Integração e impacto do gerenciamento de riscos nos custos

RESUMO

O objetivo principal deste artigo é demonstrar a importância em integrar análises de risco em planejamento e orçamento, referente a durações de processos diferentes do estimado, com análises de custo. Com o objetivo de simular possíveis impactos financeiros ocasionados por riscos e imprecisões no planejamento por meio de uma análise com o uso de algoritmos que utilizam de valores aleatórios e os aplicam às durações das atividades e, por consequente, impactam no custo. Grande parte dos projetos possui um planejamento temporal fixo, ou seja, o projeto trabalhava com prazos estáticos e os riscos associados ao planejamento são negados e atribuídos a outros fatores. Porém, o que este artigo demonstra é que a maior parte dos riscos em um projeto é proveniente das imprecisões no planejamento.

INTRODUÇÃO

Ao iniciar o planejamento de um projeto, muitos fatores são levados em consideração para que este seja bem desenvolvido e o resultado seja satisfatório. O estudo de riscos é um desses fatores, que se não for bem estruturado pode causar desequilíbrio econômico-financeiro na organização e até o fracasso do projeto.

Segundo o guia PMBOK, o gerenciamento de Riscos (estudo dos riscos em um projeto) deve incluir os processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramento e controle de riscos de um projeto. Seu objetivo é maximizar a exposição aos eventos positivos e minimizar a ocorrência de eventos negativos. Sendo assim, cabe ao Gerente do projeto se guiar pelo objetivo do Gerenciamento de Riscos de modo a conseguir formar uma proposta competitiva e que atenda às expectativas do projeto. Tal análise deve ser feita de forma sensata, sem exageros, pois caso considere que todos os riscos ocorrerão a orçamentação do projeto ficará falha, assim onerando para o cliente, tornando-o inviável.

Com o avanço da tecnologia e no aprofundamento dos estudos dos riscos, foram desenvolvidos softwares para integrar a análise de riscos de um projeto com o planejamento de custos, com o objetivo de evitar impactos financeiros que inviabilizem o andamento do projeto. Um dos métodos utilizados por esses sistemas é a simulação de Monte Carlo.

O benefício desse tipo de software é simular os impactos de riscos de projeto, em diferentes etapas do projeto, podendo assim testar variáveis, obtendo relatórios de possíveis cenários. O resultado dessa análise dos custos, considerando os riscos, é uma ferramenta que os Gerentes de Projeto vão utilizar para tomada de decisão de possíveis investimentos e para que esteja disponível fluxo de caixa durante a execução do projeto.

DESENVOLVIMENTO

Os riscos são definidos pelo PMBOK (2004) como um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto, como tempo, custo, âmbito ou qualidade. Os riscos podem ser interpretados como ameaças ou oportunidades, isso vai depender da sua complexidade, de qual etapa do projeto aconteça e de como a organização está preparada para enfrentá-lo. Para evitá-los ou enfrentá-los existem métodos utilizados para a gestão dos riscos e custos.

Uma das formas de responder aos riscos ao longo do projeto seria examinar o histórico de projetos, verificando as lições aprendidas, e, também, consultar especialistas para identificar, classificar e quantificar esses riscos.

Como saída do Planejamento as respostas aos riscos, a atualização do Plano do projeto, bem como o Planejamento de custos e prazos, são necessárias. Pois, estes sofrerão modificações com duração das atividades e adição de tempo e custo de contingência.

Para melhorar a previsibilidade dos riscos e os fatores considerados no orçamento, foram criados softwares, que realizam justamente esta integração. Para executar a análise dos riscos, o usuário imputa as ameaças e oportunidades levantadas e o software, através da Simulação de Monte Carlo, adiciona valores aleatórios à implementação dos riscos, na lógica criada, e gera um cenário para todas as possibilidades.

Para análise de custo utilizado no software, o método de Monte Carlo utiliza a estrutura analítica de trabalho (WBS – Working Breakdown Structure), a qual divide o projeto em blocos, onde cada bloco representa uma unidade de trabalho necessária para completar uma etapa específica. A estrutura analítica desse trabalho facilita o gerenciamento do todo, já que nestes grupos serão propostas as tarefas, que por sua vez são desmembrados em subtarefas, e assim por diante.

