Publicado em 30/09/2013
Nessa semana quero convida-lo a fazer uma reflexão sobre um tema que costumo chamar de: O paradigma do planejamento.
Segundo o dicionário Aurélio (www.dicionarioaurelio.com) planejar significa: v.t. Traçar; fazer o plano de. / Projetar, fazer tensão de. / Programar, planificar. / Planear. E planejamento: s.m. Ação ou efeito de planejar. / Plano de trabalho pormenorizado. / Função ou serviço de preparação do trabalho. // Planejamento familiar, instituição de uma série de medidas para melhorar as condições da vida no lar (alimentação, higiene, limitação de nascimentos etc.).
Em minha opinião, planejar é uma atividade que, além de ser intuitiva, é uma das mais antigas e mais realizadas pelo ser humano. É uma atividade tão primitiva que até os animais, mesmo que instintivamente, planejam suas atividades. Você não acredita? Nunca pensou nisso? Então assista a um daqueles programas que falam sobre a vida selvagem e mostram como as leoas coordenam suas ações para capturar uma presa. Elas planejam seus passos, sua posição, velocidade e até analisam os riscos envolvidos nas ações.
Nós planejamos desde que o “homem das cavernas” começou a se comunicar e a caçar para se alimentar. E fazemos isso, todos os dias, várias vezes ao dia, envolvendo todos os processos e boas práticas de planejamento que conhecemos. Algumas vezes com o requinte de fazermos uma análise prévia e decidirmos quais processos, e em que profundidade, serão utilizados, de acordo com a complexidade do projeto a ser realizado.
Se por um acaso você não tinha se dado conta disso, ou ainda não esta concordando comigo, pense num dia típico de trabalho.
O despertador toca e você acorda. A primeira coisa que faz é verificar, na sua memória, quais serão seus primeiros compromissos pela manhã. Depois de alguns segundos, analisa a implicação de dormir mais 15 minutos e chegar atrasado ao escritório – análise de desvios e de riscos. Como você tem uma reunião importante, e já se passaram 5 minutos desde que o relógio tocou, você decide se levantar e ir tomar seu banho.
No chuveiro você começa a pensar na sua agenda do dia, e a programar todos os compromissos: reunião com sua equipe às 8 horas no escritório; aquele relatório que você tem que terminar e entregar hoje; reunião com o cliente às 15 horas e 30 minutos; aquele almoço com seu colega que não vê há anos e que esta marcado há meses – definição do escopo e das atividades, sequenciamento e estimativas.
Você percebe que não terá tempo para realizar todas as atividades e começa a pensar nas suas opções e no que pode ser adiado – análise de alternativas.
Então decide ir de carro para o escritório, ao invés de pegar o Metro como faz todos os dias, para ganhar tempo nas locomoções. Também liga para um subordinado e pede para que ele inicie a revisão do relatório, mesmo sem você presente – alocação de recursos.
Você esta convencido, agora? E esse é apenas um exemplo trivial do nosso dia a dia. Há outros inúmeros exemplos clássicos de planejamento que realizamos na nossa vida pessoal: viagem de férias, churrasco do fim de semana, festa de aniversário do filho, conquista da(o) nova(o) namorada(o), etc.
Como você já pensou bastante no assunto, me ajude a responder à seguinte pergunta: se somos tão bons planejadores na nossa vida, porque não repetimos o mesmo desempenho quando estamos gerenciando projetos? Esse é um paradigma muito difícil de ser decifrado.
Você pode estar pensando: ele tem a resposta e vai me dá-la agora!Lamento decepcioná-lo. Mas, não só não tenho a resposta a essa pergunta, como acredito que ninguém a tenha, de uma forma completa e definitiva.
Porém, temos algumas pistas que podem nos ajudar a aprofundar, um pouco mais, a nossa reflexão sobre o assunto.
