Tipos de relacionamento entre tarefas e suas aplicações

Resumo

O gerenciamento de tempo é uma etapa importante para o desenvolvimento do projeto, principalmente por descrever os processos e o período em que as atividades serão realizadas. Algumas técnicas são utilizadas para esse desenvolvimento e o foco desse artigo é o relacionamento entre tarefas que visa estabelecer a sequência da relação entre as mesmas, pois elas podem ser vinculadas e são a base para o desenvolvimento do cronograma do projeto. Nesse estudo serão discutidos os tipos de relacionamentos (dependência) entre tarefas e suas aplicações para o desenvolvimento do cronograma, além da análise da precisão ou imprecisão de cada relacionamento, dicas e sua adequada utilização em projetos através das melhores práticas.

Introdução

A etapa de Gerenciamento do Tempo em projetos tem como objetivo entregar pontualmente as atividades finalizadas dos projetos de acordo com a definição do cronograma. Sendo realizados vários processos nessa fase, como: definir as atividades, sequenciar as atividades, estimar os recursos das atividades, estimar as durações da atividade, desenvolver o cronograma e controlar o cronograma.

Esse artigo vai abordar o processo de sequenciamento das atividades, especificamente o tipo de relacionamento que existe entre tarefas e suas aplicações. Essas tarefas são divididas em quatro tipos, consistindo em: término para início (TI), término para término (TT), início para início (II) e início para término (IT). Esses relacionamentos são dependências que direcionam o cronograma do projeto. Todas as alterações que forem feitas na agenda de uma tarefa predecessora afeta a tarefa vinculada, que afeta a próxima tarefa e assim por diante.

Justificativa

O Gerenciamento de Tempo é uma etapa bem delicada do projeto, onde os gerentes de projetos devem acompanhar minunciosamente o seu cronograma para o sucesso do mesmo. Sendo bem elucidado por Mulcahy (2013) como:

É bastante difícil para as pessoas que não percebem que um cronograma pouco realista é culpa do gerente do projeto. Sim, é verdade! Um das principais responsabilidades de um gerente de projetos é verificar se a data de término necessária de um projeto pode ser cumprida e criar opções para que isso ocorra, tudo isso ANTES do início da execução do projeto.

O processo de Sequenciamento das Atividades é uma das etapas do gerenciamento do tempo tendo como finalidade identificar e documentar os relacionamentos das atividades dos projetos, dessa forma encontrando os seus marcos e adaptando-os para ter uma ordem cronológica. Uma das maneiras de executar esse processo é através do Método do Diagrama de Precedência que utiliza o Relacionamento entre Tarefas objetivando criar um Diagrama de Redes, onde ocorram conexões de predecessores e/ou sucessores para interligar as atividades e marcos verificando a dependência entre as atividades.

No gerenciamento de projetos, as tarefas não começam todas ao mesmo tempo, existe uma relação de dependência entre elas. Essa relação, assim como em relacionamentos humanos, envolve papéis onde cada tarefa pode ser um sucessor ou predecessor. É importante fixarmos que o cronograma da tarefa predecessora gera impacto quando a tarefa sucessora é agendada.

Ao logo desse trabalho objetivamos identificar os tipos de relacionamento (dependência) entre tarefas e suas aplicações em cronogramas de gerenciamento de projetos. Além disso, de forma específica, apresentar os tipos de relacionamento (vínculos) entre tarefas, identificar sua aplicabilidade, precisão e imprecisão de cada tipo de relacionamento e citar dicas e melhores práticas de utilização para a correta gestão de projetos.

Desenvolvimento

O Método do Diagrama de Precedência (MDP) ou Atividade no Nó (ANN) é segundo Mulcahy (2013) o procedimento mais utilizado atualmente para se criar o diagrama de redes. Essa metodologia utiliza para sua construção os tipos de relacionamento entre tarefas através da representação das atividades pelos nós (ou caixas) e as dependências pelas setas, conforme Figura 1.

Figura 1: Método do diagrama de precedência.

Fonte: Rita Mulcahy (2013).

O diagrama de rede tem como objetivo apenas ilustrar a dependência (relacionamento) entre as tarefas. Essas tarefas precisam ser bem definidas e interligadas para que o projeto consiga cumprir o seu cronograma de acordo com o previsto. Dessa forma, a ilustração do método do diagrama de precedência (MDP) deve ser bem detalhado e conter todos os predecessores e sucessores das atividades, sendo importante agregar valor através do conhecimento da equipe de projetos em relação ao trabalho realizado, a Figura 2 esboça o método do diagrama de precedência.