Essa forma de trabalho facilita a administração das etapas e a identificação dos riscos em cada etapa, evitando assim quedas na produção, que pode acarretar em prolongamento do tempo de execução e desequilíbrio financeiro.

O modelo adotado para análise dos riscos impactantes no custo parte de dois itens principais, os custos dependentes de tempo (time-dependent), referentes à mão de obra e equipamentos locados, e os independentes de tempo (time-independent), referentes a matérias-primas (raw materials) e equipamentos. Abaixo seguem exemplos de como estas variáveis podem afetar os custos:

• Variáveis time-depedent se referem à variação inerente dos prazos dos processos e com o aumento de prazos, os custos fixos se propagam por maiores prazos. Tal variação pode ocorrer por fatores externos, como também ocorre por uma variação da produtividade aferida em relação à planejada;
• Variáveis time-independent se referem a variações que podem ocorrer devido a atrasos em compras de equipamentos ou matérias-primas.

Figura 1: Tipos de risco de planejamento

Quanto mais cedo forem detectados os potenciais riscos causadores de desequilíbrio em um projeto, maior é o impacto das ações mitigadoras e maior é a probabilidade de sucesso do projeto. Abaixo segue um mapa mental representando o fluxograma de análise de risco de planejamento e custo integrado.

Figura 2: Mapa mental processo iterativo de mitigação de riscos

Estudo de Caso

Como forma de ilustrar a necessidade de interação entre os riscos e custos, a empresa ENGCOMP, canadense de consultoria em engenharia estrutura e mecânica e de custo, utilizou software de análise de risco para realizar simulações Monte Carlo e quantificar a incerteza, com a finalidade de definir o orçamento e o cronograma para fase de construção do projeto FMF CB – Fleet Maintenance Facility Cape Breton do Departamento de Defesa Nacional do Canada (DND).

O projeto FMF CB consiste em unificar todo o setor de manutenção e escola de aprendizagem da base militar Esquimalt em uma única instalação moderna, tal projeto está em andamento há mais de 10 anos.

Como primeiro componente da análise de risco baseada em simulação Monte Carlo, a ENGCOMP teve de determinar, com um grau razoável de confiança, a quantia de contingência que deveria ser aplicada ao orçamento do projeto de modo que o orçamento final aprovado para o projeto FMF CB não fosse ultrapassado. A ENGCOMP usou o software de risco para quantificar a variabilidade potencial de fatores como os custos de mão-de-obra, de materiais e equipamentos, e a produtividade, para chegar à quantia de contingência que deveria ser alocada ao orçamento total do projeto. A empresa também utilizou o software de análise de risco para calcular o custo total do projeto com e sem a variabilidade estimada nos pacotes de trabalho. A diferença entre os dois totais resultou na contingência para o projeto.

Com base na análise de risco quantitativa, o DND teve condições de justificar com clareza ao Conselho do Tesouro do governo canadense por que deveria receber a verba para o projeto, apesar do grau de incerteza. Isso provavelmente não teria sido possível sem a análise detalhada e abrangente possibilitada pelo software de análise de risco.

Dicas

Para melhorar a integração do gerenciamento de riscos e gerenciamento de custos devem-se conhecer os componentes do gerenciamento de riscos, a probabilidade de que ele aconteça e também o impacto, caso este ocorra. Em cada risco listado, tanto negativo, quanto positivo, a análise é necessária, assim classificando de maneira que os mais importantes sejam tratados ou considerados no projeto, visando preservar o resultado.

Outra dica importante para o sucesso de um projeto é falar de riscos com as pessoas da equipe e profissionais especializados, para então, identificar e dimensionar os riscos com precisão.

Durante a execução do projeto, o gerente deve ter mecanismos de acompanhamento para saber se a probabilidade ou impacto de cada risco está aumentando ou diminuindo. Estes acompanhamentos servirão para ajustes no orçamento e para projetos futuros.

CONCLUSÃO

O objetivo deste artigo foi demonstrar a necessidade do conhecimento dos riscos ao compor os custos do projeto, através da concepção do software que realiza um modelo com simulação de cenários de custos. Observa-se que a mitigação dos riscos não só diminui o custo do projeto, como também reduz o desvio, indicando um cenário mais seguro e com menor variabilidade para trabalhar.

