Gestão de Programas – Detalhes do mínimo necessário para gerir múltiplos projetos

Programas, por definição, constituem o elo perdido entre a estratégia do nível executivo e os projetos e as operações que lhe permitam agregar valor. Gestão de Programas por sua vez diz respeito à gestão harmonizada de uma série de projetos e outras ações que produzirão uma vantagem competitiva.

A governança declara a responsabilidade dos membros do conselho para definir quais projetos pertencem ao programa, como será o seu ciclo de vida, como serão tratados as mudanças de programa em relação aos suportes para as dependências e interdependências entre projetos até entre programas.

Gestão de Programas

Quais serão os marcos por projeto significativos para avaliar o desempenho do programa e principalmente uma clara definição do benefício a ser entregue para a organização bem como as expectativas do encerramento do valor a ser ganho pela organização.

A governança também irá definir e alterar o alinhamento estratégico dos projetos ao estabelecer os valores de negócio a serem conquistados pelo conjunto de projetos.

Os projetos, ou componentes do programa, possuem seus ciclos de vida dentro do ciclo de vida do programa, portanto indicadores de desempenho dos projetos fornecem informações em tempos diferentes.

O Gerenciamento de Programas auxilia a avaliar os fatores que vinculam projetos sob um programa e fornece a melhor distribuição de recursos entre os projetos.

Programas e o Escritório de Projetos

Em sua forma ideal, o Project Management Office (PMO) deve representar para uma organização o que os controladores de tráfego aéreo representam para os pilotos.

Ele deve orientar os projetos com segurança (minimização dos riscos negativos e maximização dos riscos positivos) e mais rapidamente como possível fazer chegar ao seu destino.

Deve evitar colisões em pleno ar entre projetos e recursos e ser o melhor amigo do gerente do projeto e do executivo.

Independente do Tipo de PMO existente na organização, o mesmo deve conduzir a gestão de programas e os projetos do mesmo sempre visando o maior retorno sobre o investimento empregado.

Neste sentido, torna-se uma máquina de valor. Para isso, deve ser o braço de administração.

É preciso ajudar os executivos a atingir suas metas estratégicas, proporcionando-lhes um único ponto de conhecimento para o gerenciamento de projetos, entre outras coisas.

Benefícios

A melhoria que pode ser quantificada e mensurada como um resultado que é percebido como positivo por uma das partes interessadas e que, normalmente, têm um valor tangível expresso em termos monetários ou de recursos.

Benefícios são percebidos como resultado de atividades realizadas para atingir uma mudança.

Gestão de Programas são realizados para trazer benefícios para as organizações, eles são os meios das organizações alavancarem seus objetivos, dentro de uma estratégia.

Benefícios entregues

• Em projetos ocorrem no final: Ex.: Obras públicas (estradas, represas);
• Em programas ao fim ou de forma incremental durante seu ciclo de vida.

Gerência de Benefícios

• Identifica valores dos benefícios;
• Sua interdependência entre os vários projetos;
• Atribui responsabilidades.

Separando o joio do trigo

O planejamento organizacional influencia os projetos por meio do modelo de priorização de projetos, com base em risco, de financiamento e outras considerações relevantes para o plano estratégico da organização.

Também, pode orientar a gestão dos recursos e suporte para os projetos componentes com
base em categorias de risco, linhas específicas de negócios ou tipo e porte de projetos, tais como de infraestrutura necessária e melhoria de processos internos.

Portanto, a gestão de programas e portfólio são práticas gerenciais e influenciam entre si no modelo adotado para cada organização.

Práticas gerenciais que contribuem para a estratégia da organização, os projetos realizam as entregas, os programas harmonizam as dependências ou interdependência dos projetos  a conquista dos benefícios almejados, o portfólio na seleção e priorização dos projetos.

Projetos geralmente entregam um único produto ou serviço.

Eles são razoavelmente bem definidos e embora eles possam ser trabalhosos, eles não são geralmente complexos. O foco é tático ou operacional.

Programas de entregar vários produtos que, juntos, produzem benefícios para o negócio. Eles são geralmente complexos com realinhamentos freqüentes necessários durante o seu ciclo de vida.

Seu alinhamento é com a estratégia de negócios e o foco são negócios.

Portfólio pode cobrir duas áreas: projetos da organização ou todos os investimentos.

Realiza uma prestação global da empresa dos projetos que estão em andamento e ou a serem admitidos.

O foco é a missão e se estão alinhados com a estratégia corporativa.

Governança do Programa

Governança é o processo de desenvolver, comunicar, implementar, monitorar e assegurar as políticas, procedimentos e estruturas operacionais associadas a um programa.