Figura 2: Método do diagrama de precedência.

Fonte: Guia PMBOK (2013)

Na metodologia do diagrama de precedência é fundamental definir quais são as tarefas que estão relacionadas entre si, através de suas sucessores e predecessoras, definindo a sequência das atividades essenciais para o desenvolvimento do projeto e os seus marcos. Logo, os quatro tipos de relacionamentos entre tarefas são:

Término a Início [Finish-to-Start]

No relacionamento término a início a atividade sucessora só pode começar quando sua predecessora for finalizada. É o tipo de relacionamento mais utilizado, por exemplo, uma cerimônia de entrega de medalhas (sucessora) não pode começar até que a competição (predecessora) termine.

Uma outra forma de exemplificar esse relacionamento é através de uma necessidade do dia a dia como se deslocar de uma região para outra de uma cidade utilizando dois ônibus para realizar o percurso, entrar no primeiro ônibus e realizar o deslocamento é uma tarefa predecessora para pegar o segundo, portanto ao realizar o trajeto pegando o primeiro ônibus e depois o segundo é uma relação de término para início (Figura 3).

Figura 3: Término a Início.

Fonte: Autores (2016).

Ao iniciar uma plantação, por exemplo de árvores, é necessário cavar os buracos (predecessoras) para depois começar a plantar as árvores, Mulcahy (2013), ilustrada pela Figura 4. O mesmo caso acontece quando se inicia uma construção, primeiro é necessário abrir o buraco para a fundação (predecessora) e depois despejar o concreto (sucessora), uma não pode ser iniciada até que a outra seja concluída.

Figura 4: Término para início.

Fonte: Rita Mulcahy (2013).

Início a Término [Start-to-Finish]

O relacionamento início a término caracteriza pela atividade sucessora só pode ser finalizada quando sua predecessora começar. É o tipo de relacionamento menos utilizado. Por exemplo, o primeiro turno da guarda de segurança (sucessora) não pode terminar até que o segundo turno da guarda de segurança (predecessora) comece. Outro caso é na construção, especificamente na montagem de um telhado, onde as estruturas do telhado serão construídas num local diferente da obra, portanto não pode montar o telhado (sucessora) até que entrega da estrutura (predecessora) inicie, Figura 5.

Figura 5: Início para Término.

Fonte: Autores (2016).

Início a Início [Start-to-Start]

Esse tipo de relacionamento funciona como o próprio nome: duas ou mais tarefas podem começar simultaneamente. Por exemplo, se você estiver se preparando para instalar um telhado, determinar o tamanho das telhas a serem utilizadas pode afetar a quantidade de telhas a serem compradas. Também é possível mostrar esse relacionamento na construção ainda na etapa da fundação, onde a tarefa de nivelar o concreto (sucessora) não pode ter início até que a colocação da fundação (predecessora) seja começada. É possível visualizar a ideia de II quando Mulcahy (2013) diz “É necessário iniciar o design e esperar duas semanas até ter uma parte suficiente do design terminada para começar a codificação”, conforme Figura 6.

Fonte: Rita Mulcahy (2013).

Figura 6: Início para início.

Término a Término [Finish-to-Finish]

Término a término significa que as tarefas dependentes devem terminar ao mesmo tempo. Suponha que esteja preparando um relatório anual para sua companhia de viagens de aventura. Você tem de obter fotografias dos destinos de viagens e ter o layout do livreto. Precisa dos dois itens em mãos antes de passar o relatório à frente para impressão. Se definir uma relação de término a término entre estas duas tarefas, permite que ambas tarefas tenham maior quantidade de tempo para serem completadas. (Por que ter as fotos largadas por ali por umas quatro semanas quando o texto ainda não está pronto?).

Para elucidar um pouco mais esse relacionamento por meio de uma construção, especificamente na fase da instalação da fiação e inspeção sendo executadas de forma paralela, portanto até que finalize a fase de instalação da fiação (predecessora), não será possível concluir a inspeção das instalações elétricas (sucessora). Outro fato é explicado por Mulcahy (2013) com “É necessário terminar os testes antes de poder terminar a documentação”, Figura 7.

Figura 7: Término para Término.

Fonte: Rita Mulcahy (2013).

Dicas

Os relacionamentos entre tarefas apesar de possuírem quatro tipos, possuem frequências diferentes de uso pelos gerentes de projetos. O tipo término para início é o mais utilizado nessas relações assim é o mais preciso, o início para término raramente é utilizado consequentemente menos preciso, por fim os tipos início para início e término para término possuem precisão intermediária.

