O uso de Canvas é um modismo ou uma tendência na Gestão de Projetos?

Na edição número 60 da Revista Mundo PM, principal revista da área de gerenciamento de projetos no Brasil, a maioria dos artigos publicados citava algum tipo de modelo canvas: PM Visual Canvas, Program Model Canvas, Last Planner Canvas e Project Model Canvas.

O Modelo Canvas

Canvas (quadro, tela em inglês) é um mapa visual a ser preenchido visando a concepção, planejamento inicial, reflexão ou mesmo a visualização de alguma situação específica. São vantagens da utilização de um Canvas: velocidade de construção / preenchimento; facilidade de comunicação entre os stakeholders (envolvidos, interessados e impactados); garantia de que haja uma relação entre o preenchimento dos blocos que o compõe já que estão na mesma página lado a lado; e trabalho colaborativo entre os que participam de sua elaboração.

O modelo Canvas mais famoso é o Business Model Canvas”, proposto pelo suíço Alexander Osterwalder em 2008, baseado em sua tese de doutorado de 2004, Business Model Ontology. O modelo objetiva representar o negócio em uma só página (http://businessmodelgeneration.com/canvas/bmc).

O sucesso desse modelo levou a que diversos canvas fossem criados, em diversos nichos de mercado. Em abril de 2014, Felipe Scherer publicou em Revista Exame uma lista de 15 canvas para apoio à inovação.

Um canvas muito interessante é o Business Model You: O Modelo de Negócios Pessoal, que teve origem em uma comunidade via internet que reuniu os principais autores do Business Model Generation, Alexander Osterwalder e Yves Pigneur, e, com a iniciativa de Tim Clark, gerou um produto direcionado para auxiliar pessoas a pensarem em suas vidas. A iniciativa reuniu 328 profissionais em 43 países.

O Modelo Canvas para Projetos

A pesquisa anual PMSURVEY.ORG tem mostrado que os problemas mais comuns dos projetos no Brasil são de comunicação. Assim sendo, utilizar melhores formas de comunicação com os stakeholders do projeto deve ser uma preocupação constante dos gerentes. Usar Canvas (quadro) é uma forma bem interessante de melhorar a comunicação visual e, também, o espírito de colaboração no projeto.

Para utilização em projetos, eu desenvolvi o “Project Canvas Methodware” partindo dos modelos disponíveis em www.projectcanvas.dk e www.pmcanvas.com.br. O modelo busca responder às perguntas fundamentais: Por quê? Para quê? O quê? Quem? Como? Quando? Quanto?, assim como outras questões necessárias a uma boa concepção do projeto.

Sugiro que, ao iniciar um projeto, seja realizado um workshop, utilizando o modelo “Project Canvas Methodware”, para a concepção do mesmo de forma colaborativa. Desse workshop devem participar as principais áreas envolvidas no projeto (Cliente interno, Equipe do projeto, Área Técnica etc.), demorando de uma a três horas, dependendo da experiência dos participantes, conhecimento do modelo e informações já existentes acerca do projeto.

É importante que a discussão inicie pelo “por quê” e “para quê”, e não pela definição do escopo (“o quê”), como é muito comum acontecer. A figura a seguir ilustra que, enquanto a justificativa está relacionada ao passado, os objetivos / benefícios estão relacionados ao futuro que se pretende alcançar. O escopo é “o quê” deve ser feito para que possamos chegar ao futuro pretendido.

A justificativa (Por quê?) é a razão pela qual o cliente demandou o projeto. Descreve a oportunidade ou o problema existente, contemplando, quando for o caso, o histórico correspondente. O objetivo / benefício (Para quê?) é a contribuição ou auxílio que o projeto visa trazer para a empresa, em especial em relação à solução do problema ou para o aproveitamento da oportunidade. Deve, sempre que possível, ser em termos quantitativos e com um prazo determinado. O escopo do projeto (O quê? Como?) é o conjunto de produtos e serviços que devem ser produzidos e entregues para que possam ser alcançados os benefícios do projeto.

Na figura abaixo podemos verificar o “Project Canvas Methodware” de um projeto de reestruturação do processo de matrícula de uma escola.

Os diferenciais reais que um Canvas pode agregar ao integrar-se com outra metodologia são:

• Planejamento N:N: ao invés de o gerente de projeto realizar o planejamento isoladamente em seu computador e depois enviar o plano para a equipe (relacionamento 1:N), no Canvas o planejamento é desenvolvido em equipe (N:N).
• Visual: por colocar todos os principais conceitos do planejamento em um único plano, e de maneira visual, o método permite o pronto relacionamento e integração dos conceitos. Por esse motivo, pode ser associado a um processo de facilitação gráfica do planejamento ou adaptado às metodologias de criação e inovação, como o design thinking, por exemplo.
• Ênfase na lógica: no Canvas busca-se a alma do projeto, a síntese da sua lógica fundamental e a concisão de sua representação. Os conceitos e a relação entre eles são reforçados por meio de um protocolo de integração explícito. As perguntas fundamentais são claramente respondidas: Por quê?; Para quê?; O quê?; Quem?; Como?; Quando?; Quanto?.
• Foco no que interessa: faz com que o gerenciamento do projeto seja mais amigável e encarado pelos stakeholders de maneira mais positiva, ao invés de pura burocracia, melhorando a sua adoção.

O Modelo Canvas para Contratações

Vários riscos em projetos têm origem nas contratações, ocasionando gargalos nos cronogramas e, muitas vezes, prejuízos para a Organização. Uma das causas para os problemas que ocorrem está nas falhas de concepção das aquisições, o que é agravado com a falta de sinergia entre os setores que participam do processo de ida ao mercado.

Outro problema muito comum em um processo de ida ao mercado é que ele é tratado como uma linha de montagem (segue um fluxo que passa de um setor para outro) e não como um processo integrado. Surge aí um grande problema de comunicação, fazendo com que o processo tenha idas e vindas ou, o que é pior, siga adiante com problemas sérios de concepção.

Eu desenvolvi também um Canvas que facilita a concepção e planejamento de uma aquisição, com a participação dos principais envolvidos, contribuindo para aumentar o comprometimento dos principais stakeholders com o processo que será realizado e com o sucesso do projeto.

Modismo ou Tendência?

Será que o uso de Canvas é um modismo ou uma tendência? Em primeiro lugar é preciso diferenciar modismo de tendência. Exemplificando, modismo é o cantor funk do momento (MC “qualquer coisa”), que é passageiro, enquanto tendência é o funk brasileiro, que veio para ficar. Creio que o uso de Canvas é uma tendência como modelo colaborativo de apoio à gestão de projetos.

Sobre o colunista:

Carlos Magno da Silva Xavier (Doutor, PMP), Diretor do Grupo Beware – Eleito, em 2010, uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos. É autor/coautor de 14 livros, Doutor em Administração pela Universidad Nacional de Rosário, Mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME) e certificado Project Management Professional (PMP) pelo Project Management Institute (PMI). É sócio-diretor da Beware Consultoria Empresarial e professor do MBA em Projetos da Fundação Getúlio Vargas desde 2001. Sua experiência profissional, de mais de 20 anos em gestão de projetos, programas e portfólio, inclui a consultoria em várias organizações, como TIM, Marinha do Brasil, BR Distribuidora, Petrobras, Halliburton, SESC-Rio, Eletronuclear, Eletropaulo, Odebrecht, Shopping Iguatemi entre outras.

E-mail de contato: magno@beware.com.br – Site: http://beware.com.br

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