Tomada de decisão – Como priorizar os problemas de seus projetos

A tomada de decisão é um processo responsável pela escolha da melhor solução para um problema ou oportunidade. Dependendo do contexto, o processo decisório é considerado difícil e uma vez feito poderá ocasionar em consequências positivas ou negativas.

A tomada de decisões está relacionada, muitas vezes, com os nossos valores e, também, com parte daquilo que conhecemos ou do que experimentamos. Sempre, o ser humano teve que decidir, ora por questões complexas, ora mais simples. E, conforme o contexto, dar a devida importância ou não para saber qual medida tomar.

Durante muito tempo, o processo decisório tem recebido definições de diversos autores e parte desses conceitos têm obedecido aspectos racionais, políticos, organizacionais, psicológicos e intuitivos.

Na Escola Clássica ou Racional (1910 a 1950) esse processo recebeu mais atenção com relação ao seu estudo. Apesar do processo decisório, na Teoria Clássica da Administração, no início do século XX, não ter sido tão expressivo, mais tarde, uma revolução nas comunicações permitiu que a tomada de decisão fosse feita de forma rápida e valorizada.

A partir de vários conhecimentos e experiências, o processo decisório pode ser um facilitador na tomada de decisões. A palavra decisão, vem do latim dis caedere “dis”, parar, interromper, fora e “caedere” cindir, cortar, cujo significado é “deixar fluir” ou “cortar fora”.

Ao decidir, retiramos algo que está nos atrapalhando e ficamos com o que é importante. Atualmente, com a globalização, as decisões humanas receberam um novo pensamento, um pensar de forma geral, utilizando a informação e a comunicação para facilitar o processo.

A Teoria Clássica da Administração foi uma das primeiras do gênero e serviu como base para as teorias posteriores. Teve como principal estudioso Henry Fayol e as principais características dessa teoria foram a busca pela eficiência e a estrutura organizacional. Conheça mais sobre as Teorias da Administração.

Atores do Processo Decisório

Todas as atividades  que envolvem o planejamento precisam passar por um processo cuidadoso. Nos ambientes organizacionais existem várias atividades em que o gestor deve tomar as decisões corretas, ao longo do processo.

O indivíduo responsável por tomar decisões pode ser um governador, o presidente da organização, um diretor técnico de uma escola, ou grupos, como entidades, conselhos de ministros, comitês, juri, etc.

Estes são conhecidos como os atores do processo decisório que irão avaliar e se basear nos valores do sistema que está inserido.

Juntamente com os atores estão todos aqueles que sofrem as consequências das decisões. Tanto para organizações públicas, quanto para privadas existem processos que envolvem o planejamento de projetos que necessitam do processo decisório para evitar possíveis problemas futuros e garantir a eficácia na decisão.

Etapas do Processo Decisório

Em Administração, Herbert Simon, um economista americano, foi um dos precursores da Teoria das Decisões. Sua teoria foi  capaz de explicar sobre o comportamento humano dentro das organizaçõs, no livro O Comportamento Administrativo.

Ele enfatizou também que, as organizações são sistemas de decisões e de acordo com a Teoria Comportamental, cada funcionário dentro de uma organização participa da tomada de decisões individuais sobre determinado assunto na empresa, sempre considerando os critérios racionais e buscando resultados futuros.

Existem teóricos que se baseiam na tomada de decisão por várias perspectivas, mas conforme os estudos de diversos autores sobre o tema, as organizações seguem os seguintes passos:

• Expor o problema;
• Fazer um esqueleto do problema e relacionar suas partes, afim de construir um modelo;
• Montar o problema de forma técnica;
• Fazer uma simulação ou teste do modelo e as possíveis soluções;
• Determinar e delimitar uma forma de controle sobre a situação;
• Colocar em prática a melhor solução dentro da organização.

Os teóricos Koontz e O`Donnell, entendem a tomada de decisões como parte do planejamento administrativo.  Já Chiavenato delimita e explica que o processo decisório deve ser o foco do administrador.

A cada dia as teorias sobre o processo decisório evoluem e novas perspectivas surgem para descobrir o melhor método para a tomada de decisões.

