Publicado em 09/12/2013
Nessa semana gostaria de conversar com você sobre uma das fases mais importantes de um projeto que, na maioria das vezes, é negligenciada por todos os envolvidos: o Encerramento do projeto.
Então é isso! O projeto esta chegando ao seu fim, as equipes estão sendo desmobilizadas, as entregas estão terminando, as listas com as pendências das entregas realizadas estão sendo gerenciadas e o foco dos stakeholders já esta sendo redirecionado para os novos projetos que veem pela frente. Apesar das dificuldades, desvios aqui e ali, o seu trabalho como Gerente do Projeto terminou. Certo? Errado! Na verdade, muito errado!
Esse é um grande erro cometido muitas vezes no desenvolvimento dos projetos, sejam eles de engenharia, construção, TI ou de qualquer outra natureza. A falta de um encerramento formal do projeto.
No início da minha carreira, eu trabalhava como engenheiro de projetos de uma grande empresa de engenharia do Brasil. Isso já faz um bom tempo e, naquela época, uma frase que muito repetida sobre os projetos era: “Um projeto a gente não termina… a gente abandona!”. É claro que isso era uma brincadeira, mas, como em toda brincadeira, há um fundo de verdade. Naqueles tempos o Gerenciamento de Projetos, como ciência, estava começando a aparecer aqui no Brasil e os processos de gerenciamento não eram muito difundidos e utilizados. Mas, é claro, cada empresa tinha seus processos internos que deveriam ser realizados.
Na prática o que acontece é que nós, como gerentes do projeto, e a própria equipe de gerenciamento, começamos a nos envolver no próximo projeto antes de finalizarmos formalmente o projeto em que estamos trabalhando. Isso é um fato dentro das empresas e até uma necessidade, pois precisamos de um projeto que nos mantenha empregado. Em contra partida, isso leva a um resultado muito pouco saudável para todos os envolvidos no projeto: um projeto aberto, com pendências, se perpetuando na empresa.
Se você não concorda com isso, faça uma pequena pesquisa na sua empresa, ou no seu departamento. Verifique quantos projetos ainda estão ativos, às vezes por falta de fechamento de pequenos detalhes como um termo assinado, ou uma pendência não resolvida. É claro que existem organizações com alta maturidade em projetos, que executam todos os processos com excelência, incluindo os processos de encerramento. Mas, infelizmente, elas ainda são uma minoria.
Encerrar um projeto formalmente inclui a realização de alguns processos que garantem a entrega de todo o seu escopo em conformidade com os requisitos definidos no seu início, a aceitação formal do produto e/ou serviço pelo cliente ou dono do projeto, a emissão de relatório final do projeto com a apuração de desempenho final de prazo, custos e qualidade, a indexação e arquivamento de todos os documentos do projeto, a atualização dos registros de Lições Aprendidas, a liberação formal dos recursos para outros projetos, e, finalmente, a assinatura do termo de encerramento do projeto.
Entre todos esses processos, destaco dois que são muito importantes e que raramente são executados formalmente: o registro das Lições Aprendidas e a liberação formal dos recursos.
Lições Aprendidas é um assunto longo que merece um artigo só para ele. Não tenho a intenção de aprofundá-lo muito neste texto, mas quero destacar que registrar as Lições Aprendidas é uma atividade que deve ser executada durante todo o ciclo de vida do projeto, e que deve ser avaliada e registrada no seu encerramento, tornando-se ativos dos processos organizacionais. A sua importância para a organização é inestimável para garantia de sucesso de projetos futuros.
Outro processo muito importante no encerramento do projeto é o Plano de Liberação de Recursos. Quando o projeto vai se aproximando do seu término é muito importante que o Gerente do Projeto avalie suas necessidades e elabore um Plano de Liberação de Recursos. Este plano deve ser elaborado e comunicado aos recursos envolvidos no projeto e à organização com um todo. Por um lado, isso evita o aumento da ansiedade da equipe que, ao ver o fim do projeto se aproximando, não sabe ao certo qual será seu futuro, permitindo que cada um planeje seus próximos passos; por outro lado, comunica à organização quando os recursos estarão disponíveis para serem utilizados em outros projetos. Além disso, esse plano também protege a execução do projeto, pois impede que seus recursos sejam aliciados e queiram deixar o projeto antes do seu término.
