Premissas e restrições – Entendendo os conceitos para uma boa gestão de projetos

Ao elaborar o Termo de Abertura do Projeto e posteriormente o Plano de Gerenciamento do Projeto, premissas e restrições precisarão ser identificadas, detalhadas e compartilhadas entre todos os envolvidos do projeto.  Porém muitas dúvidas surgem e uma certa confusão pode se mostrar evidente quando pensamos e falamos sobre premissas e restrições.

A relação entre eles existe, embora seus conceitos sejam bem distintos. Vamos ver uma maneira fácil de entender quando cada um deles deve ser aplicado.

Premissas e restrições

Um exercício por vezes esquecido no gerenciamento de projetos e definição do escopo do projeto é a identificação das premissas e restrições do projeto. De modo geral, premissa é tudo aquilo que se considera essencial para o desenvolvimento do projeto.

No caso da construção de uma casa, por exemplo, podemos dizer que uma premissa é que os materiais sejam comprados com antecedência.

Já as restrições são fatos ou situações que limitam a execução do projeto, como, por exemplo, o orçamento. Se você tem apenas 10 mil reais para desenvolver um novo protótipo de carro, pode ser que o produto final não fique exatamente como você gostaria, pela falta de recursos.

Detalharemos melhor cada um desses elementos iniciando a definição de premissa a partir do Guia PMBOK®️.

Premissas

SÃO FATORES QUE PARA FINS DE PLANEJAMENTO, SÃO CONSIDERADOS VERDADEIROS, REAIS OU CERTOS SEM PROVA OU DEMONSTRAÇÃO.

Ao iniciar um projeto não temos todas as informações de forma clara e direta. Existem algumas situações onde precisamos levantar hipóteses por não saber com 100% de certeza que determinado evento vai ocorrer.

Por isso usamos as premissas que irão descrever esse tipo de situação. Imaginamos que faremos um projeto de uma festa ao ar livre, podemos considerar que no dia da festa não irá chover.

Como não temos 100% de certeza, isso torna-se uma premissa.

Note que a partir dessa premissa pode-se gerar um risco e portanto devemos pensar em como lidar com esse risco.  No caso do exemplo, podemos pensar no que fazer caso o risco de chuva ocorra no dia e portanto desenvolvemos um plano a ser executado.

Esse é um exemplo de risco com impacto negativo, vale lembrar que um risco nem sempre apresenta uma ameaça ao projeto, eles também podem ter um impacto positivo no projeto.

Por isso o gerenciamento dos riscos deve aumentar a probabilidade dos eventos positivos e reduzir a probabilidade de eventos negativos no projeto.

As premissas são utilizadas para o planejamento inicial, estabelecer as condições iniciais para viabilizar um projeto. Um projeto em que não existem condições iniciais e que tudo pode acontecer está sujeito a fugir do controle.

A pergunta é: como identificar uma premissa no projeto?

Para exemplificar, imaginemos o projeto de construção de uma casa. Ao esboçar este projeto, podemos considerar que:

Premissa

A casa terá o alvará de construção aprovado. Estaremos assim assumindo que a parte de documentação estará validada (sem restrições), não consideraremos a possibilidade de qualquer atraso ou negação que possa impactar no projeto.

Dica

Sempre que tiver uma premissa, necessariamente, teremos um risco atrelado. Suponha que o alvará não seja aprovado, portanto, o projeto não poderá ser executado como inicialmente pensado (por exemplo, iniciar na data prevista).

Dúvida

Então, porque é necessário estabelecer Premissas? Não bastaria apenas gerenciar os Riscos?

Exemplos de premissas

• Trabalharemos com “estoque zero” e o fornecedor nos atenderá em até 24h;
• A construção irá enfrentar dois meses de chuvas no ano que vem;
• Condições geográficas não serão um impedimento para a passagem de linhas de transmissão de fibra óptica;
• Obteremos as licenças legais e administrativas até fevereiro;
• O dólar irá variar entre R$ 2,40 e R$ 2,75;
• É assumido que a construção irá enfrentar dois meses de chuvas no ano que vem;
• É assumido que a documentação de liberação das obras estará disponível até o final de fevereiro;
• É assumido que o dólar irá variar entre R$1,65 e R$1,75;
• É assumido que vamos conseguir iniciar os trabalhos técnicos com a equipe de técnicos contratados até dezembro.

Restrições

São o estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou inatividade. Uma restrição ou limitação aplicável, interna ou externa a um projeto, a qual afetará o desempenho do projeto ou de um processo.

Existem limites nas definições de um projeto onde não se pode ultrapassar por imposição, por exemplo, de um patrocinador do projeto.