De acordo com o “pai” da tomada de decisões, Simon define decisão como um processo de análise e escolha das alternativas que uma pessoa poderá definir, sendo parte do processo administrativo a tomada de decisões. Assim, nesse processo existem os seguintes elementos:

• Tomador de decisões – aquele que decide ou escolhe um conjunto de alternativas para a ação;
• Objetivos – que o tomador de decisões quer alcançar;
• Preferências – critérios usados na hora da escolha;
• Estratégia – planos de ação utilizados para atingir determinados objetivos,dependendo dos recursos que possui;
• Situação – compreensão do contexto e do ambiente que irá ser atingido pela sua decisão;
• Resultado – consequência da estratégia utilizada pelo tomador de decisões.

Modelos de Tomada de Decisões

Os modelos organizacionais que envolvem a tomada de decisões são importantes para entender quais suas características principais  e quais poderão se adaptar numa possível resolução de problema. Veja alguns deles:

Modelo Racional de Decisão

Também conhecido como Modelo Decisório Racional da Economia Clássica ou Burocrático é considerado o primeiro modelo de processo decisório e é caracterizado por elevar os objetivos da organização como um todo, levando em consideração as alternativas para atingir esses objetivos.

Esse modelo é baseado num raciocínio técnico, em que o tomador de opinião se baseavam na lógica e na objetividade para a resolução de problemas.

É muito criticado por acreditar que o tomador de decisões possui toda a informação necessária para resolver o problema. As etapas desse modelo seriam: Identificar e definir o problema; Identificar as possíveis soluções; Selecionar e aplicar a solução escolhida.

Modelo da Racionalidade Limitada ou de Carnegie

É caracterizado pelo critério de que: não é possível conhecer todas as possibilidades para tomar uma decisão, por falta de recursos, informações e análise das mesmas. Esse modelo defende a tese de Herbert Simon, que a racionalidade é baseada no tomador de decisões e não existe uma racionalidade superior.

Segundo o autor, as organizações são um sistema de decisões e cada indivíduo faz parte do processo de tomada de decisões.

Esse modelo entra em contradição com o modelo Decisório Racional da Economia Clássica ou Burocrático que se baseia em uma racionalidade absoluta. Esse modelo utiliza a racionalidade limitada e a heurística (fazer inovações imediatas para atingir metas).

Modelo Incrementalista 

É caracterizado pela praticidade e aliado a realidade que o cerca, esse modelo demonstra que o racionalismo é limitado e que é necessário focar nas informações essenciais para se resolver o problema.

Esse modelo foi criado por Lindblom e Quinn, em 1959, e mostra que não há somente uma decisão correta, mas várias outras que por meio de análises e testes podem se tornar a melhor decisão até alcançar o resultado esperado.

Modelo Desestruturado 

É caracterizado pela tomada de decisões estratégicas desestruturadas que são provenientes de problemas desconhecidos e de difícil resolução. No início da tomada de decisões o problema é desconhecido.

Não se conhece alternativas e nem soluções para a resolução.

Assim, o processo decisório é um pouco turbulento e sofre alterações quando os gestores enfrentam dificuldades no processo e buscam uma alternativa que se encaixe no contexto.

Esse modelo foi proposto porMintzberg e é aplicado quando o problema está em uma situação de incerteza extrema.

Modelo da Lata de Lixo

Conhecido também como Modelo da Decisão por Omissão é caracterizado pela tomada de decisões, na qual as soluções pensadas não são analisadas criteriosamente. Foi criado por Cohen, March e Olsen e, inicialmente, o problema não é analisado, mas as alternativas são delimitadas.

Esse modelo, segundo os autores, é utilizado em ambientes ambíguos, chamados de “anarquias organizadas”, assim a busca pelas soluções vem antes do problema existir, as pessoas buscam na “lata de lixo” os problemas para serem resolvidos.

Modelo Comportamentalista

Caracterizado pela tomada de decisão mais adequada e baseada no comportamento dos indivíduos dentro das organizações, os gestores devem prever o impacto de suas decisões sobre os indivíduos para evitar conflitos com os mesmos.

