Problemas e Prejuízos pelas Falhas de Comunicação entre Setores da Engenharia

Resumo: Se comunicar é um ato considerado algo simples, entretanto, é um processo bem mais complexo do que se pensa, onde podem ocorrer falhas como em qualquer outro processo, mas quando se trata de engenharia, as consequências podem ser significativas. O objetivo deste artigo é apresentar como uma comunicação ineficiente pode trazer graves prejuízos e problemas para a engenharia, seus produtos e clientes. Ao final, espera-se salientar ao leitor como uma boa comunicação é extremamente importante nas organizações para evitar impactos negativos que acarretam perdas de qualidade, financeiras e consequentemente profundo desgaste na relação com clientes.

Palavras-Chave: Falhas de Comunicação, Engenharia, Prejuízos Financeiros.

1 INTRODUÇÃO

Um dos fatores mais importantes para o sucesso de um projeto de engenharia é que todos os envolvidos estejam bem informados dos processos e acontecimentos, isso inclui que haja uma excelente comunicação entre as áreas envolvidas, para que não ocorra nenhum desencontro de ideias, evitando erros e prejuízos durante todo o processo de elaboração e execução de um projeto.

Cada vez mais vêm sendo feitas pesquisas na área de comunicação empresarial, e nelas frequentemente são constatados os prejuízos que uma má comunicação pode trazer para uma empresa. Esse tipo de deficiência gera um enorme desequilíbrio no ambiente de trabalho, resultando em baixa produtividade, retrabalhos, aumento de estresses e conflitos, baixa qualidade de vida e motivação. Tudo isso pode provocar prejuízos em médio e longo prazo e possibilitar que objetivos e metas não sejam alcançados.

De acordo com uma pesquisa realizado pelo PMI (Project Management Institute – Brasil), 76% de 300 empresas de grande porte, definiram que a comunicação no ambiente de trabalho é o principal motivo de fracasso de diversas atividades propostas.

A Engenharia está presente no nosso dia-a-dia, seja em casa, no trabalho, nas estradas, sempre haverá um elemento de grande importância nas nossas vidas ligado à engenharia. E como a comunicação é um processo essencial para a concretização de um projeto, ela é fundamental entre as áreas, principalmente às da engenharia, pois tais falhas podem acarretar em enormes tragédias ou prejuízos, e isso é algo que não só queremos como precisamos evitar.

2 DESENVOLVIMENTO

Projetos de engenharia sempre são desenvolvidos por inúmeros profissionais, majoritariamente em grupo. E isso pode provocar divergências de opiniões, criando um gargalo, retardando o atingimento de um consenso, resultando em atrasos para obtenção de resultados.

Para Crivelaro e Takamori (2005), os principais fatores de falhas na comunicação são: Interpretações pessoais; Pressa ou urgência; Desatenção ou negligência; Desinteresse; Inabilidade de comunicação e Emoção ou conflito. Esse conjunto de fatores dificulta ou impede a recepção e entendimento da mensagem no processo de comunicação.

Como salienta Kunsch (2003), o “ruído” é o responsável pelo insucesso na transmissão de uma informação, sendo este qualquer coisa que atrapalhe a comunicação e o entendimento da mensagem, incluindo emoções e atitudes das partes interessadas. Kunsch (2003) acrescenta também que o estresse é um integrante forte das falhas de comunicação.

A transmissão ou o entendimento equivocado de uma mensagem pode acarretar resultados indesejados, como representa a figura a seguir, na qual a intenção do motorista era que o mesmo fosse avisado quando deveria parar o carro, evitando assim o choque de seu veículo com o veículo já estacionado, entretanto, o entendido pelo interlocutor foi que este deveria informa-lo o horário no qual ocorresse o impacto.

Figura 1 – Falha de Comunicação.

Fonte: Piadas e Quadrinhos Engraçados. Disponível em: <http://peqengracados.blogspot.com/2011/05/quadrinhos-2.html>. Acesso em: 07 de Setembro de 2018

De acordo com levantamentos e observações empíricas relatadas e vivenciadas pelos autores em seus ambientes de trabalho relacionados à engenharia, foi constatado que os principais problemas e prejuízos causados pelas falhas de comunicação se dão principalmente pelos seguintes fatores:

– Planejamento Inadequado;

– Alterações das especificações do projeto;

– Prazos Irreais;

– Fraco Envolvimento com as Partes Interessadas;

– Pressa para entrega de atividades.