Independente do lado em que você está participando, o encerramento formal do projeto é importantíssimo. Se você trabalha numa empresa que está fornecendo um equipamento ou serviço para compor um empreendimento, a formalização do encerramento do seu projeto garante que o produto foi entregue e aceito, permite que você fature todo o valor do seu projeto (conforme cláusulas contratuais), cessando sua responsabilidade como Gerente do Projeto.
Por outro lado, se você trabalha na empresa dona do projeto, a formalização do seu encerramento garante a aceitação final das entregas, a avaliação e aceitação do desempenho do projeto, seu sucesso ou fracasso, a passagem da responsabilidade para a respectiva área de operação e o seu desligamento formal desse projeto e liberação para início de outro. Muitas vezes seu bônus pode estar atrelado a esses resultados.
O que se vê, com certa frequência, é que os projetos tendem a se prolongar mais que o necessário, por falta de um emprenho dos envolvidos para seu término. Consequentemente, os Gerentes de Projetos se envolvem no início do próximo projeto levando pendências do anterior, que vão se acumulando nas suas responsabilidades. Não é raro ver um Gerente com um número significativo de projetos abertos sob sua reponsabilidade, dividindo sua atenção e energia.
Lembre-se que sua responsabilidade não termina até que o projeto esteja formalmente encerrado. Prime pela excelência até o fim. Realize os processos de encerramento dos seus projetos.
Uma ótima semana a todos!
Sobre o Colunista:
Alexandre Zoppa, PMP, SpP, com mais de 15 anos de experiência em gerenciamento, é engenheiro eletrônico formado pela Escola de Engenharia Mauá, pós-graduado em Administração de Empresas pela FAAP e com aperfeiçoamento em Gerenciamento de Projetos pela George Washington University. É instrutor em Gerenciamento de Projetos e colunista do PMKB. Hoje atua como coordenador de planejamento Arcadis Logos. Já foi PMO na Ambev e Líder de Planejamento na ABB S.A., entre outras.
E-mail de contato: alexandrezoppa@yahoo.com.br;
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Edson, parece que nós, organizações, sofremos de doenças crônicas que embora tenhamos noção de alguns dos remédios e providências a serem tomadas, vamos empurrando para frente o que deveríamos fazer. Sabemos que as causas são muitas e sabemos que algumas nem sabemos.
Entra projeto e sai projeto e continuamos cometendo alguns erros crônicos:
1- Não há registro das experiências vivenciadas. É muito comum nos depararmos com a falha já cometida em um projeto se repetindo inúmeras vezes, …eternamente, em outros subsequentes.
2- O projeto em desenvolvimento está com um nível de maturidade do produto tão baixo que o número de indefinições e consequente falta de informação necessária ao desenvolvimento do projeto, faz estabelecer uma relação entre os participantes, mentirosa, manipuladora, de geração de “bodes expiatórios”, etc.
3- É comum “gerenciadores” pensarem que seu trabalho se restringe a elaborar e fazer cumprir cronograma físico. O papel de facilitador, de líder que percebe que somos portadores dessas “doenças crônicas”, a maioria não possui as competências necessárias. Não é incomum uma empresa de gerenciamento distribuir profissionais sem as devidas competências na “liderança” de projetos, chegando a colocar nesse posto estagiários.
4- Estamos diante de uma questão estrutural e estruturante, de dentro e de fora.
Parabéns pelo artigo e que você possa, em outros futuros, aprofundar numa questão tão estratégica e tão importante para a sobrevivência das empresas.
Sim, infelizmente por mais metodologia que adotemos sempre há imperfeições. Abs.
É verdade Edson, isto ficará como nosso cartão de visitas para novos projetos, mas minha experiência mostra que sempre tive que aceitar algo que não atendia o projeto como um todo, tive que gastar posteriormente o dobro da energia para corrigir o que foi pré-aceito, mesmo assim não obtive a qualidade desejada, visto que era necessário vários atendimentos paralelos e a nova contratada não tinha como atender a todos quesitos como a EPCista contava no primeiro contrato.