Algumas das características do modelo de Carnegie se encontram nesse modelo, como:

AS INFORMAÇÕES NÃO SÃO TOTALMENTE CORRETAS, SÃO LIMITADAS, ALGUMAS ALTERNATIVAS SÃO DESCONHECIDAS E O TOMADOR DE DECISÕES DEVE ESCOLHER A ALTERNATIVA MAIS ACEITÁVEL.

Nesse modelo o indivíduo é visto como homem administrativo, sendo que cada pessoa deve decidir, em todas as áreas da organização e essa decisão irá gerar ações ou comportamentos diferenciados.

Além desses, existem modelos próprios que se aplicam a determinadas organizações e cabe aos atores, baseado em sua intuição ou experiência, verificar qual se aplicará ao contexto da organização.

Decisões nas Organizações

Com o desenvolvimento das organizações que se tornam a cada dia mais complexas, foram surgindo vários tipos de problemas, dos mais simples aos mais complexos.

Muitos gestores decidem adotar a abordagem inicial para a solução de problemas, o pensamento linear, em que cada problema tem uma única solução, que afetará apenas onde está o problema e após implementá-la, sempre será válida.

Porém, com essa evolução, esse pensamento encontra contradições, pois o problema afeta toda a organização, o foco apenas no problema pode ser prejudicial resolvendo-o em partes.

Ao acreditar que uma vez implementada a solução para o problema, ela é válida para os outros ignora-se as mudanças que ocorrem nas organizações.

Por esse motivo, teóricos e administradores resolveram definir uma nova abordagem, chamada de pensamento sistêmico, em que o problema é visto de uma forma geral, estando ele relacionado a vários aspectos.

Após identificar a melhor solução, o gestor deve observar os efeitos e dar um feedback (resposta), para que o processo de solução de problemas possa ser atualizado.

Níveis de tomada de decisão

Dentro das organizações, a tomada de decisões é feita de acordo com três níveis:

Estratégico

São as decisões estratégicas capazes de definir os objetivos da organização como um todo e é realizado pela Alta Administração.

Tático (Administrativas)

São decisões táticas tomadas em um nível intermediário, pelos gerentes. Nelas são desenvolvidas ações para a realização das metas/objetivos estratégicos da organização.

Operacional

São decisões operacionais abaixo das táticas, geralmente, de supervisão. Ou seja, decisões que irão levar os funcionários a atingir uma forma mais eficaz de realizar as metas propostas no nível tático.

Dentro disso, os administradores, de acordo com o estilo de tomada de decisão exercem essa tomada de decisões em um dos níveis.

Os administradores responsáveis pelo processo de tomada de decisão são classificados, geralmente, de:

• Indivíduo avesso a problemas (AP) – preserva o estado atual das coisas, status quo e evita mudanças;
• Indivíduo solucionador de problemas (SP) – é eficaz em solucionar problemas, apesar de não prevê-los, assim pode gerar ilusão numa organização;
• Indivíduo previsor de problemas ( PP) – antecipa os problemas e tenta lidar com eles antes que piorem.

Esses estilos podem ajudar o administrador a conquistar posições elevadas dentro de uma organização, embora possam ser diferentes uns dos outros, cada organização passa por diversos problemas que precisarão de uma solução distinta.

Tipos de decisões

Num processo de decisão racional e comum a todos os administradores, existem diferentes tipos de tomadas de decisões para estabelecer quanta energia deve ser gasta na solução de um problema/oportunidade.

Assim, veja os seguintes tipos de decisões gerenciais:

Decisões programadas (estruturadas)

São utilizados para a resolução de problemas rotineiros e repetitivos, das quais é possível seguir procedimentos e regras para resolver. Ex.: processo de pedido de pagamento, retirada de um livro na biblioteca, problemas bancários, etc.

Decisões não-programadas (não estruturadas)

São utilizadas para problemas desconhecidos, únicos e que não seguem procedimentos ou regras para serem resolvidos.

Dependem, geralmente, do conhecimento e habilidade dos gerentes em tomar decisões. Ex.: Decidir os resultados econômicos a longo prazo de um país que exporta produtos (quem serão seus investidores, compradores, etc.)

