Conheça os principais tipos de escritórios de projetos

A gente sabe que uma gestão eficaz é o pilar de qualquer instituição, retorna muitos benefícios é o um dos principais diferenciais competitivos que ela precisa para sobreviver ao mercado. Dando um passo a frente, com a gestão de projetos (bem estruturada) é possível obter melhores resultados financeiros e crescimento expressivo a curto, médio e longo prazo.

Os bons resultados podem ser alcançado com mais facilidade com a implantação de um  Escritório de Gerenciamento de Projetos ou Project Management Office (PMO). O mais importante é que a equipe do PMO será a responsável por ajudar a empresa na execução dos projetos, fazendo com que os trabalhos sejam mais eficientes e otimizados.

É no escritório de projetos que são elaboradas as normas e treinamentos sobre a gestão de projetos (GP) da empresa. Após sua implantação, o escritório também tem a função de avaliar os resultados, bem como propor melhorias no processo. O PMO é o centro e o suporte quando o assunto é GP e, em regra, tem as seguintes funções:

• Fazer a implantação e treinamentos das ferramentas de GP;
• Coordenar o compartilhamento de recursos;
• Desenvolver, ensinar e controlar metodologias de gerenciamento;
• Armazenar e distribuir informações;

Quais os tipos de escritórios de projetos?

Não existe um padrão para criar um escritório de projetos. Ele será estruturado conforme as necessidades da organização. As responsabilidades e até o nível de autoridade será determinado pela direção. No entanto, geralmente, fica a cargo desses setores todo controle e execução de projetos da empresa.

É muito importante que as empresas (independente do tamanho) tenham um setor (ou uma pessoa) para cuidar dos projetos da instituição. De acordo com Maximiano (2010), existem três tipos de escritórios de projetos:

• Escritório de controle de Projetos

Neste nível, o  EGP da empresa será responsável por emitir relatórios e acompanhar os indicadores dos projetos. Não possuem poder de influenciar a forma que os trabalhos são conduzidos.

Há um controle das atividades diárias dos projetos para auxiliar os gestores a alcançarem as suas metas dentro do que foi estipulado (incluindo resultados e orçamento previsto).

• Escritório de apoio aos projetos

Quando o EGP é de apoio, fica a cargo do escritório controlar os projetos da empresa. Também são os funcionários dessa repartição que fazem treinamentos, estabelecem padrões, métricas e, ainda, tem o poder de influenciar no andamento dos projetos por meio de consultoria e definição de metodologias.

Se algo precisar ser mudado na empresa, será responsabilidade do EGP. Além disso, será o escritório responsável por alinhar os projetos as estratégias da empresa, bem como assumir o papel de mentor para projetos problemáticos.

• Escritório estratégico de projetos

Os EGP serão responsáveis por coordenar e definir políticas para todos os projetos da empresa. Neste caso, é considerado um centro de excelência em gerenciamento de projetos. Os responsáveis por esse setor vão ajudar os gerentes de outros setores no alcance de resultados de maneira muito mais eficiente.

Quando a empresa opta por um PMO estratégico, ele assume as responsabilidades de padronizar as atividades, identificar projetos prioritários, gerenciar os recursos e alinhar todos os projetos a estratégia da instituição.

Maximiano (2010) também explica que “modelos diferentes de EGP podem ser utilizados ao mesmo tempo em áreas distintas da organização… O EGP também é um ponto de apoio no gerenciamento de mudanças organizacionais, associados ao aumento da maturidade organizacional”. Por isso, sua correta estruturação é essencial para o sucesso de qualquer organização.

Uma empresa que investe em gestão de projetos (e em um setor para cuidar do assunto) consegue, com muito mais facilidade, medir seus lucros e prejuízos com a monitoração e controle financeiro de forma muito mais rápida. Além disso, com um escritório de gestão de projetos, os problemas gerenciais ocorrem em menor frequência, ficam menores e mais fáceis de controlar – já que se entende que a empresa terá um plano de gestão de riscos coerente e embasado.

Por fim, é de suma importância destacar que os custos com a implantação de um escritório de projetos é infinitamente menor que os gastos que sua empresa possa vir a ter com erros de planejamento, falhas e atrasos.

Sobre o autor:

Hayala Curto, CEO da Seed e idealizador do software NetProject. Principal acionista da empresa, Hayala é mestrando em Informática pela PUC Minas, graduado em Ciência da Computação e tem MBA em Gerência de Projetos e Gestão Empresarial pela FGV. Tem mais de 15 anos de experiência coordenando projetos de TI. Especialista em plataforma WEB e Business Inteligence. Participou da criação e do desenvolvimento de diversos DataWarehouses e aplicações WEB corporativas para clientes como a Telemig Celular, Vale, Prefeitura de Betim, CEMIG, entre outros. É membro do PMI, Project Management Institute, atuante no capítulo de Minas Gerais, desde 2004.  E-mail de contato: contato@seedintelligence.com / http://www.seedintelligence.com