É isto….
Muito boa essa sua abordagem, em minha experiência profissional tive projetos em que o aceite culminou com o término do projeto e outros que por questões comerciais mal resolvidas até hoje não o tive. Como regra geral, temos que fazer o encerramento formal do projeto com o aceite de entrega, afinal de contas isso é um futuro cartão de visitas.
Alexandre, minha contribuição nesta fase de finalização não começa na finalização, o que acontece é que em certos momentos a aceitação de pequenos grupos de sistemas que estamos necessitando não são aceitos com a observação de que não se pode tornar operacional o que não é operacional, teremos enormes problemas que gestores não conhecem e que forçam que aconteçam, porém o resultado final não é nem de perto o que se esperava, porém o débito já foi pago e o responsável já foi embora, iniciou-se a equipe de entregas finais, que pouco podem ou sabem o ocorrido e a energia para resgatar o que foi perdido será muito grande. Portanto, não podemos abrir mão de nossos direitos tão facilmente, exigir do EPC que entregue no mínimo com pendências que não comprometam a operacionalidade do sistema ou subsistema.
Geralmente procuro planejar utilizando ferramentas simpres, para não confundir as pessoas que estão comprometidas com projeto e não desviem o foco do trabalho, procuro seguir uma regra utilizando passos simples para que não haja falta de comprometimento e motivação no final, do tipo;
1. Escolha e adote uma metodologia
2. Comunique-se: não é só o peixe que morre pela boca!
3. Defina o escopo do projeto e detalhe as atividades
4. Conheça os envolvidos e monte seu time
5. Desenvolva o cronograma junto com quem põe a mão na massa
6. Monitore os riscos e seja pró-ativo
7. Formalize o início e o encerramento do projeto
Conclusão
Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a execução com “um olho no peixe e outro gato”.
Zoppa, ótimo texto e forma de abordar o assunto, mas ao meu ver hoje mesmo em grandes empresas a demanda por conhecimento em gerenciamento de projetos é insuficiente para gerar bons resultados ou finalizar o mesmo.
Caro Zoppa, concordo plenamente com a importância dos dois principais tópicos que você aborda. É verdade que textualizar sobre “Lições Aprendidas” pode levar a construção de grande volumes sobre o assunto mas, apenas inserindo um detalhe que vejo de importância. A Lições aprendidas em um projeto devem ser referência para os próximos similares e nesta conta, uma transformação é necessária, as Lições devem constituir-se em Praticas de Incremento de Valor – VIPs. Isto é, todo aprendizado deve ser formalmente estruturado, organizado e composto por práticas que direcione os novos projetos aos melhores resultados (Prazo, Custo, Confiabilidade, Segurança, Operabilidade etc..). Quanto a disponibilização de recursos em final de obra, ao meu juízo, vejo como “Domar um cavalo selvagem”. Dependerá muito do domador (o empregador). As vezes isso é possível, frequentemente, não. Se a empresa não definir quem continua com ela e quem não, o risco da obra ser finalizada com recursos insuficientes é sempre prejudicial. O projeto é finalizado por “osmose” (rs) e isso é comum. Abraços para todos.
Como dica importante é necessário envolver todos os departamentos e principalmente a equipe de Qualidade para orientação e suporte. Particularmente mantenho sempre a mão uma pasta de registro para formalização de processos e procedomentos.”
Infelizmente estas “más” práticas ocorrem com frequência em projetos de pequeno, médio ou grande porte.
Trabalho em uma Construtora e Incorporadora e realmente a formalização do encerramento do projeto fica negligenciado, perdendo material importante no quesito lições aprendidas.
A partir de suas observações vamos buscar uma melhoria em nossos procedimentos.
Realmente os projetos não tem encerramento,pois nossas empresas as vezes não conseguiram pelo menos gerenciar os conhecimentos mas importante,com isso como disse abandonaram, e voltam sempre que o cliente solicita, assim nunca tem um término,mas como foi acompanhado este projeto? imaturidade das organizações em gerenciamento de projeto.
Estamos em fase de desmobilização e encerramento de projeto e é desse jeito que nos sentimos.