Decisões individuais

São aquelas baseadas no conhecimento do indivíduo, suas experiências passadas e atuais, seus valores e estratégia, em que é envolvido no processo o Modelo do Sistema Aberto para a tomada de decisão.

Nesse modelo, se o gestor estiver aberto a procurar novas soluções e informações, mais aberto será o processo de tomada de decisões.

Se o gestor tiver a mente seletivamente fechada para determinados assuntos, o processo poderá ser descrito como relativamente fechado. As decisões Individuais classificam-se em:

• Unilaterais – tomadas intuitivamente, geralmente são programadas e são importantes na resolução de situações de conflito ou emergência;
• Consultivas – aqueles que possuem um grau de risco e devem ser estudadas e consultadas.

Decisões coletivas

São aquelas baseadas de acordo com o sistema de valores do grupo, eficiência e eficácia nas decisões, racionalidade, levando em consideração o Modelo do Sistema Aberto, pois dentro de um grupo, os indivíduos pensam de forma diferente.

A responsabilidade, diferente das decisões individuais, poderá atingir a todo o grupo. As decisões coletivas classificam-se em:

» Decisões participativas – quanto a tomada de decisões é feita com o gerente e o grupo de funcionários ou quando o grupo toma as decisões sozinho.

Outro tipo de tomada de decisão é definida por Peter Drucker, pai da Administração Moderna. Para ele as decisões podem ser:

Decisões Táticas

Baseadas na intuição por serem mais simples.

Decisões Estratégicas

São mais difíceis de tomar, pois o problema e a solução são desconhecidos, uma vez que é preciso definir estratégias para resolver o problema.

É importante entender que no início, a tomada de decisão era feita somente por um único gestor, ou seja,centralizada, quando a tomada de decisões é feita por um único departamento, pessoa ou grupo.

Com a evolução do processo de tomada de decisão, as decisões passaram a ser descentralizadas e coletivas, em que as decisões são tomadas em grupo de acordo com os vários níveis operacionais de uma organização ou a nível mundial.

Situação de certeza, risco e incerteza na tomada de decisão

Atualmente, o ser humano é levado a tomar qualquer tipo de decisão, mesmo em situações que envolvam riscos ou incertezas. Não vivemos num mundo perfeito.

Dentro das organizações, por não haver o domínio completo de toda a informação pelos gestores, algumas decisões não solucionarão o problema ou não chegarão ao resultado desejado.

Assim, os gestores vivem num misto de risco e incertezas na tomada de decisão em situações estimulantes que o levam a analisar todos os níveis possíveis de alternativas.

Para que os riscos sejam minimizados é necessário ter conhecimento do mercado que a organização se insere. No livro Tomada de decisões gerencial: enfoque multi-critério, a decisão pode ser tomada nas seguintes condições:

Condições de certeza

O gestor tem conhecimento de todos os lados do processo decisório, bem como os resultados de sua decisão. Atribui-se uma probabilidade de 100% de certeza da tomada de decisão.

Condições de risco

O gestor não tem conhecimento das etapas do processo decisório e portanto, atribui-se uma probabilidade de 50% a 100% de certeza na decisão.

Condições de incerteza

O gestor conhece as metas da organização, porém desconhece os resultados futuros da decisão. A probabilidade é desconhecida ou incerta.

Condições de competição

O gestor conhece as estratégias e os estágios do processo decisório e a decisão é tomada com base nos concorrentes.

As organizações sempre devem estar sendo desafiadas na tomada de decisão para que seus gestores, juntamente com a empresa, possam crescer a nível organizacional e enfrentar a competitividade e o mundo globalizado.

Modelo para tomada de decisão

Sobre o autor:

Jefferson Duarte – Gerente de Programas e Projetos na empresa Claro Brasil. Certificaçação PMP®, ITIL® e MCTS® em Microsoft Project. MBA Executivo Internacional em Gerenciamento de Projetos pela FGV e Gestão de Projetos de T.I. pelo IBTA. Pós-Graduado em Tecnologia WEB para Sistemas de Gestão Empresarial. Graduado em Ciências da Computação. Atuação profissional na área de T.I. com Processos e Projetos por mais de 15 anos. E-mail: contato@gp4us.com.br e site: https://www.gp4us.com.br