O Comitê de Governança do Programa é a maneira formal de implementar a governança e é o fórum onde as questões do programa são gerenciadas

Preocupação fundamental é controlar o investimento da organização como também monitorar a entrega dos benefícios à medida que a gestão de programas ocorre e os projetos são executados.

Ciclo de vida do programa

A estratégia fornece os direcionadores para a organização, quais são os grandes objetivos a
serem alcançados em um período, quais são os aumentos de valor ao negócio ao serem entregues os benefícios.

Serve para gerenciar resultados e benefícios gerados pelo programa

• Alguns Projetos geram benefícios imediatos enquanto outros geram resultados que têm de se integrar a outros resultados para gerar o benefício;

Prevê revisões pela hierarquia (Phase gate review)

• Gerenciamento dos Benefícios tem seu próprio Ciclo de Vida em paralelo ao Gerenciamento do Programa.

O Stage Gate Review (Estágio de portas de revisão) é o processo de avaliação pelo qual uma fase é autorizado a iniciar no ciclo de vida para a próxima.

É uma prática de colaboração em que todos os participantes têm um papel importante na avaliação da saúde e qualidade de execução da fase atual para tomar uma decisão informada sobre se a fase atual está pronta para a próxima fase, comprometendo recursos e infraestrutura.

Fase 1: Pré-Programa / Set Up

• Estabelecer fundamentos para apoio e aprovação do Programa:
• Entendimento do valor estratégico da mudança de negócio proposta;
• Identificado os decisórios do processo e seus interesses e expectativas;
• Desenvolvido de um Caso de Negócio para demonstrar necessidades, viabilidade e justificativa;
• Missão: porquê o Programa é importante e o que ele realizará;

Visão

• Como a Organização será após o Programa e como se beneficiará;

Valores

• Como as soluções de compromisso serão assumidas e decisões serão tomadas.

Fase 2: Program Set Up

• Um Program Charter é criado;
• É definido;
• Estudos de viabilidade a mais;
• Regras para Aquisições;
• Mapear como projetos entregarão as capacidades que resultarão nos benefícios;
• Desenvolver Business Case para cada Projeto;
• Definir e planejar o escopo;
• Definir e sequenciar das atividades;
• Criar o Cronograma;
• Estimativa de custos e orçamentos;
• Mapear os riscos e designar responsáveis;
• Aprovar o plano de gerenciamento;
• Identificar de forma preliminar os recursos e equipe do projeto;
• Outros.

Fase 3: Defina a Estrutura de Gestão do Programas

Foco desta Fase é criar a estrutura para se realizar o trabalho:

• Áreas de governança específica;
• Processos e procedimentos (método);
• Ferramentas específicas para gestão do programa;
• Procedimentos de aprovação e reporte;
• Estrutura de controle para monitorar e controlar tanto o programa como os projetos as medições dos benefícios;
• Comunicação para suportar o programa (ferramentas e métodos);
• Outros.

Fase 4: Entrega dos Benefícios

O propósito desta fase é iniciar os Projetos do Programa e coordenar as entregas para que os benefícios sejam criados de forma incrementalmente:

• Iniciar os projetos do programa;
• Monitorar e controlar os projetos (riscos, mudanças, ações corretivas);
• Coordenar as dependências e interdependências entre os Projetos;
• Coordenar a utilização dos recursos entre os projetos;
• Assegurar que as entregas dos Projetos estão conformes com Escopo;
• Coordenar seus produtos para criar benefícios incrementais.

Fase 5 – Encerramento

Executa um fechamento controlado do programa, a desativação da organização do programa e sua infra-estrutura e a transição para outros grupos.

• Rever status dos benefícios com o patrocinador do programa ou outros Stakeholders;
• Prover feedback positivo e recomendações quanto às mudanças identificadas durante a vida do Programa que possam beneficiar a organização;
• Armazenar e organizar toda a documentação relacionada ao programa;
• Gerenciar qualquer transição para a operação que seja necessária.

Sobre o autor:

GP4US: Um blog que nasceu em 2015 com o objetivo de permitir a comunidade em Gerenciamento de Projetos tenha um local onde possa se encontrar, trocar informações, obter novos conhecimentos e aperfeiçoar os já adquiridos, tornando-se a cada dia uma pessoa melhor. Hoje oferece conteúdo variado como  como Gestão de Portfólio, Programas, Projetos Tradicionais e Ágil, PMO, Design Thinking, Microsoft Project e Liderança, entre outros. Site: https://www.gp4us.com.br/