Metodologia diferenciada: Project Model Canvas. Início, meio ou fim?

Apresentada como uma metodologia diferenciada de gerenciamento de projetos, o Project Model Canvas não demanda o tempo e o esforço necessários para preencher diversos documentos e a burocracia tão comum quando o assunto é gestão empresarial de um modo geral. O modelo tem como característica o foco naquilo que é essencial, a dita “alma do projeto”, habilitando ainda que todos os stakeholders tenham uma participação ativa na concepção do planejamento.

Neste contexto, a estratégia é ideal para empreendimentos que desejam otimizar seus métodos de planificação, mas que ao mesmo tempo têm um forte viés inovador, negócios altamente dinâmicos e muitos projetos simultâneos em andamento. Para estes ambientes nos quais soluções rigidamente delimitadas não se aplicam (e nem um engessamento de métodos), o Project Model Canvas se insere como uma excelente e enriquecedora alternativa.

O Project Model Canvas é uma adaptação do Business Model Generation, proposto por Alex Osterwalder, para ilustrar Modelos de Negócios.

Quer saber mais sobre este modelo inovador, seu funcionamento e suas vantagens para a gestão de projetos? Acompanhe o nosso post!

Pensar e planejar visualmente é mais fácil: no que consiste o Project Model Canvas?

Como já dissemos, o Project Model Canvas é apresentado como uma metodologia inovadora para gerenciamento de projetos, priorizando a compreensão do ambiente e das suas necessidades para uma melhor administração do processo. Mas afinal, você pode estar se perguntando, qual é o diferencial do método e no que ele consiste?

Idealizado por um dos principais nomes do gerenciamento no Brasil, José Finocchio Jr., o método requer uma única folha para ser colocado em prática – e revolucionar de vez a estrutura tradicional da área de projetos. A mecânica do processo é bastante simplificada: é necessário nada mais que uma folha em formato A1 e alguns blocos de post-it. A partir daí, a meta é realizar um brainstorming com os membros da equipe e também o cliente, tudo sob a coordenação do gerente responsável. Desta forma, a ideia central é formar uma visão conjunta do projeto, estabelecendo suas fases, seu custo, seus objetivos e benefícios.

Assim, oferecer uma ferramenta para organizar ideias, clarificar metas e etapas e tornar todo o processo mais compreensível para as partes envolvidas é a finalidade principal.  No entanto, apesar do tom descontraído e simplificado da metodologia, elementos típicos da gestão de projetos também estão presentes no processo: estes aspectos vêm à tona quando as informações reunidas começam a se integrar em blocos específicos. Deste modo, fatores comuns aos sistemas tradicionais de gerenciamento de projetos, tais como stakeholders, premissas, custos e cronogramas são itens que marcam presença na folha e são considerados pela Canvas.

O objetivo do método, em suma, é promover um processamento do projeto  muito mais intuitivo e veloz, acompanhando as tendências mundiais recentes que atestam que o aspecto visual tem grande força para os sistemas de planejamento. Segundo Finocchio, planos são modelos mentais – muitas vezes, um único gráfico ou uma tabela podem substituir inúmeras páginas de arguição em texto. Interessante, não?

Como funciona e quem pode participar do processo?

Para traçarmos um panorama do funcionamento do método e seus potenciais participantes, podemos dizer que a equipe envolvida, o cliente que receberá o produto e o patrocinador, se assim o desejar, são as figuras de maior relevância para fazer parte do processo. Mas é o cliente que, sobretudo, se destaca como parte essencial para integrar os esforços conjuntos. O importante, segundo Finocchio, é mesclar no processo as pessoas que têm muito conhecimento com aquelas que têm pouco (os membros com pouca bagagem podem trazer desafios para a empreitada, enquanto os que entendem mais do processo contribuem com sua experiência).