As restrições podem ter origem interna ou externa ao projeto, portanto muitas vezes são imposições que estão fora do poder do gerente de projetos, ou seja, ele deve incluí-las no projeto de forma obrigatória.

Restrição

As obras só poderá ser executadas, segundo convenção do condomínio entre 08h e 18h”. Estamos então obrigados a executar o projeto seguindo essas regras. Não há “SE” neste caso; não temos como escapar: é uma restrição que o projeto precisa obedecer.

Dica

Restrições ajudam a evitar Riscos.

Dúvida

Como uma restrição ajuda a evitar riscos? Se a equipe não respeitar o horário permitido, o projeto poderá levar uma multa. Então existe um risco de ser multado, o que afetaria o orçamento do projeto. A Restrição de trabalhar somente no horário permitido evita que o risco da multa aconteça.

Exemplos de restrição

• A equipe de projeto será limitada ao máximo de 8 projetistas;
• A execução do projeto (obras): 08 – 18 horas, de segunda a sexta-feira;
• O ambiente da empresa sofre manutenção aos finais de semana, esses dias não poderão ser considerados no cronograma;
• Necessidade de licenças legais e administrativas para execução do projeto;
• O orçamento do projeto é de R$ 200.000,00;
• Utilização (exclusiva) de softwares livres para o desenvolvimento do sistema de informações gerenciais – conforme requerimentos técnicos do projeto;
• Deverão ser respeitadas as legislações de uso e ocupação do solo;
• A obra deverá ser executada somente das 8:00h as 18:00h, de segunda a sexta-feira;
• A obra não poderá ser executada durante sábados, domingos e feriados;
• A equipe de projeto será limitada ao máximo de 8 projetistas;
• O software deve ser desenvolvido de acordo com o paradigma de orientação a objetos.

O início da confusão

Conforme já vimos, premissas estão no campo da incerteza e restrições estão ligadas às obrigações do projeto (e, por consequência, no campo das certezas).  É aqui que começa a confusão quando falamos de premissas e restrições.

A consideração de determinados fatores como certos ou incertos está intimamente ligada à predisposição dos envolvidos no projeto em correr riscos.

Se os envolvidos no projeto têm baixa predisposição para assumir riscos, vários dos fatores serão limitados e haverá uma busca pela eliminação das incertezas do projeto, através da criação de restrições.

Porém, se os envolvidos no projeto são mais arrojados e têm uma predisposição mais alta para assumir riscos, é possível que os fatores incertos sejam assumidos como tal e sejam encaminhados para o gerenciamento de riscos.

É natural que ambos tratem as restrições fortes como restrições e os fatores realmente incertos como premissas.

Por exemplo, ambos os cenários respeitarão as legislações como restrições e os fatores climáticos (chuvas, por exemplo) como premissas.

Porém, existe uma zona na qual os fatores podem “flutuar” de um lado para outro, novamente, de acordo com a predisposição para assumir riscos.

Um exemplo é a premissa exemplificada anteriormente: É assumido que o dólar irá variar entre R$1,65 e R$1,75.

Se a organização não puder assumir o risco de o dólar variar fora deste limite, este fator deverá ser tratado como uma restrição e ações adicionais deverão ser tomadas.

A premissa é retirada e é criada uma restrição do tipo: A variação do dólar deverá ser restrita entre R$ 1,65 a R$ 1,75 e, invariavelmente, uma operação de hedge deverá ser realizada, garantindo a faixa de flutuação de dólar aceitável para o projeto.

Conclusão

Premissas e restrições são fundamentais para permitir a execução do projeto sendo que as restrições estabelecem os limites para executar o projeto e as premissas nos preparam para lidar com eventos que podem afetar o andamento do projeto.

Referências

• https://medium.com/@flaviosouza/o-que-s%C3%A3o-premissas-restri%C3%A7%C3%B5es-e-riscos-em-gerenciamento-de-projetos-f0233f07373c
• https://cordeiro.fic.ufg.br/up/745/o/UFG-GI-GP-Aula08.pdf

Sobre o autor:

GP4US: Um blog que nasceu em 2015 com o objetivo de permitir a comunidade em Gerenciamento de Projetos tenha um local onde possa se encontrar, trocar informações, obter novos conhecimentos e aperfeiçoar os já adquiridos, tornando-se a cada dia uma pessoa melhor. Hoje oferece conteúdo variado como  como Gestão de Portfólio, Programas, Projetos Tradicionais e Ágil, PMO, Design Thinking, Microsoft Project e Liderança, entre outros. Site: https://www.gp4us.com.br/