG). Email: elipemeirelesdp@hotmail.com

Anderson Neves Pantolfo, Tecnólogo em Redes de Computadores pela faculdade Estácio de Sá de Belo Horizonte e estudante de MBA em Gestão de Projetos pelo IETEC. Possui experiência de mais de 6 anos na área de TI como Analista de Suporte. Trabalha como Administrador de Redes no Tribunal de Justiça de Minas Gerais. E-mail: anderson.pantolfo@gmail.com

Everton Ferreira Simões; Graduado em Engenharia de Computação pelo Centro Universitário UNA e estudante do MBA em Gestão de Projetos pelo IETEC. Experiência na área de tecnologia da informação em diversos setores como desenvolvimento, análise de sistemas, ScrumMaster e coordenação de equipes. Atualmente trabalha como analista de sistemas na empresa Localiza Rent a Car S/A, sendo responsável pela elaboração, detalhamento e funcional e técnico acompanhamento da execução de testes e pela entrega do produto em produção. E-mail: everton.simoes@gmail.com

Contexto: Artigo apresentado como trabalho da matéria de Gestão de Projetos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da turma GPPP (Pós em Gestão de Projetos) T155 do IETEC.

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