Acredito que um dos motivos para essa falta de empenho na realização do planejamento em projetos, vem da falta de visão dos profissionais em geral. Explico! De maneira geral, os profissionais não enxergam o valor que as atividades de planejamento agregam ao projeto e acreditam que a energia e recursos aplicados nessa atividade são perdidos. Isso pode, a primeira vista, parecer bobagem. Mas pense um pouco na sua experiência em projetos, como Gerente de Projeto ou participante de uma equipe de gerenciamento. Quantas vezes a equipe teve o tempo e os recursos necessários para fazer um planejamento consistente e eficiente? Pouquíssimas, não é? Na maioria das vezes a equipe é pressionada a completar o planejamento do projeto inteiro, emitindo sua Linha de Base de tempo, em uma ou duas semanas, quiçá alguns dias.
Nesse momento, os mais “experientes” (como eu), devem estar pensando: nem sempre foi assim! No tempo em que fazíamos o cronograma na mão, a coisa era diferente. E é verdade! Desse pensamento tiro o que pode ser outro motivo: o imediatismo e facilidade do mundo moderno. Hoje, com a informática, tudo é tão fácil e rápido, que as pessoas não vem mais sentido em planejar.
Outro ponto que pode explicar a falta de interesse no planejamento é cultural. É a cultura moderna do “fazedor” (doer), onde é muito mais importante fazer do que pensar. É muito mais valorizado o profissional que realiza e entrega, do que aquele que “perde tempo” pensando e planejando.
Existem vários fatores que influenciam O paradigma do planejamento, e não tenho a mínima pretensão de esgotar esse assunto nesse artigo. Pelo contrário, a intenção foi despertar cada um para uma reflexão nesse assunto.
Convido você a refletir e dividir suas ideias e ponto de vista com todos os amigos leitores dessa coluna, fazendo seu comentário aqui no site PMKB.
Sobre o Colunista:
Alexandre Zoppa, PMP, SpP, com mais de 15 anos de experiência em gerenciamento, é engenheiro eletrônico formado pela Escola de Engenharia Mauá, pós-graduado em Administração de Empresas pela FAAP e com aperfeiçoamento em Gerenciamento de Projetos pela George Washington University. É instrutor em Gerenciamento de Projetos e colunista do PMKB. Hoje atua como coordenador de planejamento Arcadis Logos. Já foi PMO na Ambev e Líder de Planejamento na ABB S.A., entre outras.
E-mail de contato: alexandrezoppa@yahoo.com.br; Skype: azoppa
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Muitas empresas abandonaram o planejamento estratégico e estão agindo por impulsão. Acho que infelizmente ainda temos muitos dirigentes presos aos paradigmas do passado. Ações obsoletas que ainda persistem em grande parte das nossas empresas, a cultura local, a falta de visão sistêmica e falta de ética dos nossos governantes colaboram muito para que os projetos não saiam do papel e quando acabam saindo, os atrasos são regras para alavancar orçamentos. Uma prova disso são os recentes projetos para melhorar trânsito no Rio de Janeiro que só depois de 50 anos estão sendo implementados. Os negócios precisam mudar, as pessoas principalmente!
Alexandre,
Acho que não me interpretarás mal, até por que compartilhamos de opiniões similares.
O fato é que ainda não atacamos, por assim dizer, o “cerne” do problema, pois tudo evoluiu: as ferramentas, os profissionais, as metodologias porém os resultados, podemos dizer, seriam vexatórios não fossem o “status quo”.
Entendo que as evoluções mencionadas são condições NECESSÁRIAS.
Quanto as necessidades de especialização e de conhecimento técnico, penso que para este último se o planejador tiver humildade ele poderá prescindir da técnica buscando permanente apoio com o seu cliente “executante”, já quanto a especialização é de extrema importância, mas antes o profissional precisa aprender a lógica por trás das ferramentas.
Tenho observado que muitos de nós, especialistas, apresentamos dificuldades em, por exemplo de fazer sem software uma rede de digamos 10 atividades e daí extrair os indicativos de precedências, folgas e etc..
Quando o resultado apresentado pela ferramenta “parece” inconsistente ou estranho, algumas vezes um simples exercício manual com um ou mais ramos da rede pode elucidar as dúvidas ou mesmo identificar algum bug.
O tema é empolgante e tenho me dedicado a ele nos últimos anos e a cada dia aprendo mais e aumenta a quantidade de coisas que faltam eu aprender.
