Gestão de projetos e Design Thinking: Segundo espaço de inovação

Resumo

O Design é comumente conhecido, por uma parte significativa das pessoas, como sendo uma área do conhecimento humano que lida com aspectos estéticos e funcionais dos produtos. Contudo o papel do Design em nossa sociedade tem ganhado outros aspectos, sendo que hoje este importante segmento de conhecimento tem sido cada vez mais utilizado como ferramenta estratégica e de negócios.

A abordagem do design em outros níveis e áreas ocorre principalmente pela observação por parte dos gestores e empresários dos diferenciais competitivos que o Design proporciona. Neste sentido o Design Thinking tem sido uma abordagem orientada pelo pensamento e visão do design mais amplamente utilizada.

Em sua estrutura base o Design Thinking aborda a busca por soluções de problemas por meio do que conhecemos como espaços de inovação e que são nomeado, como espaços de INSPIRAÇÃO, IDEALIZAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO. Espaços esses que a equipe que aplica essa abordagem tem em mãos uma série de ferramentas, visões e práticas que tem se mostrado com diferenciais competitivos e que se torna acessível a todo tipo de profissional e gestor.

Neste artigo estará a continuidade do trabalho anterior, e abordaremos o espaço de IDEALIZAÇÃO.

Figura 01: Mapa mental
Fonte: Brown, 2010, S/pág

Introdução

O início de um projeto de qualquer natureza também é um momento de grande incerteza e desconhecimento sobre o que o projeto irá entregar. Não é raro que mesmo o contratante não tenha clareza sobre o que ele deseja de fato deseja como produto, serviço ao final de um empreendimento. E este cenário muitas vezes permanece nebuloso durante um período muito extenso no ciclo de vida dos projetos. Extenso o suficiente para, inclusive, provocar falhas incorrigíveis e que determina o fracasso de um empreendimento. Além deste risco sabemos também que o custo destas incertezas e desconhecimento do escopo é proporcional ao tempo que esta situação permanecem no percurso de planejamento e execução do projeto.

Uma das vantagens de se ter um processo estruturado de planejamento e levantamento de requisitos é ter ferramentas para que as incertezas sejam tratadas de forma mais ágil e assertiva. Neste sentido o Design Thinking, como uma estruturação de busca de soluções oferece, por meio de seus espaços de inovação, um workflow interessante de ser aplicado em projetos de qualquer natureza a fim de se favorecer o levantamento das necessidades do projeto e a diminuição das incertezas.

Um fator importante na aplicação do Design Thinking é entender que as etapas propostas por este modelo não são lineares, mas iterativas. Tal característica pode dar um errado entendimento de que se trata de um movimento um tanto caótico dentro do processo de planejamento e execução de um empreendimento. Contudo esse tipo de iteração é um fator completamente normal nesta abordagem, uma vez que o Design Thinking é “fundamentalmente um processo exploratório” (BROWN,2010, Pág.16) e que são diferentes dos processos que definem os negócios tradicionais que são baseados em marcos e se apresentam de forma linear (BROWN. 2010, Pág.17). Desta forma os espaços de inovação sendo entendidos como etapas sobrepostas podem proporcionar um movimento constante de aprendizagem, descobertas, criação, redefinições e implantações inovadoras ao longo de todo ciclo de vida do projeto, uma vez que essa abordagem pode ser “integrada ao processo de modo continuo, sem interrupções” (BROWN, 2010, Pág.16).

Partindo da primeira etapa de Design Thinking conhecida como espaço de INSPIRAÇÃO a equipe se aproxima das requisições do cliente e realiza uma imersão nos problemas, demandas, dores e necessidades de todos os envolvidos e que são os elementos que motiva a busca por uma solução e/ou inovação. Para isso a equipe lança mão de recursos e visões que os designers utilizam a décadas e em um movimento que se utiliza a empatia, o pensamento abdutivo, convergente e divergente, técnicas etnográficas (observação, entrevista), métodos como jornada do usuário, auto documentação entre outros.

Ao final desta fase a equipe do projeto tem em mãos um conjunto importante de dados, histórias dos usuários que iram fomentar uma série de insights e ideias que serão insumos para a fase seguinte: IDEALIZAÇÃO.