A seguir consta um maior detalhamento de cada fator para o melhor entendimento do leitor.

Planejamento Inadequado

A fase de planejamento de um projeto é uma das etapas mais importantes e cruciais para garantir que o resultado final seja bem sucedido. Nessa fase é que são definidos cronogramas, metas, escopo, tarefas a serem realizadas, alocação de recursos, entre outros. Por ser uma etapa fundamental, qualquer falha de comunicação em alguns desses itens, pode acarretar prejuízos durante o decorrer do projeto, podendo até ser responsável pelo insucesso do empreendimento.

Figura 2 – Representação de Planejamento em grupo.

Fonte: Blog Efetividade. Disponível em: <http://www.efetividade.blog.br/4-dicas-financeiras-indispensaveis-para-todo-empreendedor/>. Acesso em: 10 de Setembro de 2018.

 Alterações das especificações do projeto

Todo projeto está sujeito a alterações de suas especificações, mas após qualquer alteração, todas as partes envolvidas devem ser devidamente comunicadas e informadas das alterações, para que possam se preparar e providenciar as devidas adequações. Esse tipo de alteração gera um efeito cascata em todo o projeto, pois alterações nas especificações afetam praticamente todo o planejamento e gerenciamento do projeto, incluindo as demandas com a equipe de trabalho, prestadores de serviço e fornecedores.

Prazos Irreais

O cronograma é uma etapa crucial no planejamento de qualquer projeto, principalmente quando se tratam de engenharia, quando os projetos normalmente são de longo prazo e bastantes complexos, envolvendo diversas áreas e setores. A elevada complexidade aumenta em muito as chances de haver falhas no planejamento de prazos para o cronograma, sendo fundamental a consulta a diversos especialistas. Caso haja alguma falha de comunicação ou entendimento errado nesse processo, é possível que resulte em prazos irreais, elevando as chances de prejuízos para o projeto. Erros nessa fase podem custar caro, sendo necessária toda uma mobilização para reparar possíveis atrasos e se ajustarem ao cronograma.

Fraco Envolvimento com as Partes Interessadas

Em todos os projetos é de extrema importância que o gestor identifique todas as partes interessadas, planeje a comunicação, compartilhe as informações, gerencie as expectativas e reporte o andamento e desempenho das atividades.

De acordo com o PMI (2017), a definição das partes interessadas (conhecidas também pelo termo em inglês, stakeholders), são pessoas e organizações, como clientes, patrocinadores, público, que estão ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados pela execução ou término do projeto.

Manter as partes interessadas informadas e envolvidas no projeto é uma das tarefas mais cruciais que se tem, pois gerenciar as expectativas de tantos envolvidos não é fácil. Falhas de troca de informações nesse mérito podem proporcionar muita insatisfação ao cliente e expor o projeto a muitos retrabalhos. Impactos desse tipo podem ainda gerar insatisfação entre membros da equipe, prejudicar o cronograma e aumentar custos e perdas financeiras.

Pressa para a entrega de atividades

Como diz aquele velho ditado popular, “A pressa é inimiga da perfeição”. Com cronogramas cada vez mais apertados e com diversas atividades que demandam tempo para serem executadas, isso gera uma ansiedade que pode resultar em falhas. É de suma importância que haja uma boa comunicação nesse momento, para que uma atividade que possui precedência, não seja iniciada antes do momento adequado. Por exemplo, no cálculo estrutural de um prédio, uma das ultimas coisas a ser projetada é a fundação, entretanto, na sua construção, uma das primeiras coisas a serem executadas é a fundação. Tendo isto como referência, é fundamental a conclusão do projeto estrutural antes do inicio da sua construção, mas nem sempre isso acontece, gerando bastante retrabalho e aumento nos custos. Outro exemplo, bastante comum nas empresas ligadas ao ramo de engenharia, é o projeto elétrico começar a ser desenvolvido antes da finalização do projeto arquitetônico, e caso ocorra mudanças nas etapas do projeto arquitetônico, consequentemente, o elétrico possivelmente deverá ser redimensionado. O desconforto gerado pelo retrabalho além de causar insatisfação, pode diminuir a sensação do bom relacionamento entre os colaboradores, quando uma boa comunicação poderia evitar esse tipo de transtorno nas empresas.

