Como tornar uma licitação mais eficaz com a gestão de projetos?

Toda empresa tem o seu processo de compra de material, bens e contratação de serviços. O dono (ou gerente de compras) manda comprar e os seus funcionários (ou responsáveis pela aquisição de materiais) fazem o que precisa ser feito. Normalmente, sem muita burocracia. Os municípios, estados e o país precisam comprar para que a máquina administrativa do Estado não pare. No entanto, o processo de compra dos órgãos públicos é diferente das empresas privadas. O gerente de compras (ou presidente) de uma instituição pública (dependendo do valor e do produto), não pode comprar nada sei seguir as Leis 8.666/1993 (que institui normas para licitações e contratos da administração pública) e 10.520/2002 (que institui normas para modalidade de licitação denominada pregão).

Mas, afinal, o que é licitação? 

A licitação é um procedimento administrativo adotado pelos entes federados e órgãos públicos para adquirir bens e serviços de maneira isonômica e vantajosa.

A Lei de licitação surge para evitar fraudes nos processos de compra das instituições públicas. Tudo deve ser documentado e publicado. Via de regra, a empresa que ganha a licitação é aquela que oferece o melhor preço para o órgão solicitante.

Antes de continuar, uma definição básica sobre gestão de projetos

O projeto é uma iniciativa temporária (possui início, meio e fim) para alcançar um objetivo (que pode ser a aquisição de um produto ou contratação de um serviço). Os projetos exigem o detalhamento de todas as necessidades a serem atendidas, para que um escopo coerente possa ser definido e, logo após, sejam definidos os prazos e custos.

Dentre as diversas organizações que tratam o tema gerenciamento de projetos, uma que merece destaque é o Project Management Institute (PMI): uma instituição sem fins lucrativos que almeja o avanço do gerenciamento de projetos e seu principal compromisso é “promover o profissionalismo e ética em gerenciamento de Projetos”.

O PMI possui representações, ou capítulos em quase todo o mundo. Atualmente, temos 15 capítulos do PMI no Brasil. Estes capítulos, em suas regiões de atuação, contribuem para a evolução do Gerenciamento de Projetos no Brasil. O Guia PMBOK, criado pelo PMI, é dividido em dez áreas de conhecimento. Cada área possui um conjunto de processos indicados para a elaboração de uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos da própria organização. Um processo é composto por entradas, saídas e ferramentas.

Quais são as fases da Licitação?

A licitação começa a partir de uma necessidade. Deste ponto, desenrola-se todo o processo para a aquisição do bem ou serviço do qual o órgão necessita. Começa, então, o seguinte processo:

• Elaboração do edital;
• Publicação;
• Convocação das empresas;
• Apresentação das propostas;
• Resultado;
• Compra do bem em questão.

Parece simples, mas durante todo o desenrolar desse procedimento pode acontecer problemas, se não houver um processo embasado de gestão de projetos para diminuírem as chances de alguma coisa dar errada.

Aplique a gestão de projetos na licitação

• Monte a equipe, defina seu objeto e seu objetivo

A primeira atitude a ser tomada é reunir com todos os interessados e definir uma equipe para o processo de licitação. Nela, além dos funcionários do setor responsável pelas compras, deve conter alguém conheça bem no produto ou serviço que vai ser adquirido. É importante dizer que a gestão de projetos envolve vários conhecimentos e, por isso, não pode ser feito por apenas um funcionário.

A partir daí, começa o trabalho para definir quais são os objetos (ou serviços) a serem adquiridos e qual o objetivo dessa compra. Quanto mais detalhes, melhor.

• Defina o responsável pelo processo

Em seguida, defina quem será o responsável direto pelo processo de compra desse produto ou serviço. Todas as informações devem ser direcionadas para essa pessoa. Ele que terá todas as informações e será responsável por distribuí-las de forma que todos fiquem informados sobre o processo.

Na gestão de projetos e no processo licitatório, o diálogo e a troca de informações são  importantíssimos para tudo saia corretamente. Além disso, o procedimento inteiro deve ser documentado. Os relatórios precisam ser completos, precisos e estar disponíveis para todos os envolvidos.

• Definir necessidade e justificativa de compra

A partir da equipe montada, é preciso fundamentar a necessidade. Definir o que realmente precisa ser adquirido. Uma definição mal feita do produto ou serviço, pode acarretar em uma compra errada. A definição dever ser extremamente completa. Às vezes um item, uma classificação ou configuração errada (ou não definida) pode colocar a licitação toda a perder. Neste momento o técnico da área  é essencial.

A justificativa também deve conter os pormenores da necessidade do produto, a que se destina, o que vai melhorar nas atividades do órgão, dentre outros.

• Crie um termo de referência completo

O termo de referência do produto a ser adquirido deve conter todas as especificações do objeto desejado. Por isso, o termo de referência deve ser o mais completo possível. No mercado existem muitos produtos semelhantes, no entanto, pode ser que nem todos atentam à necessidade do trabalho. Conforme falamos acima, uma especificação errada ou incompleta, pode colocar em xeque o processo. Por isso, mais uma vez, é extremamente importante que na equipe tenha um técnico ou integrante do setor solicitante.

• Defina um plano de comunicação

Essa é a parte mais importante: o diálogo. Todos devem estar alinhados no processo. As informações, conforme já comentamos, devem circular. O plano de comunicação deve ser elaborado pelo responsável pelo projeto e seguido a risca por todos os integrantes do projeto.

Não canso de dizer que qualquer coisa nessa vida pode conter a gestão de projetos. Se, no aniversário do seu filho, isso é eficaz, imagina em um processo de compra, que é tão importante e envolve recursos públicos. Com ela, podemos alavancar os processos licitatórios e economizar os recursos do Estado.

Sobre o autor:

NetProject: O NetProject é uma solução de apoio ao Gerenciamento de Projetos, Portfólio e Trabalho que integra as principais ferramentas de diversas escolas de Gerenciamento de Projetos. A principal escola trabalhada é a proposta pelas melhores práticas consolidadas no Guia PMBOK. Também estão presentes ferramentas Ágeis e Visuais.

Com clientes de diversos segmentos e portes, o NetProject destaca-se por levar a excelência em ferramentas de gestão para o dia-a-dia de seus usuários. Tudo isso com uma interface leve que pode ser utilizada em qualquer navegador WEB. A solução passa por constantes atualizações. Email:  contato@netproject.com.br  e site: http://netproject.com.br/index

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.