A importância da Otimização Produtiva nas Indústrias

RESUMO

Como utilizar o conjunto de conhecimento de gerenciamento de projetos para alavancar o mercado otimizando a produtividade?

Os Projetos são desenvolvidos em moldes que muitas vezes estimam os recursos de maneira pouco assertiva nas etapas do projeto. Com esse problema em mãos, se torna mais objetivo atacar as causas raízes. Desse modo, podemos utilizar como ferramenta a terceira área de conhecimento do Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) que é a gestão do tempo para otimizar a produção nas indústrias.

Palavras chaves: Gestão do tempo; Horas produtivas; Horas improdutivas; Otimização do tempo; Know How;

1. INTRODUÇÃO

Segundo o Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), o gerenciamento de tempo inclui os processos requeridos para assegurar a conclusão do projeto no prazo previsto. A Gestão do Tempo é uma característica pessoal, e intransponível, de suma valia e que pode ser disseminada organizacionalmente.

Imagem 1: Gestão de tempo (http://blog.methodus.com.br/gestao-do-tempo)

A utilização de ferramentas e conscientização de quem as utilizará esse controle, elevará o patamar de conhecimento dos responsáveis sobre o que realmente acontece com menor déficit de tempo. Tendo em vista que esse acompanhamento de tempo, recurso e custo, auxiliará na tomada de decisões estratégicas e operacionais. Adotando, assim, um modelo sistemático de controle de horas utilizadas em projetos.

Com isso, podemos fazer uma análise detalhada de horas produtivas e improdutivas. É possível almejar a otimização produtiva baseada no know how adquirido ao longo de projetos que estão em desenvolvimento, e também, os que já foram executados pela equipe.

Através de dados atuais e dados históricos, cria-se uma robustez e uma inteligência funcional para que tal método, aplicado nas fases de um projeto, possam trazer ganhos substanciais nos três pilares de um escopo (prazo, custo e qualidade).

Por fim, iremos obter maior assertividade na fase de orçamentação para novos projetos que possam ser ofertados ao mercado um produto/serviço com menor custo de produção, e consequentemente, margem de lucro, entregando algo mensurável em termos de valor agregado e satisfação ao cliente.

2. DESENVOLVIMENTO

Segundo Hash Track [11], saber controlar as horas produtivas em uma empresa é muito importante, uma vez que isso torna a gestão mais precisa na hora de tomar decisões com base nos períodos de trabalho cumpridos. Ele também comenta que a partir do controle de horas é possível prever o esforço e a duração necessários para a finalização de um processo com maior precisão.

Ao desenvolver um projeto, podemos considerar como o principal recurso em todas as etapas o fator humano, o qual denominamos tecnicamente de homem hora (HH). O termo homem hora é uma unidade convencionada e subjetiva que mede a quantidade de trabalho executado por uma pessoa no período de uma hora.  Desse modo, ditará os prazos e custos que indiretamente afetará a qualidade do produto de um determinado projeto.

Sabemos que todos os recursos humanos aplicados em uma determinada atividade possuem uma capacidade limitada de aproveitamento efetivo de trabalho. Por isso, na etapa de mensurar o recurso humano a ser empregado em uma atividade, é diretamente incorporado as horas improdutivas, ou seja, todas as atividades necessárias aos trabalhadores e a corporação que não gera valor direto ao produto.

O tempo efetivo de trabalho varia em função do segmento, projeto, cultura ou clima de uma empresa. Além do mais, muitas das causas das horas improdutivas, devem-se as necessidades intrínsecas de qualquer ser humano que são elas:

• Necessidade de se relacionar no ambiente interno ou externo de trabalho, seja ela via contato pessoal, redes sociais ou por telefone;
• Necessidades fisiológicas, como, ida ao banheiro, descanso mental, fazer um lanche, e dentre outras;
• Rotinas pré-estabelecidas pela empresa tais como, por exemplo: procedimentos internos, diálogo diário de segurança, restrições burocráticas internas, reuniões, e dentre outras.

De acordo com o INSS [9], é estimada uma média de horas produtivas para setores de linha de produção, de 6,5 horas das 8 horas “trabalhadas”. Essa estimativa pode ser considerada muito baixa. Entretanto, é interessante saber que, para atividades onde são exigidas ideias criativas e tomadas de decisões mais estratégicas, a média de horas produtivas cai para 4,5 horas. Isso porque o esforço mental empregado para criatividade e tomada de decisão estão de acordo com um ciclo de produtividade do organismo de cada indivíduo.

Com isso, conseguimos perceber que o alguns momentos do dia o organismo humano está melhor preparado para tarefas de alta perfomance. Esses períodos geralmente compreendem as primeiras horas do expediente (10h às 12h) e antecedem o final da jornada (16h ás 18h). Depois do almoço, o organismo diminui o ritmo, pois precisa de energia para fazer a digestão dos alimentos. Nesse período, é natural que ocorra sonolência e fadiga. (Hash Track)

Como temos o interesse de gerenciar o tempo produtivo em projetos ou qualquer outra atividade interna da empresa, podemos usar uma fórmula geral para controlar esse tempo.