Portanto, concluímos que são vários fatores que devem ser avaliados no planejamento de um projeto, sendo a análise de riscos um dos pontos mais importantes, pois é fundamental, juntamente com a análise de custo, para que a organização solucione os imprevistos e alcance o sucesso do projeto ao encerrá-lo. 

REFERÊNCIAS

• SILVA, V.F. Análise de risco na construção – Guia de procedimentos para gestão. Dissertação. Faculdade de engenharia da Universidade do Porto, jul/2012.
• HULLET, Dr. David e DRUCKER, Eric. Integrating with project schedule risk improves analysis of cost risk. Cost Engineering, Morgantown, p. XX-XX, maio/jun. 2015.
• FACULDADE IETEC. Biblioteca. Manual para normalização de artigo técnico. Belo Horizonte: IETEC, 2016. 34 p. Acesso em: 23 set.2016.
• UNITED STATES GOVERNMENT ACCOUNTABILITY OFFICE. SCHEDULE ASSESENT GUIDE: Best practices for project schedules. Estados Unidos.2012.
• PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, PMBOK – Project Management Body of Knowledge, 2004. Disponível em: http://www.pmi.org/. Acesso em: 25 set. 2016.
• DEFINIÇÃO, IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DE RISCOS EM PROJETOS DE ENGENHARIA, 2015. Disponível em https://pmkb.com.br/artigo/gerenciamentos-de-riscos-em-projetos/. Acesso em: 24 set. 2016.
• ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO. Disponível em https://pt.wikipedia.org/wiki/Estrutura_anal%C3%ADtica_do_projeto. Acesso em: 23 set.2016.
• UM ESTUDO TEÓRICO DA AVALIAÇÃO DE RISCOS EM PROJETOS DE INVESTIMENTO EM ORGANIZAÇÕES. Disponível m http://www.ufjf.br/ep/files/2014/07/2007_3_Newton.pdf. Acesso em: 23 set.2016.
• DESEQUILÍBRIO ECONÔMICO FINANCEIRO POR CONTRATOS POR PERDA DE PRODUTIVIDADE. Disponível em https://pmkb.com.br/artigo/desequilibrio-economico-financeiro-dos-contratos-por-perda-de-produtividade/. Acesso em: 24 set.2016.
• A ENGCOMP USA O SOFTWARE @RISK DA PALISADE PARA DEFINIR O ORÇAMENTO DO PROJETO JÁ EM ANDAMENTO DAS INSTALAÇÕES DE MANUTENÇÃO DE FROTAS DO DEPARTAMENTO DE DEFESA NACIONAL DO CANADÁ. Disponível em: http://www.palisade-br.com/cases/engcomp.asp. Aceso em: 03 out 2016.

Sobre os Autores:

Alexandre Castro, Engenheiro Civil graduado pela Universidade FUMEC 2010 e Pós-Graduado em Gestão de Projetos – IETEC 2015. Atuação em gerenciamento de obras civis, residenciais e comerciais nas áreas de coordenação, supervisão e gerenciamento de projetos, através dos processos de orçamentação, planejamento, acompanhamento de contratos e controle de obras.

Davi Drummond Alves, pós-graduado em Gestão de Projetos pelo IETEC-MG em agosto de 2016 e formada no curso de Engenharia Civil pela faculdade PUC Minas, em Agosto 2014. Experiência nos setores de orçamentação, planejamento e produção em empreendimentos de infraestrutura, hospitalar e predial. Atualmente, Engenheiro Civil na Empresa Construtora Brasil. E-mail de contato: davidrummond@gmail.com

Rafael Augusto Prado Alves, graduado em Engenharia Civil pela UFMG em 2014/02. Possui experiência em orçamentação, planejamento, fiscalização de projetos e obras e  em projetos de reatores UASB na área de saneamento. Atualmente ocupa o cargo de Engenheiro Civil do TRF 1ª Região.

Contexto: Artigo apresentado como trabalho na pós graduação de Engenharia de Custos e Orçamentos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da turma 10 do IETEC.

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