Rogério,
Você tocou num ponto importante. Enquanto privilegiarmos a quantidade sobre a qualidade, teremos problemas não só no planejamento, mas também no projeto e execução dos empreendimentos.
Esse é mais um dos tantos paradigmas que precisamos quebrar em nosso país.
Roberto,
Concordo com você sobre a importância da integração e participação do planejador na execução do projeto. Naquela época, as ferramentas de gerenciamento eram bem menos poderosas e, consequentemente, menos complicadas.
É verdade que a evolução das ferramentas tornou seu uso mais especializado, mas também é verdade que a própria ciência do Gerenciamento de Projetos também evoluiu na mesma proporção, exigindo maior especialização dos profissionais que atuam nessa área. O mesmo, talvez em outra profundidade, ocorreu nas áreas técnicas, que cada vez mais se desenvolvem e exigem maior especialização dos profissionais.
Não vejo com maus olhos a necessidade de especialização nas ferramentas, desde que o profissional (planejador) também se especialize na ciência do planejamento, se desenvolvendo nos conceitos e aplicação dos processos de planejamento e controle.
Muito boa essa discussão. Ela acaba entrando pelo caminho inevitável da eterna discussão sobre a necessidade, ou não, de conhecimento técnico para os profissionais da equipe de gerenciamento.
Outro viés que encontro com relação ao planejamento, como gestor de projetos e convênios para municípios são os prazos para entrega dos projetos nos órgãos públicos Estaduais e Federal. A política da quantidade se sobrepõe a qualidade e a mudança deste paradigma percebo muito difícil, pois a pressão dos poderes legislativo e do executivo locais reforça este modelo. Ficamos entre a cruz e a espada!
Adriano,
Você tocou em dois pontos que são bem interessantes.
1 – Planejador / Gerente para cumprir tabela:
Imaginemos alguém que vá fazer uma cirurgia, digamos no cérebro, se esse alguém tiver condições ele ira pesquisar quais são os mais qualificados e optará por um deles, ok?
Agora imaginemos que uma vez escolhido o cirurgião, o paciente / cliente estabeleça os critérios para a escolha do anestesista e do médico auxiliar.
Se o cirurgião não tiver na sua equipe opções que atendam esses requisitos (equipe essa que faz parte da formação de seu conceito no mercado e que levou o paciente a escolhe-lo) e mesmo assim ele aceitar fazer a cirurgia contratando para o “projeto” outros dois profissionais, é bem provável que quem faça a cirurgia com o cirurgião seja a sua equipe e os dois só estarão lá para cumprir o requisito.
2 – Planejamento quem nem é olhado:
Se nós assinarmos um boletim astrológico, pagos em uma parcela com direito a um prognóstico mensal e percebermos que nos primeiros 8 ou 9 meses eles não auxiliaram em nada a obtenção de nossos objetivos e as vezes até o impediram, será que nós teríamos a curiosidade de ler os últimos 3 ou 4 prognósticos?
Sei que é assunto para muito debate, mas o fato concreto é que as duas histórias têm muito em comum a gestão de projetos e que projetos têm tido problemas com o cumprimento de prazos e ou custos superiores a 85%.
Alexandre,
Com relação ao planejamento e a execução, tenho a convicção de que não só a integração ocorria realmente, mas também a fronteira entre essas duas áreas era bem mais tênue fazendo com que o planejador e o executor se confundissem em suas funções, e isto era bom.
Naquela época, era inimaginável haver um planejamento que não fosse “feito” pelo executante, havia as atividades de planejar, controlar, executar, mas as funções não eram segmentadas como agora. Na realidade o planejador não tinha a “sua” participação! ele realmente se sentia parte daquilo, as análises e respostas eram feitas em função dos feed backs das tomadas de decisões do grupo.
Quanto as ferramentas, ao mesmo tempo em que elas ficaram mais poderosas, nos possibilitando a análise de uma série de cenários, o que eu chamo de modelagem, elas também passaram a exigir uma qualificação até então não necessária, qualificação esta que não tem vínculo direto com a execução e que os executantes, até hoje em boa parte ainda não possuem, com isto o status de especialistas passou para os operadores dos softwares e estes poucos conheciam dos efeitos práticos dos processos de execução.