2.1 PRINCIPAIS PROBLEMAS E PREJUÍZOS

Após a constatação dos principais fatores que causam as falhas de comunicação nos projetos de engenharia, é importante apontar os principais problemas e prejuízos nos quais uma má gestão das comunicações pode resultar. São eles:

• Insatisfação de clientes e funcionários;
• Atrasos nas entregas;
• Perdas financeiras;
• Retrabalhos;
• Aumento de estresse e conflitos;
• Baixa produtividade e menor qualidade nos resultados e produtos;
• Desequilíbrio e baixa qualidade de vida e motivação no ambiente de trabalho.

Gráfico 1 – Principais motivos de fracassos de projetos.

Fonte: Revista Espacios. Disponível em: <http://www.revistaespacios.com/a17v38n08/17380813.html>. Acesso em: 08 de Setembro de 2018.

3 CONCLUSÃO

Com base no estudo, é notório como a falta ou uma má comunicação pode acarretar sérios problemas e prejuízos para uma empresa, principalmente às ligadas à engenharia. Neste aspecto, é imprescindível que as organizações invistam em uma boa gestão da comunicação, garantindo que todos os envolvidos estejam bem informados, entendendo a mensagem, alicerçados e em sintonia na mesma base de informações, resultando na eficácia da comunicação.

Uma boa gestão pode ser realizada seguindo as boas práticas de comunicação do PMI, possibilitando assim, bons resultados nos projetos.

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Esse artigo faz parte de uma série que foi desenvolvida pela turma do curso de Pós-graduação de Gestão de Projetos de Engenharia do UNI-BH, com a orientação do Elienay Marçal Fialho Fuly. Veja a programação de publicação dessa série:

4 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK: Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. 5ª edição. PMI, 2013.

PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Sexta edição, Pennsylvania. PMI, 2017.

CRIVELARO, Rafael; TAKAMORI, Jorge Y. Dinâmica das relações Interpessoais. Campinas, SP: Alínea. 2005.

KUNSCH, Margarida M. K. Planejamento de relações públicas na comunicação integrada. Ed. rev., atual. E ampl. São Paulo: Summus, 2003.

MULCAHY, Rita. Preparatório para o Exame de PMP. (Tradução: Roberto Pons) PMP. 5ª edição. 2008.

TRENTIM, Mário Henrique. Gerenciamento de Projetos: Guia para as certificações CAPM e PMP. 2ª edição. São Paulo: Atlas, 2014.

CAMPOLINA, H. Jr. Comunicação nas empresas. São Paulo: McGraw-Hill, 2001.

Sobre os autores:

Diego Coelho Da Silva, 23 anos, graduado em Engenharia Civil pelo Centro Universitário de Belo Horizonte (2017), Pós-Graduando em Gestão de Projetos de Engenharia pelo Centro Universitário de Belo Horizonte (2018). Possui experiência na gestão de laboratório de informática e de materiais de construção, administrando atividades, recursos, insumos e mão-de-obra, garantindo o pleno funcionamento. Possui experiência como professor da disciplina de ‘Algoritmo e Estruturas de Dados’ e como professor particular de disciplinas de Cálculos e Físicas. Autor de artigos na área de Engenharia. Atualmente em busca de novas oportunidades na área de engenharia, para agregar valor através dos seus conhecimentos, habilidades e atitude. E-mail de contato: diego95silva@hotmail.com