Sonhar com os pés no chão

O princípio básico do espaço de inovação definido como IDEALIZAÇÃO (principio esse também compartilhado com a etapa de INSPIRAÇÃO) seria o de sintetizar todo o material e dados levantados na fase de anterior. Sintetizar e um movimento que irá transportar os membros do time do projeto “da inspiração para as ideias, das histórias para o direcionamento estratégico” (IDEO,2015, Pág.56). Assim, os membros de uma equipe que aplica os modelos e visões orientado pelo Design e estruturados no Design Thinking conseguem ter um espaço definido onde a imaginação, a colaboração e criatividade podem navegar livremente dentro destes espaços mas delimitado por restrições que são naturalmente descobertas no processo de exploração e síntese e que podem ser bem percebidas por meio dos critérios de desejabilidade, viabilidade e praticabilidade[1]BROWN, 2010, Pág.18).

Essa síntese pode ser realizada por meio de uma série de ferramentas e técnicas nas quais a equipe de projeto pode utilizar podendo ser:

• Cartões de insight: são cartões onde a equipe de projeto insere reflexões a partir dos dados colhidos no processo de exploração e busca de informação realizado no espaço de INSPIRAÇÃO. Ou seja uma entrevista, um vídeo ou áudio pode gerar insights que são registrados, identificados e que podem ser utilizados em sessões de co-criação.
• Mapa de empatia: é o mapeamento do cliente e partes interessadas importantes a fim de oferecer, para a equipe de projeto, um entendimento global no que tange cenários e contextos, desejos, “comportamentos, preocupações e até aspirações do usuário e outros atores estudados” (VIANNA et al, 2011, Pág.43). Essa ferramenta que será amplamente aplicada na geração de ideias favorecendo a identificação de necessidades e oportunidades para o cliente e o projeto (VIANNA et al, 2011).
• Sistema de reciprocidade: trata-se de uma ferramenta oriunda do Business Design (proposta derivada do Design Thinking) no qual é estabelecida uma relação entre as principais partes interessadas do projeto e como essa inter-relação gera valor dentro desta cadeia. Desta forma a equipe do projeto tem clareza durante todo o ciclo de vida do projeto do valor que cada um destes atores necessita e se na realização das entregas este valor tem que estar presente e se foi satisfeito.
• Jornada do usuário ou mapeamento da experiência: ferramenta que facilita o entendimento da experiência de um cliente, usuário, parte interessada relevante ao projeto. Experiência que e descrita, em uma linha de tempo, onde é identificado o passo-a-passo importantes e os contatos do cliente com um produto ou serviço durante todo o processo de aquisição e uso. Desta forma a equipe consegue visualizar dentro desta experiência oportunidades que podem ser exploradas ou problemas a serem resolvidos e que não seriam de fácil entendimento se não fossem abordado desta forma.
• Blueprint: descreve de forma detalhada da jornada do usuário, de forma visual e simples as relações e interações entre cliente e serviço. É uma ferramenta que torna visível a complexidade do sistema de um determinado serviço e permite, inclusive, verificar as interações visíveis ou mesmo da retaguarda que um cliente realiza em um determinado serviço (VIANNA et al, 2011).

Figura 01: Blueprint de serviço de atendimento de Call Center

Fonte: Vianna et al, 2011, Pág.47

• Brainstorming: essa ferramenta já é bastante difundida em diversas áreas, contudo são poucas as equipes que fazem um uso adequado deste recurso muito valioso. Ao contrário que muitos pensam, o brainstorming não é uma abordagem sem regras ou orientações. Tão pouco é a reunião de um grupo de pessoas que estão tendo um primeiro contato entre elas e que devem nessa reunião propor soluções para um determinado problema. O gestor que deseja utilizar essa ferramenta deve estabelecer parâmetros e incentivar a reflexão individual, de cada membro da equipe, para que durante a sessão de brainstorming o grupo proporcione ideias mais viáveis. Além disto deve-se evitar que o grupo torne-se disperso e a colaboração seja comprometida no momento em que poucos ouvem e muitos falam, impossibilitando que ideias possam ser evoluídas.