Não bastasse isto, os ambientes de projetos são COMPLEXOS e o uso inadequado das ferramentas da a falsa impressão de eles sejam no máximo COMPLICADOS, para quem tem algum conhecimento do modelo Cynefin perceberá o quão inadequado é tratar algo COMPLEXO como se fosse apenas COMPLICADO, o resultado nestes casos, têm sido quase sempre o mesmo, o cenário torna-se CAÓTICO.
É isso mesmo Alexandre, existem muitos “cabeça dura” por aí mesmo. Tem muitas empresas que mantem um Planejador ou Gerente de Projeto somente para cumprir a exigência do Cliente, porque na hora de executar os trabalhos, nem olham para o Planejamento. Muitas vezes delegam essa função para qualquer funcionário, só para constar no organograma.
Grande abraço.
Giovanni,
Esse é um ponto importante nessa discussão: a cultura da empresa faz toda a diferença no valor dado ao planejamento e à todos os processos de gerenciamento como gerenciamento de riscos e mudanças.
Isso é um fato. Mas aqui vai uma pergunta: será que, na posição de gerentes (seja de projeto, portfólio ou programas), não deveríamos promover as boas práticas do gerenciamento?
Eu sei que não é fácil e que há muita resistência e muita gente “cabeça dura” por aí!
Mas é para pensar…não é?
Forte abraço e obrigado pela sua colaboração.
Roberto, boa noite!
Obrigado pelo seu comentário.
Você trouxe um ponto interessante e importante: o ambiente. No meu entendimento (por favor, me corrija se estiver errado) você esta se referindo à integração da equipe de planejamento com o ambiente e equipe de execução do projeto. Em outras palavras, o planejador vivia o ambiente do projeto e trazia para âmbito do planejamento o sentimento da sua participação na execução. Interessante.
Também é interessante sua consideração sobre o uso das ferramentas. Uma pergunta: qual será a profundidade da interferência das ferramentas no desempenho atual no planejamento dos projetos? Até que ponto a facilidade do uso de softwares de planejamento, versus a dificuldade do planejamento “feito na parede”, impactam no desempenho do planejamento?
São questões muito interessantes, não são?
Vamos aprofundar essa discussão?
Forte abraço!
Boa noite, Adriano! Que prazer falar com você novamente!
Em primeiro lugar gostaria de esclarecer que, quando afirmei que não repetimos o mesmo desempenho no gerenciamento de projetos, não quis dizer que não nos empenhamos pessoalmente. A intenção foi despertar para o fato de que, enquanto profissionais responsáveis pelo gerenciamento de projetos – planejadores, gerentes de projetos, apontadores, etc. – estamos expostos a situações/aspectos que, muitas vezes, não nos permitem realizar nosso trabalho como gostaríamos. Essas situações/aspectos podem ser internas ou externas, tanto ao projeto como à nossa empresa. O importante é que esse problema existe e é real. As estatísticas apontam que em torno de 70% dos projetos tem problemas de prazo durante a sua execução. Não podemos fechar os olhos para isso, certo?
Concordo com você! Muitas vezes os profissionais de planejamento não recebem os subsídios e informações suficientes para desempenhar o seu papel com a eficiência e eficácia que gostariam. Como você afirmou o fato de não se ter tempo suficiente para realizar o planejamento inicial do projeto, já demonstra uma falta de compromisso com o planejamento.
A pergunta que não quer calar é: porque não há o “compromisso” com o planejamento?
Um grande abraço, meu amigo!
Sávio,
Em primeiro lugar, obrigado pelo seu comentário.
Você tocou num ponto importante: a complexidade. É claro que quanto mais complexo for o projeto, mais variáveis e imprevisibilidades (riscos) teremos no seu planejamento e execução. Por outro lado, são inúmeras as ferramentas que temos à disposição para tratar essas variáveis e situações imprevistas. Não é verdade? Você mesmo falou em gestão de mudanças, riscos, etc.