Jefferson Geraldo Roberto, 31 anos, cursando Pós Graduação em Gestão de Projetos de Engenharia pelo UNIBH, graduado em Engenharia Elétrica (UNIBH- 2017), formado em Técnico em Eletrônica (SENAI- 2009). Mais de 10 anos de experiência na área de manutenção de equipamentos eletrônicos, entre minhas experiências, atualmente exerço a função de Técnico em Laboratório na NOKIA SIEMENS DO BRASIL desde 2016, trabalhei na JABIL do BRASIL de 2014 à 2016 como Técnico de testes jr, também trabalhei como Técnico de Reparo na MEGAWARE de 2012 à 2014 e também no período de 2008 a 2012 como técnico de reparo jr na JABIL do BRASIL.  E-mail de contato: jeffersongr77@gmail.com

Gonçalo de Jesus Soares, 37 anos, graduado em Engenharia Elétrica pela UNIBH (2015), também graduado em Telecomunicações pela UTRAMIG (2004), Cursando Pós-graduação em Gestão de Projetos de Engenharia Pela UNIBH (2018). Atualmente atuo como Gerente Operacional em empresa de infraestrutura de telecomunicações. Minhas principais atividades: Analise e redimensionamento de processos. Elaboração de memorial descritivo das atividades envolvidas nos processos. Fomentar a comunicação entre as equipes envolvidas dentro de um processo e dar suporte aos gerentes e coordenadores.  De 2011 a 2014 trabalhei como projetista na área de elétrica em empresa prestadora de serviços para à Vale do Rio Doce. Minhas principais atividades eram: Elaborar projetos de iluminação e força, quadro de cargas, lista de materiais e diagramas. Anterior a isso fui Gerente de Operações, implantação, manutenção e gerencia de rede em empresa do Grupo Carso Embratel. Minhas atividades eram: Acompanhar e oferecer soluções aos gerentes de execução de projetos, apresentação de resultado à superintendência, estimar e garantir resultados operacionais e financeiros. E-mail de contato: gjsaores@gmail.com

Osman de Castro Menezes Junior, 32 anos, graduado em Arquitetura e Urbanismo pela UIT – Universidade de Itaúna em Dezembro de 2014; Cursando Pós-graduação em Gestão de Projetos da Engenharia pela UNIBH em 2018. Em 2015 trabalhei como Arquiteto Júnior na Concremat serviços de Engenharia atuando na área de projeto do novo padrão das Agências do Bradesco. 2016 e 2017 trabalhei como autônomo com projetos residenciais; E atualmente atuo como Arquiteto avaliador de imóveis e acompanhamento de obras financiadas por bancos. E-mail de contato: osman.menezes@hotmail.com

Ramon Magalhães Tavares, 27 anos, Engenheiro Mecânico pelo UNIBH (2017). Pós-graduando em Gestão de Projetos de Engenharia pelo UNIBH (2018). Estágio realizado na engenharia da St. Jude Medical, atuando com engenharia de processos, desenhos 2D e 3D de novas ferramentas para produção, contato com fornecedores nacionais e internacionais e atuação em projetos de facilities. Utilização de ferramentas Six Sigma, FMEA, Ishikawa. Trabalho atualmente como Analista de Orçamentos, elaborando propostas técnicas e comerciais para fornecimento de equipamentos, para empresas do segmento de mineração, fazendo avaliação técnica através de dados do processo e/ou visitas técnicas. Inglês avançado. E-mail de contato: rmtavar3s@gmail.com

Elienay Marçal Fialho Fuly  (ORIENTADOR) –  Graduado em Engenharia de Produção, Pós-graduado em Engenharia de Produção Enxuta / Melhoria Contínua, MBA em Administração de Projetos e MBA Executivo em Gestão de Negócios. Atualmente atua como Engenheiro de Processos Sênior no ramo automotivo. É professor de cursos de pós-graduação nas áreas de Gestão de Projetos, Engenharia de Custos & Orçamentos e Matemática Financeira Aplicada. É consultor de soluções em Engenharia de Processos e Melhoria Contínua desde 2014. É palestrante em temas de Gestão de Projetos, Redução de Custo, Engenharia de Planejamento, Engenharia de Produção, Melhoria Contínua e Matemática Financeira. Possui experiências nas áreas de Gestão e Engenharia de Processos, Produção, Qualidade e Administração de Contratos. E-mail de contato: elienayfuly@gmail.com.