Podemos, além destes aspectos orientar o grupo no sentido de estimular ideias radicais, mas mantendo o foco no tópico apresentado na sessão, além de deixar claro para os membros a não fazer qualquer tipo de julgamento sobre uma sugestão apresentada. Como a quantidade de ideias é algo importante em um encontro de brainstorming (e um número alto de ideias deve ser sempre almejada) a falta de liberdade de se expressar será sempre um péssimo limitador.

• Mapa mental: nessa ferramenta também é buscado a geração de ideias de forma mais visual e relacionada. O gestor de um projeto pode utilizar essa abordagem reunindo a equipe de projeto e em um quadro inserir um tópico, ideia ou assunto no centro do quadro. A partir deste centro a equipe começa a associar a esse tema outras ideias, palavras chave, imagens, fotos que se ligam a esse tópico e que irá fomentar uma série de insights nos membros da equipe.

Conclusão

O processo de IDEALIZAÇÃO pela abordagem do Design Thinking e um exercício de colaboração, criatividade e de empatia para com os membros da equipe e outros stakeholders ou atores envolvido no processo de resolução de um problema. Desta forma cabe ao gestor do projeto criar sempre um ambiente que fomente todos esses aspectos e que produza no time um cenário que as ideias e a participação aconteça em todos os níveis. Cenário esse que deve sempre ter como direcionador o foco no ser-humano e na empatia o combustível que estimulara a criatividade, a geração de ideias e a inovação, porquanto o ser humano quando incentivado, respeitado em suas visões, crenças e ideias pode oferecer contribuições importantes para um projeto, independentemente de sua formação acadêmica ou técnica.

O designer é um profissional que aprende com as mãos (fazendo, construindo) e durante todo o desenrolar de um projeto sua posição e mentalidade está sempre aberta para redefinir, repensar e contestar premissas que foram previamente estabelecidas a fim de sempre caminhar no sentido de evolução de uma solução. Este espirito de explorador e desejo de sempre aprender é uma postura que favorece a inovação e que os gerentes de projetos, cuja a atuação se assemelha com a de um designer, pode incentivar e lançar mão desta mentalidade na condução de seus projetos. Aspecto esse que durante a fase de IDEALIZAÇÃO se apresenta como uma característica importante no momento em que o gestor do projeto está aberto a ouvir e tentar entender o que um membro da equipe do projeto tem a dizer. Além disto o gestor estará sempre se movimentado no sentido de incentivar a equipe na buscar um pensamento que vá além das formas já conhecidas.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

• BROWN, Tim. Design Thinking: uma metodologia poderosa para decretar o fim das velhas ideias. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010.
• VIANNA, Maurício; VIANNA, Ysmar; ADLER, Isabel K.; LUCENA, Bruno; RUSSO, Beatriz. Design Thinking: inovação em negócios. Rio de Janeiro: MJV Press, 2012.
• IDEO, The Field Guide to Human-Centered Design. São Francisco: Ideo.org, 2015.
• MJV, TOOLKIT Ferramentas do Design Thinking. Disponível em: http://conteudo.mjv.com.br/toolkit-ferramentas-do-design-thinking – Acesso: 25 Junho 2016.
• DUARTE, Alisson. Inovação no gerenciamento de projetos: o design como novo orientador dos processos de planejamento e gestão. Disponível em: https://pmkb.com.br/artigo/inovacao-no-gerenciamento-de-projetos-o-design-como-novo-orientador-dos-processos-de-planejamento-e-gestao/ – Acesso: 15 Novembro 2016.

Nota:

[1] Critérios definidos como sendo algo possível em um futuro próximo a ser realizado do ponto de vista da funcionalidade (praticabilidade), viável de ser implementado e integrante de um modelo de negócios (viabilidade) e que esteja aderente ao desejo das pessoas (desejabilidade).

Sobre o Colunista:

Alisson Duarte, Gerente de projetos especialista, graduado pela Universidade Fumec no curso de Design Gráfico e pós-graduando no MBA – Gestão de Projetos pelo IETEC/MG. Atuante como Gerente de Projetos, possuindo experiência em gerenciamento de projetos na área de design, desenvolvimento de softwares, comunicação , além de coordenar equipes de Design e TI. Pesquisador de design thinking aplicado à gestão de projetos. E-mail de contato: alsndrte@outlook.com

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