Além disso, sendo o processo de planejamento interativo e contínuo até quase o encerramento do projeto, sempre podemos agir para administrar e controlar essas variáveis não previstas. Concorda?
Um planejamento bem feito não é aquele que acerta “na mosca” quando as atividades serão executadas (missão que é quase impossível), mas aquele que permite o acompanhamento eficiente do projeto e subsidia a tomada de decisões que garantam o sucesso no atingimento dos seus objetivos.
Gostaria da sua opinião sobre essa afirmação: acredito que a complexidade de um projeto seja um fator dificultador no planejamento e execução do projeto, mas não um fator que possa explicar o paradigma do planejamento.
È interessante como o valor dado ao planejamento é parte da cultura da empresa. Já vivi situações difíceis como Gerente de Programas porque minha empresa valorizava o planejamento e queria a documentação do projeto certinha e completa, enquanto que a empresa cliente valorizava o “fazejamento”, isso é, sai fazendo e planeja só o curto prazo… Evidentemente que eu e minah equipe de PMs sofria, pois se atendesse bem um lado, atendia mal o outro…Minha escolha era o ponto médio, em que atendia parcialmente as expectativas de cada lado. Ruim assim, mas pior de outro jeito…rs
Parabéns pelo seu artigo, também consegui ver o planejamento sendo “feito na parede”, na época eu ainda não tinha muita noção, mas do que me lembro estávamos mais perto dos animais, deixe eu explicar melhor:
A integração com o ambiente era, para usar um termo da época, par-i-passo, assim como os animais fazem ao caçar, o planejador acompanhava de imediato cada conseqüência advinda de cada tomada de ação, voltava para a “parede” e validava ou adequava uma nova tomada de ação.
Outra vantagem era que o planejador via no projeto o mesmo cenário que o executante, muitas vezes com outro enfoque, mas o mesmo cenário, não é preciso dizer o quanto a comunicação era facilitada, pois mesmo quando havia discordância eles a debatiam vendo um mesmo cenário, hoje a tendência é a de filtrarmos o cenário real através de softwares e perde-se horas e horas discutindo a mesma coisa e as vezes até com opiniões similares, porém alheios ao cenário real.
Sou adepto aos softwares, mas vivo me policiando para não esquecer que eles são apenas ferramentas, a cognição continua cabendo a nós gestores.
Em resumo, as estatísticas apontam para além de 70% dos projetos terem problemas de prazos (este é o estado da arte atual embora existam alguns oceanos azuis) e tenho convicção que assim permanecerá caso não venhamos alterar o nosso modo cognitivo de tratá-los.
Roberto Bittencourt Rosa
Autor de Gestão por Modelagem Vetorial: Os Segredos da Curva “S”.
Caro amigo Alexandre, bom dia! concordo com seu ponto de vista de que o planejamento é uma atividade bem primitiva agora, quanto à não repetirmos o mesmo desempenho quando gerenciamos projeto sou obrigado a discordar. Nós planejadores nos empenhamos para fazer o melhor e o mais correto, o que acontece, no meu ponto de vista, é que não recebemos subsídios suficientes para fazer acontecer como deveria. Como você mesmo disse “Na maioria das vezes a equipe é pressionada a completar o planejamento do projeto inteiro, emitindo sua Linha de Base de tempo, em uma ou duas semanas, quiçá alguns dias”, e isso, à meu ver, já é uma falta de planejamento.
Adriano Marcelo Dótoli
Eng. Eletricista – Power Tech
Realmente, Planejamento é bem primitivo e atinge a todos os seres. Meu menino é “viciado” pela vida animal e com isso tenho aprendido muito com eles.
O Planejamento vem melhorado com adição de outras visões, como Mudanças, Riscos, … e piorado com outras situações, como foi dito, a tecnologia, provocando aumento da pressão.
Agora, porque em nossos projetos não dão certo como o planejamento do nosso dia, é devido as imensas variáveis que são envolvidos. Variáveis que nem sempre é possível administrá-los, como por exemplo, o humor de um recurso no qual dependemos do resultado e assim tantos exemplos que podemos pensar.