O relacionamento entre tarefas deve ser construído de forma correta e com todas as atividades desempenhadas no projeto para que o cronograma seja executado com exatidão e sem erros, caso sejam necessárias mudanças elas podem ser inseridas e calculadas corretamente. Essa questão também é interessante na hora de desenvolver o Gráfico de Gantt, pois a montagem do gráfico já possuirá claramente a sequência das tarefas através de suas predecessoras e sucessores.

O sequenciamento de atividades através do relacionamento das tarefas é essencial para definir a sequência lógica do projeto e obter o melhor desempenho. É interessante observar que todas as atividades e marcos são conectadas com pelo menos um predecessor e sucessor, exceto a primeira e última atividade. Observando que o sequenciamento pode ser realizado por meio do uso de softwares de gerenciamento de projetos, através do método de diagrama de precedência, além de poder ser realizado por técnicas manuais.

Conclusão

O relacionamento entre tarefas é muito importante para o desenvolvimento do cronograma do projeto, principalmente por enfatizar os tipos de vínculos na realização das tarefas mostrando suas predecessores e/ou sucessoras. Os quatro tipos de relacionamento entre tarefas – término a início, início a término, início a início e término a término – são úteis para entender e esquematizar a sequência lógica para o desenvolvimento do projeto, sendo possível perceber pelas práticas do dia a dia que o tipo término a início é o mais utilizado nas atividades.

O sequenciamento das atividades engloba o relacionamento entre tarefas sobretudo para o desenvolvimento do diagrama de redes que auxilia na visualização das atividades para o desenvolvimento do cronograma do projeto, sendo o método do diagrama de precedência uma das melhores práticas utilizadas para esse desenvolvimento permitindo um maior controle para execução na ordem e no prazo das atividades. Outro ponto a ser ressaltado que é possível realizar o sequenciamento através de softwares de gerenciamento de projetos ou manualmente.

Referências

• Caribé, João Carlos. Gestão de Projetos Aplicado a Web. Apostila. Disponível em <http://www.madeira.ufpr.br/disciplinasklock/gestaodeprojetos/Apostila%20GP%20leitura.pdf>. Acesso em: 17 nov 2016.
• Gerência de Projetos – Teoria e Prática. Módulo 2: Gerenciamento de Escopo, Tempo e Custos do Projeto. Apostila. ENAP Escola Nacional de Administração Pública, Brasília, 2014.
• Gerenciamento de Tempo e Custo de Projetos. Apostila. Disponível em <http://slideplayer.com.br/slide/385051/>. Acesso em: 13 nov 2016.
• Hussain, Hazar Hamad. Time management tools and techniques for project management. Socio-economic Research Bulletin, 2014, questão 4, 55p.
• Lee, Kwang-Ho. e Roh, Myung-Sub. The development of stochastic process modeling through risk analysis derived from scheduling of NPP project. Transactions of the Korean Nuclear Society Autumn Meeting Gyeongju, Korea, 2013, 24-25 p.
• Muir, Nancy C. Microsoft Project Para Leigos. Rio de Janeiro, Alta Books, 2013, 432 p.
• Mulcahy, Rita. Preparatório para o Exame PMP. 8ª Edição, RMC Publications, 2013.
• PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – Guia PMBOK. 4ª Edição EUA: Project Management Institute, 2008.
• Tipos de Vínculos de Tarefas. Site. Disponível em <https://support.office.com/pt-br/article/Tipos-de-v%C3%ADnculos-de-tarefas-7828b118-ad16-41d7-b4d3-f95f64fee1d>. Acesso em: 31 out 2016.

Sobre os Autores:

Franciele Regina Leandro graduada em Estatística e Engenharia de Produção, atuou em empresas juniores de Engenharia de Produção e Estatística e como Estatística no setor de Planejamento de uma Assessoria de Créditos. Nesse momento, disponível para o mercado de trabalho. E-mail do contato: franciele_est@yahoo.com.br

Marco Aurélio Vilela Sousa graduado em Sistemas de Informação, atua atualmente como Analista de Sistemas na empresa Energisa, apoiando a execução de projetos na área de mobilidade e web, desenvolvimento de sistemas Java e C# .Net e bancos de dados Oracle e Microsoft SQL Server. E-mail do contato: mavsousa@gmail.com

Contexto: Artigo apresentado como trabalho na Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da Pontifica Universidade Católica de Minas Gerais – PUC-MG, Juiz de Fora/MG.

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