O Escritório de Projetos – PMO, Virtualizado e Remoto

Sim, é possível controlar projetos remotamente, tomando os devidos cuidados em realizar um trabalho conjunto de capacitação da equipe, desenho de uma metodologia de gestão própria e escolhendo os softwares adequados.

Antes de continuar, PMO não é um cargo ou atribuição!

Não, o você não é o PMO de uma empresa. Nem mesmo “está” PMO, como algumas frentes recentes de Recursos Humanos pregam. O PMO, ou Project Management Office é um departamento da empresa responsável por fomentar uma cultura de gestão de projetos em toda a organização. Algumas empresas lançam mão de uma estrutura física para abarcar o PMO, destacando este departamento na estrutura organizacional em três possíveis apresentações:

• PMO Corporativo: Alocado em níveis organizacionais superiores, geralmente se reportando a alta gestão ou diretoria da empresa e com abrangência multi departamento.
• PMO Departamental: Alocado em níveis departamentais, se reportando ao diretor da área e com abrangência limitada a esta área.
• PMO de Projeto: Responsável pelo acompanhamento de um único projeto ou programa. Geralmente o projeto ou programa mais importante para a empresa, no cenário estratégico atual.

Gerenciar projetos é muito mais que arrastar tarefas num quadro kanban!

Vale um aviso importante. Não se deve confundir a gestão de projetos e portfólio com o acompanhamento de atividades diárias. O Quadro Kanban é uma excelente ferramenta para o acompanhamento visual e dinâmico das tarefas pendentes, em execução ou concluídas. Não podemos cair no erro de assumir apenas esta visualização de tarefas como uma gestão de projetos.

A boa notícia é que não precisamos nos apavorar, nem reinventar a roda. Aqui vou defender um corpo de conhecimento que tem sido massacrado ultimamente. O Guia PMBOK, ou Project Management Body of Knowledge já nos dá o caminho das pedras para ter uma visão do todo em relação a gestão de projetos.

Lembre-se sempre em trabalhar as demais áreas de conhecimento sugeridas no guia: Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Recursos Humanos, Riscos, Qualidade, Comunicações, Aquisições e Partes Interessadas.

O trabalhar, aqui citado, envolve elaborar sua própria Metodologia. Ou seja, entender o cenário e cultura da empresa em conjunto com boas práticas de gestão mundialmente aceitas. A partir deste entendimento, organizar seu próprio passo a passo de como os projetos são planejados, executados e controlados. Faço sempre uma analogia com meus alunos.

Elaborar uma Metodologia é definir as regras do jogo. Não posso aplicar as mesmas regras em esportes/empresas diferentes. Vejo que muitas críticas ao Guia PMBOK seriam indevidas, principalmente se entendermos bem a afirmação anterior.

Uma pequena lista de complementos ao Quadro Kanban, para aprimorar a Gestão de Projetos.

Vamos listar apenas algumas ferramentas que podem ajudá-lo a gerenciar melhor os projetos e sair da visão simplista (sem diminuir sua importância) do Quadro Kanban. Você pode desenvolver estes complementos no Excel, mas se desejar uma solução completa para apoio ao Escritório de Projetos, utilizada por grandes empresas brasileiras, fica o convite para conhecer o NetProject. Vamos lá!:

1) Uma Estrutura Analítica do Projeto, para representar o Escopo planejado desdobrando as entregas em subcomponentes mais facilmente gerenciáveis :

Uma Análise Qualitativa de Riscos, para priorizar os Riscos identificados, atribuindo-te um impacto e probabilidade para cada risco:

3) Uma Gestão de Ocorrências, para endereçar pendências de projetos e acompanhar a resolução das mesmas:

4) Uma Análise Multi critérios de Projetos, para priorizar o Portfólio de acordo com parâmetros previamente definidos:

5) Um Mapa Balanced Scorecard, para fazer a ponte do Portfólio de Projetos com a Estratégia da Empresa, vinculando projetos a objetivos estratégicos:

6) Painéis de Controle, ou Dashboards do Portfólio de Projetos, para facilitar a visualização da situação atual de todos os projetos da empresa:

Dicas Finais

• Entenda que Gerenciar Projetos é muito mais que arrastar tarefas em um Quadro Kanban.
• Seus clientes, internos ou externos, vão solicitar um prazo para os projetos. Trate o dia-a-dia ágil, mas forneça uma vista de longo prazo para os clientes.
• Manter uma base única de projetos online, independente da metodologia adotada, é importante.
• Não se esqueça das Áreas de Conhecimento do Guia PMBOK, para realmente verificar se cuidou de todos os detalhes do projeto.
• Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Recursos Humanos, Riscos, Qualidade, Comunicações, Aquisições e Partes Interessadas.
• Trabalhe Metodologias Híbridas, que façam bom uso de práticas e ferramentas de escolas preditivas, ágeis ou visuais de gestão de projetos.

Sobre o autor:

Hayala Curto, CEO da Seed e idealizador do software NetProject (http://netproject.com.br/). Principal acionista da empresa, Hayala é mestrando em Informática pela PUC Minas, graduado em Ciência da Computação e tem MBA em Gerência de Projetos e Gestão Empresarial pela FGV. Tem mais de 15 anos de experiia coordenando projetos de TI. Especialista em plataforma WEB e Business Inteligence. Participou da criação e do desenvolvimento de diversos DataWarehouses e aplicações WEB corporativas para clientes como a Telemig Celular, Vale, Prefeitura de Betim, CEMIG, entre outros. É membro do PMI, Project Management Institute, atuante no capítulo de Minas Gerais, desde 2004.  E-mail de contato: contato@seedintelligence.com / http://www.seedintelligence.com