Segundo o Siteware [4], essa fórmula é:

• PRODUTIVIDADE = valor das saídas úteis ÷ pelos custos totais para obtenção das saídas

Existe uma variação, de caráter mais financeiro:

• PRODUTIVIDADE = receita total ÷ pelo custo total

Partindo desses dois princípios, podemos ainda adaptar a fórmula para diversos campos de uma empresa.

Ou seja, será possível mensurar a eficiência de um maquinário utilizado e calcular a produtividade de um funcionário, por exemplo.

Figura 2: Usando a tecnologia para administrar o tempo no trabalho. (https://www.salpinx.com.br/como-administrar-o-tempo/)

Podemos também utilizar software para controlar os indicadores de improdutividades ao modo de otimizar melhor o tempo produtivo e, aumentando a qualidade e a eficiência das entregas que foram estipulados no termo de abertura do projeto, obedecendo o escopo e todas as estratégias estabelecidas.

3. CONCLUSÃO

O gerenciamento adequado do tempo é fundamental, pois projeta para o cliente ou até mesmo para os Stakeholders qual será o tempo gasto para desenvolver um projeto através da definição, dos recursos necessários, de suas respectivas durações e finalmente, do desenvolvimento e do controle do cronograma.

Além disso, o gerenciamento do tempo é apontado como fator de sucesso de muitos projetos, na medida em que resolvem com maior agilidade os problemas com os prazos, não deixando que se tornem graves durante a execução do projeto. O reforço a essa visão é dado pelo próprio Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), ao colocar o gerenciamento do tempo como uma das nove áreas de conhecimento vinculadas ao gerenciamento de projetos.

Por fim, este artigo mostra que é possível utilizar o guia de boas práticas de gerenciamento de projetos para controlar o tempo de produtividade de processos, projetos e atividades dentro de uma empresa com o objetivo de otimizar o tempo, melhorar a qualidade das entregas e motivar a equipe durante todo o processo de um projeto.

Esse artigo faz parte de uma série que foi desenvolvida pela turma do curso de Pós-graduação de Gestão de Projetos de Engenharia do UNI-BH, com a orientação do Elienay Marçal Fialho Fuly. Veja a programação de publicação dessa série:

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

• [1] BARBOSA, Christian. A Tríade do Tempo: A evolução da produtividade pessoal. Como gerenciar ainda melhor o seu tempo. 2. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.
• [2] CLEGG, Brian. Administração do Tempo: Método prático. Rio de Janeiro: QualityMark, 2002. 1
• [3] JUNQUEIRA, Luiz Augusto Costacurta. Administração do Tempo: um programa de autodesenvolvimento. 3.ed. Rio de Janeiro: COP, 1988.
• [4] Que é Otimização de Processos: Como Aumentar a Produtividade e Ganhar Tempo? Disponível em: <https://www.siteware.com.br/qualidade/o-que-e-otimizacao-de-processos/>  Acesso em: 09 de Setembro de 2018
• [5] As 10 áreas de conhecimento. 3: Gerenciamento do tempo do projeto. Disponível em: <http://www.itmplatform.com/br/blog/as-10-areas-de-conhecimento-3-gerenciamento-do-tempo-do-projeto/> Acesso em: 09 de Setembro de 2018
• [6] Gerenciamento do tempo do projeto. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-do-tempo-do-projeto> Acesso em: 09 de Setembro de 2018
• [7] Gerenciamento do conhecimento x produtividade. Disponível em: <http://maistempo.com.br/gerenciamento-do-conhecimento-x-produtividade/> Acesso em: 09 de Setembro de 2018
• [8] Bom planejamento garante alta produtividade ao gestor de projetos. Disponível em: <https://www.aecweb.com.br/cont/m/rev/bom-planejamento-garante-alta-produtividade-ao-gestor-de-projetos_12330_3> Acesso em: 09 de Setembro de 2018
• [9] CONSULTA QUALIFICAÇÃO CADASTRAL . Disponível em: <http://consultacadastral.inss.gov.br> Acesso em: 09 de Setembro de 2018
• [10] Indicadores de Desempenho de uma Equipe de Engenharia através do Time Sheet. Disponível em: <http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1697> Acesso em: 17 de Setembro de 2018
• [11] Controle de horas produtivas: entenda como funciona. Disponível em: <http://blog.hashtrack.io/controle-de-horas-produtivas-entenda-como-funciona/> Acesso em: 18 de Setembro de 2018

Sobre os autores:

André de Abreu Andrade, Bacharel em Engenharia de Produção Civil pela Universidade FUMEC em 2009. Pós-graduando em Gestão de Projetos de Engenharia pelo Uni-BH. Possui 9 anos de experiência atuando como Engenheiro Civil em obras de grande e médio porte, tendo atuado nas áreas de Gerenciamento de Contratos e Acabamentos de Obras. E-mail de contato: andredeabreu83@hotmail.com

Flávio Ferreira Ribeiro, Bacharel em Engenharia Elétrica pelo Uni-BH em 2015. Pós-graduando em Gestão de Projetos de Engenharia pelo Uni-BH. Atua na área de Segurança do Trabalho ministrando treinamentos de Segurança em Instalações e Serviços em Eletricidade (NR10) e Consultor Técnico no setor elétrico, como, emissões de laudos de instalações elétricas conforme as normas regulamentadoras brasileiras vigentes (NBRs), laudos de adequação a norma regulamentadora de n. º10 e projetos elétricos. Possui 2 anos e 8 meses de experiência como Técnico de Laboratório de Engenharia Elétrica no Uni-BH em montagens de circuitos elétricos e eletrônicos, análise de circuitos elétricos e eletrônicos, elaboração de relatórios técnicos, elaboração de procedimentos operacionais de equipamentos e maquinas elétricas, acompanhamento das aulas práticas nos laboratórios de física, circuitos elétricos, máquinas elétricas, sistemas digitais, eletrônica analógica, instalações elétricas e dentre outras disciplinas. Possui experiência de 2 anos no setor de Manutenção Elétrica e Departamento de Engenharia na empresa CEASA-MG em acompanhamento de implantação de projetos, acompanhamento de projetos de eficiência energética em iluminação, vistorias elétricas, manutenção preventiva e corretiva em instalações elétricas. Proprietário da MEI Sena Serviços Elétricos atuando no setor de manutenção elétrica em edificações residenciais e comerciais. E-mail de contato: flaviofr89@yahoo.com.br

Gabriela Dayrell Carvalhais, Bacharela em Engenharia Civil pelo UNI-BH em 2016. Pós-graduanda em Gestão de Projetos de Engenharia pelo UNI-BH. Curso de extensão de Projeto Estrutural em Concreto Armado – Dimensionamento e Detalhamento Completo (NBR6118-2014). Experiência de um 1 ano de estágio pela empresa EMATER-MG em acompanhamento de obras, planilha orçamentária, leitura e elaboração de projetos, elaboração de cronograma e relatórios técnicos. E-mail de contato: gabidayrell@live.com

José Geraldo de Araújo Neto, Bacharel em Engenharia Mecânica pela Faculdade de Talentos Humanos. Possui 11 anos de experiência nas áreas de projetos e manutenção industrial nos seguimentos de Mineração, siderurgia e fertilizantes. E-mail de contato: geraldowork@hotmail.com

Luís Henrique Vieira dos Santos, Bacharel em Sistemas de Informação pela Universidade Federal de Ouro Preto. Pós-graduando em Gestão de Projetos de Engenharia pelo Uni-BH. Formação em Gestão de Processos, Gestão Estratégicos de TI-ITIL, Fundamentos de COBIT, Segurança da Informação, todos pela Fundação Bradesco e Gestão de Projetos pelo IPED. Há 9 anos atuando na área de TI, com experiência nas diversas subáreas, ênfase em participações industriais (Cimenteira, Metalurgia e Siderurgia). Criação, análise e revisão de estimativas técnicas e funcionais, junto a análise, desenvolvimento e sustentação de sistemas industriais (Aciaria, Forno Panela, Laboratório, Laminação, Lingotamento e Trefilas). Intervenções em Sistemas Legados (Delphi,VB6,SQL), e em inovação ( Desenvolvimento C#, Javascript, AngularJS,ASP.NET, WCF Services, Gerenciamento de Banco de Dados MySql), WEB e DesKtop. E-mail de contato: luishenriquevieira@hotmail.com

Elienay Marçal Fialho Fuly  (ORIENTADOR) –  Graduado em Engenharia de Produção, Pós-graduado em Engenharia de Produção Enxuta / Melhoria Contínua, MBA em Administração de Projetos e MBA Executivo em Gestão de Negócios. Atualmente atua como Engenheiro de Processos Sênior no ramo automotivo. É professor de cursos de pós-graduação nas áreas de Gestão de Projetos, Engenharia de Custos & Orçamentos e Matemática Financeira Aplicada. É consultor de soluções em Engenharia de Processos e Melhoria Contínua desde 2014. É palestrante em temas de Gestão de Projetos, Redução de Custo, Engenharia de Planejamento, Engenharia de Produção, Melhoria Contínua e Matemática Financeira. Possui experiências nas áreas de Gestão e Engenharia de Processos, Produção, Qualidade e Administração de Contratos. E-mail de contato: elienayfuly@gmail.com.