Basicamente, a Canvas consiste em um plano formulado em uma única página, compondo-se de um espaço para um pitch (uma frase curta e de impacto, que seja capaz de definir o projeto) e de uma divisão em blocos para segmentar os vários elementos que fazem parte da elaboração de qualquer projeto. Este conteúdo, como enfatizamos, deve ser impresso em uma página suficientemente grande – tamanho A1 –  para que os stakeholders possam deixar suas contribuições ao redor deste espaço em blocos de post-its, relacionando as definições do processo. Cada contribuição, assim, deve caber em um post-it (que pode ser reposicionado, colado e descartado de acordo com o andamento da sessão).

Desta forma, o modelo é bastante intuitivo, apresentando uma nomenclatura descomplicada e também autoexplicativa, baseada em seis questões principais: o quê, por quê, quando, quem, como e quanto. A partir daí, a Canvas se configura como um método eficaz para resolver, conceber e ter uma boa visão do seu projeto, constituindo-se inclusive um ponto de partida para outros tipos de plataforma, tais como planilhas e cronogramas diversos.

Ponto de partida?

Sim, ponto de partida. O Project Model Canvas pode ser utilizado como base do gerenciamento de projetos, mas não substitui as ferramentas tradicionais.  Pense bem,  a integração com outras ferramentas de gestão de projetos é um ponto crucial e pode poupar horas valiosas do gerente de projetos. No NetProject, utilizamos o Canvas do Projeto para automaticamente preencher outros documentos importantes do projeto, como o Termo de Abertura, a Declaração de Escopo, a Lista de Riscos, a Lista de Aquisições e até mesmo o Cronograma do Projeto.

Mais um meio de apresentação do Projeto?

Entendemos que o Project Model Canvas também facilita a apresentação do projeto. Por isso, fornecemos uma interface que permite que os projetos já cadastrados no NetProject sejam automaticamente apresentados nesta nova metodologia, sem que seja necessária nenhuma ação demorada a ser executada pelo gerente de projetos ou pela equipe. Assumimos o Canvas, nesta situação, como mais uma ferramenta de apresentação do projeto, que junta-se às já existentes: Painel de Controle, Resumo do Projeto, Quando Kanban, dentre outras.

Project Model Canvas versus Plano do Projeto

Como já adiantamos o Project Model Canvas é uma adaptação do Business Model Canvas, utilizado por Startups para apresentar seu Modelo de Negócios em estágios iniciais de operação do negócio. A medida que a Startup avança, torna-se necessário apresentar todo o contexto da empresa de uma forma mais robusta, o Plano de Negócios.

Entendemos que para projetos a situação é a mesma. Em estágios mais avançados de planejamento e gestão, um documento mais robusto torna-se imprescindível. Por isso apostamos no Project Model Canvas dinâmico, que automaticamente preencha os diversos planos que irão compor o Plano do Projeto.

Você, gerente de projetos, o que achou da metodologia? De fácil aplicação, o Project Model Canvas é acima de tudo um grande aliado para a tarefa de unir pessoas e suas ideias, fomentar a comunicação e proporcionar um ambiente maleável para a troca de informações e experiências: a estratégia se traduz, então, em mais eficiência para o projeto e mais integração e dinamismo para as equipes.

Sobre o autor:

Hayala Curto, CEO da Seed e idealizador do software NetProject. Principal acionista da empresa, Hayala é mestrando em Informática pela PUC Minas, graduado em Ciência da Computação e tem MBA em Gerência de Projetos e Gestão Empresarial pela FGV. Tem mais de 15 anos de experiência coordenando projetos de TI. Especialista em plataforma WEB e Business Inteligence. Participou da criação e do desenvolvimento de diversos DataWarehouses e aplicações WEB corporativas para clientes como a Telemig Celular, Vale, Prefeitura de Betim, CEMIG, entre outros. É membro do PMI, Project Management Institute, atuante no capítulo de Minas Gerais, desde 2004.  E-mail de contato: contato@seedintelligence.com / http://www.seedintelligence.com