Planejamento, do escopo ao cronograma – Parte 2

Na semana passada conversamos sobre o processo de construção do cronograma, passando pelos processos de Gerenciamento de Tempo. Hoje eu quero falar sobre as técnicas de aceleração (compressão) do cronograma: compressão (crashing) e paralelismo (fast tracking).

Antes de qualquer coisa você precisa saber que o cronograma de um projeto só pode ser considerado realmente terminado depois que for feita a Análise de Riscos do projeto. Vamos falar sobre esse assunto em outro artigo, mas tenha isso em mente quando for criar um cronograma.

Você definiu claramente o escopo do seu projeto, realizou todos os processos de Gerenciamento de Tempo e tem um cronograma em suas mãos. Então eu te pergunto: o seu trabalho acabou? A resposta para essa pergunta é: depende! Depende se as datas dos marcos principais do projeto, normalmente os marcos contratuais, atenderam às necessidade e objetivos do projeto. Você precisa ficar atento a todos os marcos contratuais, e não apenas ao marco de fim do projeto.

Se você tiver sorte, as datas calculadas para todos os marcos atenderam à necessidade do projeto e, então, seu cronograma esta pronto. Mas, em 99,9% das vezes isso não acontece, e você precisará acelerar o projeto, comprimindo partes do cronograma, sem alterar seu escopo. As técnicas utilizadas para comprimir um cronograma são: Compressão (crashing) e Paralelismo (fast tracking).

A Compressão é a técnica que acelera o cronograma através da diminuição da estimativa de prazo de uma, ou mais, atividades. E como você consegue isso sem alterar o escopo? Alocando mais recursos na atividade, promovendo o trabalho em horas extras, aumentando produtividade, pagamento de premio por atingimento de metas, etc.

Por sua vez, o Paralelismo acelera o cronograma programando para serem realizadas em paralelo, atividades que deveriam, por sua natureza, serem realizadas em sequencia. Um exemplo é programação do início da construção da fundação de um prédio antes que todo o projeto tenha sido terminado.

Nesse momento, você pode estar pensando: eu aplico Compressão e Paralelismo à medida que vou construindo o cronograma e, com isso, ganho tempo e economizo energia. Cuidado! Essa não é a melhor maneira de construir um cronograma. A boa prática de planejamento diz que você deve construir o seu cronograma com as estimativas e relações de precedências ideais, aquelas que garantem a melhor condição técnica para sua execução, e depois promover as compressões necessárias. E você sabe por quê? Porque nada é de graça! Toda vez que você aplica uma técnica de compressão você faz uma troca e paga um preço por isso.

Quando você aplica Paralelismo, ao seu cronograma, e programa duas atividades em paralelo que deveriam ser executadas em sequencia, você esta trocando prazo por risco, uma vez que essa prática pode gerar retrabalho. Por exemplo, iniciar a construção da fundação de um edifício antes do término do respectivo projeto pode causar a necessidade de se retrabalhar alguma parte da fundação, devido a alguma alteração do projeto.

Por outro lado, quando você aplica compressão, esta trocando prazo por custo, pois precisará colocar mais recursos na execução das atividades. Por exemplo, alocar mais pessoas para realizar uma tarefa ou aprovar trabalho em horas extras.

Em outras palavras, toda vez que você comprimir o seu projeto estará adicionando risco ou custo ao seu planejamento inicial. Se você fizer isso indiscriminadamente, durante a primeira rodada de planejamento, esses custos e riscos adicionais poderão passar despercebidos.

Porém, se você fizer a compressão do seu cronograma em uma segunda rodada, saberá exatamente onde e quanto custo e risco foram adicionados, permitindo o seu gerenciamento mais eficiente.

Depois de construir seu cronograma, realizando todos os processos de definição de escopo e gerenciamento de tempo na sequencia correta, fazendo sua Análise de Riscos e as compressões necessárias para adequar as datas dos marcos principais aos objetivos do projeto, você tem um cronograma que pode ser apresentado e discutido com o seu cliente.

Você acha que seu cliente vai aceitar cronograma sem fazer nenhum comentário? Isso é pouco provável! Você vai precisar fazer algumas reuniões com ele antes de realmente concluir seu cronograma do projeto. Depois de muito discutir, você terá uma versão final do cronograma e poderá gerar a sua Linha de Base. Mas isso já é assunto para outra conversa!

Sobre o Colunista:

Alexandre Zoppa, PMP, SpP, com mais de 15 anos de experiência em gerenciamento, é engenheiro eletrônico formado pela Escola de Engenharia Mauá, pós-graduado em Administração de Empresas pela FAAP e com aperfeiçoamento em Gerenciamento de Projetos pela George Washington University. É instrutor em Gerenciamento de Projetos e colunista do PMKB. Hoje atua como coordenador de planejamento Arcadis Logos. Já foi PMO na Ambev e Líder de Planejamento na ABB S.A., entre outras.

E-mail de contato: alexandrezoppa@yahoo.com.br; Skype: azoppa

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